浅谈干部人事档案数字化管理.doc

浅谈干部人事档案数字化管理 【内容摘要】 当前的社会发展迅速，已经步入了信息化时代，因此信息资源成为了人们关注的焦点。档案信息化建设是信息时代档案工作的主题,而档案数字化建设则成了档案信息化建设中一个重要的内容,是档案管理过程中一场深刻的革命。因此，我们需要对档案工作进行改革，努力做好干部人事档案数字化管理工作，为档案工作的进一步发展奠定坚实的基础。 ? 【关键词】 干部档案 数字化 管理 一、干部人事档案数字化管理的背景?　　过去，传统干部人事档案的管理主要强调原始记录纸张的保存，每宗案卷具有唯一性，一旦遗失，损毁就难以弥补，失去重要的历史凭证。干部人事档案数字化管理，将干部人事档案原件保存，建立起电子案卷，查阅档案主要通过计算机完成。这样，不仅能通过网络实现电子档案的查询、减少档案管理工作人员的工作量和纸质案卷的磨损毁坏，而且能实现干部人事档案的信息备份。当前，干部人事档案数字化管理是不可回避的发展趋势，与发达国家相比，我国将新兴计算机技术引入干部人事档案管理领域起步较晚，应用程度较为滞后，目前主要用于案卷的总体管理。随着计算机技术的发展和普及，干部人事档案数字化管理被人们越来越重视，并且广泛应用于日常的档案管理工作中。 二、干部人事档案数字化管理的必要性 干部档案管理的核心就是确保档案材料的真实性、完整性、动态性、机密性，只有真实可靠的档案信息才能为组织人事部门提供科学的决策依据。近年来在全国曝光的个别干部档案中出现涂改、造假现象屡见不鲜，年龄越改越小，工龄越填越早，假学历、假奖励多处可见，社会影响极其恶劣。这些事件体现了档案管理人员的思想政治素质滑坡，职业道德缺失，也体现了干部档案管理中存在一定的安全漏洞。因此，解决这些影响干部档案管理安全的问题，切实提高科学管理档案水平，开展以保护原始档案为目的的干部人事档案数字化管理工作迫在眉睫。 三、干部人事档案数字化管理的优势 传统的纸质档案因不适宜携带、不容易综合处理数据、容易损坏，不能适应当今社会发展的需要。于是，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案相对传统档案来说，它的优势主要体现在以下几个方面： （一）在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备上，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。 （二）在利用方面。电子化了的档案比传统档案利用更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，并且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。 （三）在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。 四、干部人事档案数字化管理的概念 数字化是指采用0和1两位数字进行编码，从而表达相关信息的综合性技术。干部人事档案数字化换言之是指档案信息化，使用数据库、高速扫描等技术将声像、纸质文件等传统介质或已归档的电子档案进行管理，其系统组成是具有明显序列的档案信息库。具体来说，干部人事档案数字化是指以计算机技术、信息技术及网络技术为手段，遵循现代管理学理念，开展一系列涉及多个学科，知识交叉使用的工作模式。实施干部人事档案数字化管理后，档案管理能有效提升计算机检索速度，改善档案库过于紧张的情况。同时，数字化档案能降低频繁使用档案原件导致材料磨损的情况，有效丰富信息资源的内容及数量，切实加大档案信息资源的利用效率。 五、干部人事档案数字化加工的流程 对传统的纸质档案实行数字化加工，其一般的流程通常有以下几步： （一）调档。按照干部人事档案文件的分类号或者编号进行调档，同时要仔细清点、校对，检查调出的档案材料，避免出现错误。 （二）拆卷。在拆卷的过程中应该对档案卷宗的完整性进行仔细查看，检查其中是否有漏页、缺页或者编写错误的问题，检查其中的标注准确与否。拆卷的过程中，必须做到小心谨慎，避免损坏档案，对档案中的重要部分要提醒扫描工作者特别注意。 （三）扫描。按照相应规范标准来配置扫描仪器，如果原有档案的保存情况较差，纸质档案出现磨损应该逐一单张扫描。扫描人员应该确保扫描出的电子档案内容与原件相符合，注意档案的顺序，保证电子档案文字清晰，可以和纸质档案达到同一效果为准，当扫描完成之后应该与拆卷人核对档案的总页数。 （四）修图。修图阶段通常是修正工作，按照纸质档案的分类情况对扫描之后形成的电子档案进行整理。确保电子档案图像清晰、图像上无杂质。在修正的过程中还可以尝试对档案原貌复原，但要注意不能影响到以后的使用。 （五）上传与备份。干部人事档案管理人员应该将扫描后的电子