办公室例会制度12.4.docVIP

办公室例会制度 为进一步加强公司内部各部门工作的沟通，便于公司及时掌握各部门的工作动态，发现当前存在的问题，提高各项工作呈报单（呈报办公室）工作的周密性与计划性，保障全公司工作有序、高效的进行，特制定本例会制度，具体要求如下： 公司例会分为办公例会以及部门例会，办公例会由总经办组织公司领导以及各部门负责人定期召开，每周一次；部门例会由部门负责人组织本部门人员定期召开，每周一次，具体会议时间由部门负责人根据部门工作情况确定。 一、公司办公例会 （一）会议的管理与组织 公司例会由总经办组织公司领导以及各部门负责人定期召开，每周一次； 1、召开时间：每周六上午9：00，会议时间应控制在2小时之内。如因特殊原因需要延期召开时由总经办提前通知。 2、会议组织：总经办负责会议通知、会议室安排、所需文字材料、仪器设备等的准备工作。上述工作应在会议召开前10分钟就绪。 3、会议记录：总经理助理负责做会议内容记录，会后整理《会议纪要》，《会议纪要》要表明会议召开的时间、地点、参加及缺席人员的情况及会议议题，简明扼要反映会议内容，并准确真实地反映与会人员的意图，在会后1个工作日内整理完毕，报项目总经理签字，抄送各与会人员及董事长，且作好存档工作。 4、会议参加人员：为公司各部门经理、主管（具体见详细名单）。 5、例会请假：由于特殊原因不能参加例会的，应提前半小时向总经理请假。 6、会议地点：五楼会议室。 （二）、会议议程 1、会议主要内容： （1）、上周例会决定事项执行情况的跟进总结； （2）、各部门通报上周工作总结、本周工作计划； （3）、针对存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案； （4）、传达、解释公司的最新政策、文件和要求； （5）、各部门下周开展本部门工作，关于使用资金的预算及计划，便于财务做资金准备； （6）、其他需要沟通、交流的事项。 2、会议议程 会议内容的跟踪落实： （1）与会人员及各有关部门要认真执行会议决定的事项，严格按照会议决定的内容开展相关工作。 （2）总经办负责会议纪要和公司各项工作的具体安排和落实，并做好信息反馈工作。 （3）例会前各部门须将上次例会所安排的工作做归纳汇报。 3、会议纪律 （1）与会人员必须认真对待会议主题，积极发表自己的见解，对发表意见的真实性、可行性负责。并且要注意条理清晰，简明扼要。 （2）办公例会上讨论的问题属于公司机密，参会人员必须遵守公司的保密制度保守公司机密。 （3）处罚规定：每次无故迟到1分钟罚款1元，超过10分钟不包括10分钟，罚款50元，无故缺席者罚款100元，由财务部落实执行。本条涉及的罚款将作为员工活动经费由公司财务部统一保管，总经理批准后使用。 （4）如因特殊原因取消例会，总经办必须在例会开始前一天通知与会所有人员。 3、工作周报管理 办公室例会要求各部门采用工作周报的方式，对本部门的上周工作汇报、说明，向全体与会人员通报本部门上周工作完成情况及下周工作计划。周报具体要求如下： （1）、提交周报时间：每周五下班前交总经办。 （2）、周报内容要求： ①工作周报包括本周工作总结与下周工作计划。 ②周工作总结要求 *对照周计划目标，逐条总结完成情况及主要工作，总结中应说明工作重点、达到的效果以及工作经验和教训。 *对存在的问题要做出简要说明及分析，分析对目标实现产生重要影响的问题及导致该问题的关键因素。 *对未尽工作和存在问题提出进一步解决方案。 （3）、下周工作计划 ①要逐条列出下周部门各项工作计划。 ②要指明各项工作预计结束时间、本周的工作目标、是否需要上级或其它部门的配合等内容。 （4）、工作周报的考核 ①无正常理由。未按时提交工作周报的，予以通报批评。 ②由于特殊原因（出差、休假、重要事宜处理等）未按时提交工作周报者，应及时向办公室主任说明其原因，经批准后，可在事由结束后二日内补交工作周报。 ③上述考核由办公室主任负责。 二、部门例会 部门例会由部门负责人组织本部门人员定期召开，每周一次，例会具体会议时间由部门负责人根据部门工作情况确定。部门负责人安排做好会议纪要，总经办负责不定期参加或抽查各部门会议纪要。 （1）、本部门本周工作情况汇总； （2）、上周例会决定事项执行情况的跟进总结； （2）、各岗位人员工作汇报，需要解决工作的具体情况； （3）、针对本部门存在的问题进行沟通研讨，制定解决方案； （4）、传达、解释公司的最新政策、文件和要求； （5）、本部门下周开展工作要求、计划，关于使用资金的预算及计划； （6）、其他需要沟通、交流的事项。 本制度从2010年12月开始执行。 参加公司办公例会各部门负责人 部门 部门负责人 部门 部门负责人 项目总经理 崔萌佳 市场部经理 秦志聪 总经理助理 吕婷 市场部副经理 桂志勇 总经办秘书 梁瑜 网络工程 李达勇 财务