文书组工作报告-高雄应用科技大学.docVIP

國立高雄應用科技大學　 93學年度第1次　 總務會議紀錄 時間：民國94年1月13日（星期四）上午九時十分。 地點：行政大樓7樓第2會議室 主席：林總務長宗曾 紀錄:杜錦玲 出席人員：如簽到表 壹、主席致詞： 感謝大家出席總務會議及各單位的協助與鼓勵，使總務處的業務能順利進行，各主管如有需總務處配合之處，可藉此機會提出。 貳、各組工作報告 文書組： 一、各單位如郵寄宣導用文宣或研討會等通知，請確實查明地址，如有不須退回之信件，煩請註明”無法投遞請勿退回”字樣，以符時效並免耗費郵資【欠資郵件仍須再補交一次郵資】。 二、各單位發文用函稿請勿使用回收再用紙之背面，因函稿屬重要文書，均須保留一定時限甚至永久保存，為求慎重，請勿使用回收紙。 三、橫式信封之左上角為寄信人之姓名及住址，中間部分分三列，第一列為收信人郵遞區號， 第二列為收信人住址，第三列為收信人姓名，請留意書寫以免徒勞往返耽誤時效。 四、各單位之郵寄信件，請書寫郵遞區號並加蓋單位戳章，同時以膠水或膠帶封口，以符合郵局規定。 五、各單位如有函復來文時，請儘可能連同原來文一併送出，如有困難時，則請註明來文之總收文號碼，以利作業。 六、本校檔案分類及保存年限區分表，教育部於93年12月21日總(四)字第0930170255號書函，業經檔案管理局審核通過。擬於94年1月1日起實施， ◎本學期重要工作事項： 一、落實檔案法之施行，九十三年「第三季檔案目錄（九十三年七月一日至九月三十日）」之現行檔案目錄己於月二十日將檔案目錄上傳報部。~80年定期保存回溯檔案目錄 三、本校檔案分類及保存年限區分表，檔案管理局於12月7日以電子郵件通知重新修正 ，本組於12月10日完成修改上傳至該局，該局於93年12月16日檔徵字第0930040020] 號函教育部，教育部於93年12月21日台總(四)字第0930171255號書函本校審核通 過。 四、教育部93年11月18日台電字第0930150111號函為配合公文橫式書寫作業電子交換 系統測試，請各學校於93年11月22日起至12月20日止進行橫式公文格式電子發文測試。 五、為因應同仁對於公文橫式書寫的了解，本組於94年1月5日假行政大樓地下室國際會 議廳舉辦「公文橫式書寫改革及本校檔案分類及保存年限填寫」說明會。 六、為落實第三類公文傳遞交換機制，凡「外來文屬於各項研討會、人事公告、宣導或週知類的公文」均屬第三類公文，每日會更新資訊。 七、加強服務同學掛號信件查詢，網路信件查詢系統，每日更新公告。 八、93年7月至12月份公文共計3,435件如下圖及第三類公告文423件。 月份 7 月 8 月 9 月 10 月 11月 12月 合 計 件數 551 510 620 578 556 620 3,435 九、93年7月至12月止申請用印共計6,311個如下圖 月份 7 月 8 月 9 月 10 月 11月 12月 合 計 個數 1,911 901 921 1162 683 733 6,311 出納組： 一、本校薪津轉帳業務94年起改由台企東高雄分行承作垃圾強制分類： 94年1月1日起，高雄市屬於第一階段垃圾強制分類區域，按環保署規定，應將垃圾分為一般垃圾（不含紙尿褲、衛生紙、口香糖等）、資源回收（例如：廢紙、廢鐵鋁、廢玻璃、廢塑膠、廢電池、日光燈管）、廚餘三大類，敬請就所屬教職員生加強宣導，環安組預計宣導至二月底，三月初即強制各單位（或個人）送出之垃圾進行分類使得進入垃圾場。 資源回收量： 93年6 ~12月份紙類共14,527公斤、廢鐵類3,245公斤、塑膠類共775公斤、廢電類共75公斤。 消防演習： 為加強學生對火災發生時之臨場應變，已於93年10月28日配合軍訓室，舉辦消防體驗之訓練，同學反應良好，爾後將繼續辦理有關消防知識之活動。 消防警報： 思賢樓於9月13-14日發生火災警鈴警報，經兩天逐戶檢查，發現為54號10F頂樓漏水所致，現已修復完成。另，10月9日弘德樓發生警鈴誤報，經查係為斷電所致，並轉知營繕組處理。 消防年度檢修： 本校消防年度檢修及繪製各樓層消防設施正在實施中，預計本月中旬結束，各單位若有發現特殊狀況，可反應給檢修廠商，列入94年度維修計畫中。 野狗： 有關本校野狗問題一直存在，經實際了解發現，仍有同學餵食，希望各級主管協助宣導師生及住宿同學不要餵食野狗。 環境衛生與消毒： 為注重校園環境衛生管理