会议策划与组织课程教学课件会议住宿.pptVIP

会议住宿 思路 主要以会议主办方的角度 注重程序性 每一程序要注意的细节 会议住宿的九大步骤 酒店的初步筛选 接触、评估、谈判、选择 邀请函的发送 预订确认 客房安排 入住/报到 在店期间 离店 结算 步骤一：酒店的初步筛选 地理位置（会议的需要） 交通（到机场，其它酒店，会场，购物区等） 档次（4星以上） 设施（客房，会议室，商务中心，餐厅，娱乐设施） 声誉（酒店声誉对会议的影响） 合作经验 如果找不到完全符合条件的酒店，就需要考虑跨酒店住宿或举办会议的情况。 步骤二：接触、评估、谈判、选择 接触 －表明意向（会议情况） －提出条件（服务要求） －获得反馈 评估 －实地考察 －综合考虑（“记分卡”技术） 例子：酒店评估记分卡 因素 内容 原因 权重（%） 得分 基本参数 　 　 房间数量 总数，各类房间的数量 -在举办期间充足吗？ -符合宾客要求 10 　 会议室　 数量，大小，容量，预约情况 -会议中心的另一选择 -体积较小，但就近 10 　 房价 折扣率，送办公房 -要在预算范围内 15 　 　 与其他会议冲突的可能性 几率，保险协议和安排 　 5 　 因素 内容 原因 权重% 得分 酒店质量 员工 多种语言，见惯大场面经验，礼貌，效率 -一线接触 -影响与会者感知 10 　 餐饮 餐厅数目，食品风味，功能，位置，酒水政策… -符合宾客要求 -体验本地特色食物 -酒吧提供交流渠道 8 　 各种服务 停车，租车，商务中心，健身，娱乐，送餐，叫早… -方便，舒适，可靠 8 　 连接机场交通 种类，舒适度，耗时 -减低旅途疲劳 4 　 因素 内容 原因 权重% 得分 加分项目　 会议部经理 权力，能力，专业知识 -联系人 -等于多一名监工 -向她争取资源 5 　 设备技术支援 同声传译，电脑，桌椅，视听器材等 -后勤和应急保障 -不用另外寻求 5 　 女性和特殊需要 女性化房间，轮椅出入坡度 -宣扬平等精神 -女性与会者增多 5 　 合同　 房间数量，房价， 预定会议室，取消 /续住条款，保险，仲裁方法… -写明责任范围 -合同对谁更有利 -惩罚条款决定合约风险 15 　 谈判 －利益最大化（主办方的利益+参会者的利益） －价格（折扣率） －免费项目 选择 －签订合同（细节化） －明确权责（预订未到，超订） 步骤三：邀请函的发送 酒店描述 预订回执 －是否住宿？ －何时入住？ －入住人数？ －住宿偏好？ －会后延住？ 步骤四：预订确认 逐一确认 客房保留截止期 预订取消截止期 预订押金 步骤五：客房安排 预留贵宾房（贵宾名单） 集中排房（同一楼层，离店集中，相识同房） 工作人员住房安排（电梯口） 尽量满足客人要求 步骤六：入住/报到 提供流程表 －工作人员入住 －先期到达 －入住高峰 分别入住/团体入住 主办方负责会议报到 步骤七：在店期间 按协议提供服务 应急反应 －主办方与酒店协调 －酒店与酒店协调 步骤八：离店 与会议安排相适应 延时离店服务 便捷性 步骤九：结算 房费 设施租赁费 会议服务费 预订未到或超定引发的财务关系 其它额外费用