文书档案管理归档-张娜.pptVIP

文书档案管理归档整理操作方法和技巧 乐陵市卫生局 张娜 一、收文处理流程 样表： 收文登记表 样表： 文　件　批　办　传　阅　笺 样表： 文件传阅登记表 二、文件的归档整理 （一）定义：是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 （二）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 二、文件的归档整理 （三）文件材料归档整理的具体操作方法： 1、收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 2、确定“件” 归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。 二、文件的归档整理 具体情况作如下规定： 1、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。 2、原件与复制件为一件； 3、转发文与被转发文为一件； 4、正文与文件处理单（文件批办传阅单）为一件； 5、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件； 二、文件的归档整理 （三）件的装订 件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。 在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 1、装订： 一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多，一般为上下两个 二、文件的归档整理 2、件内的排序： （1）正文在前，附件在后； （2）原件在前，复制件在后； （3）转发文前，被转发文在后； （4）文件处理单（文件批办传阅单）归档的应放在最前面。 二、文件的归档整理 （四）件的分类 分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。 1、按年度分类： （1）一般文件归入文件签发年度。 （2）跨年度办结的文件归入办结年度。 （3）跨年度的会议或活动材料统一放在闭幕年度归档。 （4）几份文件作为一件时，归入排在最前面文件的签发年度。 2、按保管期限分类： 文件档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。 二、文件的归档整理 （五）“件”的排列 排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。 事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。 “年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。 二、文件的归档整理 （六）编制归档号 归档号是将归档文件排列顺序加以固定的一组标识符号。在每份归档文件上的体现就是加盖归档章。 ? 1、盖章要求： （1）归档章一般采用红色印泥，盖在归档文件首页上端的空白处。一个单位归档章加盖的位置应统一； （2）归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容； （3）若归档文件前有文件处理单（文件批办传阅单），归档章可加盖在文件处理单（文件批办传阅单）上。 二、文件的归档整理 2、归档章具体栏目的填写： （1）年度：填写文件归档年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2008”，不必加“年”。 （2）件号：填写归档文件的排列顺序号。在档案室只要求大家编件号。同一年度同一机构（问题）同一保管期限从“1”开始编。 二、文件的归档整理 （七）编制归档文件目录 编目是指对归档文件编制归档文件目录的工作。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。 此项工作在手工管理条件下，需要档案人员手工录入；若实行文档一体化管理模式，此工作在文件收发时可一并完成。 二、文件的归档整理 二、文件的归档整理 填写归档文件目录的要求： 1、件号：填写编件号。作为一件看待的文件只编一个件号。 2、责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。可写通用简称或全称，注意不要用“本局、本部门”等。若是几个文件组成的一件，只填写排在最前面的文件责任者。 3、文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。如乐发[2008]1号。 4、题名：即文件标题。一般应如实填写。 5、日期：文件形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如“2007-06-11”，若文件无日期，可用“2007-00-00”代替。若此件是由几份文件组成且日期不一致，则按排在最前面的文件形成时间填写。 6、页