【秘书咕噜】会议培训（会议时间控制）.pptVIP

555555 会 议 管 理 －如何成为成功的会议主导者 一、会 议 分 类 创意型讨论会（头脑风暴会议） 评审类会议 信息发布类会议（表彰会） 例会 周或月例会、项目例会、年度总结计划会 紧急会议 提高会议效率的起点： 根据需要达到的会议目的选择会议类型，以求最高效率的使用会议。 会议类型对照表 （一）如何有效主导“创意型讨论会” 其他创意型会议：默写法、集思广益法、三菱式智力激励法（相互质讯完善方案）、特尔费设想 法（选择专家、函询调查、归纳统一） 1、会议准备： 场地：圆桌，高效的记录工具（电脑），以及可以高效记录的人 邮件发送会议议题，布置与会前需做的“作业”，明确会议时间长度，统计最终可参与的人数。 2、进行会议 （插入视频） 头脑风暴规则：○组织5分钟的与工作不相关的热身（以及适当的中间休息） ○多使用“我们”而非称呼姓名以建立彼此的信任 ○不给予你对观点的评价 　 ○鼓励狂热的和夸张的观点○在现阶段是量，而不是质有价值（观点建议越多越有价值）○在他人提出的观点之上建立新观点(会议促进者扮演启发的角色） 3、结束会议： ○抓住每个与会人注意力，要求他们完成他们写的东西 ○果断结束，并鼓励会后的补充 ○完整收集记录  4、会议后的分析： ○利用EXCEL对观点进行分类（罗列所有观点，通过讨论分类，使用筛选功能列 出可以实施的，并进一步细化） 优良的－－一定会凑效并且可以立刻被实施。 有趣的－－可能会凑效，或需要进一步的分析来决定是否会凑效。需要更多 调查。 无用的－－不会凑效。 ○根据成本、时间和可行性的原则删除完全不可能实施的观点 ○观点分析可以由小组完成 ○你有清单时，应该计划实施优良的观点和调查有趣的观点。这是你的管理和 领导技巧所在的地方。 E:\(E-drive)\培训\会议技巧\会议培训2\视频\关于自动浇花器的设想.xls 典型的头脑风暴会议“镪镪三人行” 讨论前充分的资料准备，对题目的理解 相对轻松的讨论环境，中间休息 提前与主题不完全相关的寒暄，以放松心态和活跃气氛 (0-0:38) 言论自由甚至与主题不完全相关，由主持人把握讨论方向，提出主题）（1：47-2：39，8：00-9：00） 结束没有明确的结论（21：00-结束） （二）如何有效主导“评审类会议” 1、会议准备 发送评审内容，评审标准文档，项目执行文档准备 2、进行会议 （插入视频） 严格按照评审标准逐条进行 控制会议时间，评审不是讨论会，不进行过多讨论 对需要修改的部分一一记录 对执行修改的责任人直接指定 会议结束评审结果同时出炉 3、结束会议和执行 将会议上需要修改的内容列成TO DO LIST， 设定修改时间表，确认合格标准，安排执行。 E:\(E-drive)\培训\会议技巧\会议培训2\视频\IT项目产品质量评审表.doc 典型的评审会议“穿普拉达的女王” 时尚女魔头（节选CD1中44：06-45：07秒） 会议前评审标准已经确定 会议进程明确清晰 时间短，会议中不讨论 会议结束结果出炉 （三）如何有效主导“信息发布类会议” 1、会议准备 将需要发布的信息罗列成提纲，有必要的话完成所有审批流程和手续。确保需要通知的人都在与会名单上。 2、进行会议 场地不限，以保证可以清晰的接收所公布的信息为准。 时间短，内容简单扼要，不要长篇大论。 信息发布会议不是“记者招待会”，个别问题需要会下解答，或者在信息发布后统一回答。 对于发布需要执行的命令类信息，要说明执行标准，奖惩标准和监督人。 3、结束会议和执行 会议中表扬或批评的人员，如果需要有对应奖惩，需要在会后尽快兑现，以保证其管理效果。 对命令类信息的执行情况，应委派专人或者专业部门进行执行追踪管理，并定期公布执行情况。 典型的信息发布类会议《奥巴马首次新闻发布会》 提纲协领 发布过程中不接受提问 时间短，以清晰公布信息为主 信息发布类准备文件： 任命书、公告、通知 发言稿 （四）如何有效主导 “例会” （先插入两段视频） 1、会议准备 只有在例会不能照常进行时才特别通知。 例会前将例会需要讨论的内容提前罗列在本子上。如：工作例会，则将工作中的问题，或者已经完成的工作罗列在本子上。 例会是与平时工作记录的结合，不是独立进行的。 2、进行会议 例会应该是最有效率的会议之一，时间要控制