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办公室文档管理技巧 大纲 第一篇:档案学精要 第二篇:档案管理八步法简介 第三篇:办公室文档管理技巧 第四篇:办公室信息管理技巧 第一篇:档案学精要 一. 档案的起源 第一种观点认为：在国家诞生以后，产生了文字，用文字记录国家的各种事务，就形成了档案。 第二种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，国家产生后，用文字记录国家的各种事务，形成了档案。 第三种观点认为：在原始社会末期产生了原始的文字，原始部落用这种文字记录各项事务，就形成了比较原始的档案。国家形成后，形成了比较有条理的档案。 第四种观点认为：原始社会的结绳、刻契，就是原始的档案，文字、国家形成后，形成了比较有条理的档案。 二. 档案的沿革 1、载体沿革 档案按载体可分为：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案 、纸质档案、声像档案、电子档案等。 2、名称的沿革 A、“档案”在商代称为“册”；周代称为“中”；秦汉称为“典籍” ；魏晋以后称“文书”、“文案”；唐、宋以来称“文卷”、“案卷”、“案牍” B、“档案”一词，一般认为初见于清代。 　　a、顺治十八年（1661年）的官府文书中，有“档案”一词的使用，即“查得顺治十四年四月臣部题定档案”。 b、康熙十九年（1680年）“起居注” ：“上问马哈喇之父与叔父皆殁于阵，部中无档案。” 　c、杨宾《柳边纪略》(成书于1707年，康熙四十六年)说：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。” d、郑州大学文博学院王金玉、王永的文章，认为“档案”一词自清崇德三年（明崇祯十一年）即开始应用，比《柳边纪略》早了60年，“档案”的原始涵义指仓库财物类的登记簿。 三. 档案的定义 档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的，文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。 也可简便表述为：档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。 除了这种表述外，还可以表述为：国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。 为了简便起见，也可表述为：原始的历史记录。 四、档案来源 从形成者看来源，有三类：机构 、组织 、个人 1996年公布的《中华人民共和国档案法》规定档案有三种所有形式：国家所有、集体所有、个人所有。 五. 档案形成 档案是由文书转化而来的。转化条件有三： （一）办理完毕的文件才能成为档案 所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序，不能理解为一切文件都要把文件中所说的事情全部办完，才算办理完毕。情况有以下三种： 1、文件内容要求马上办理完毕，并且已经办理完毕。 2、文件内容要求长期执行（办理），但只要完成了文书处理程序也算一种，如国家的法律、条约、契约、合同、经济远景规划等，只要经过签收、传阅、研究讨论和贯彻执行也算办理完毕。 3、不需要具体办理，只需完成文书处理程序就算办理完毕 从这个角度来看，可以说“文件是档案的前身，档案是文件的归宿” （二）具有一定查考利用价值的文件，才能成为档案.从这个角度来看，可以说“文件是档案的基础，档案是文件的精华” （三）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案.从这个角度来看，可以说“文件是档案的因素，档案是文件的组合。 六. 档案的形式 档案信息的记注方式很多，载体也多种多样。 从档案的载体上来看，有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。 表达方式基本有三种：文字、图像、声音； 从记录方法来看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录音、录像等。 从文件名称上看，古代有诏、诰、题本、奏折、牌等，近代有令、布告、咨、呈。现代有计划、报告、请示、批复、会议记录等。 从类型上说，有文书档案、科技档案、专门档案。 七. 档案的基本作用 档案具有凭证作用，中国人常说：“空口无凭，立字为据”、“口为空，字为宗” 档案具有参考作用，档案被称为“未掺水的史料”。 档案的主要作用 1 、机关工作的查考凭据 2、生产建设的参考依据 3、政治斗争的必要工具 4、科学研究的可靠资料 5、宣传教育的生动素材 八. 档案业务工作内容 1、六环节之说档案业务工作内容可分为： 收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。 其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作 2、档案业务工作的划分不是