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電子郵件禮儀 一、電子郵件 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範 回覆電子郵件的禮儀與規範 課 程 大 綱 （一）慎重選擇發信對象 確認傳送訊息的對象，並將Cc：人數降至最低傳送電子訊息之前，須確認收信對象是否正確，以免造成不必要的困擾。若要將信函複本同時轉送相關人員以供參考時，可善用Cc：的功能，但要將人數降至最低，否則，收件人與副本轉送的用途將混淆不清，也製造了一大堆不必要的「垃圾」。 一、電子郵件 1 . 電子郵件溝通的簡單禮儀與規範 ( 二 )注意撰寫信件內容 切記收信對象是一個「人」，而不是一台機器因為電子訊息的互動是透過電腦網路產生的，使用者經常會不自覺地「忘記」與自己真正互動的是遠端的「人」。許多情緒激動的字眼也因此不經意地隨手送出，而傷到對方甚至引起衝突。記住寫電子郵件，實際上和你寫一封信是完全一樣的，只是差別在傳遞的方式不同罷了。 2.電子信件「標題」要明確且具描述性電子郵件一定要註明標題(Subject)，因為有許多網路使用者是以標題來決定是否繼續詳讀信件的內容。此外，郵件標題應盡量寫得具描述性，或是與內容相關的主旨大意，讓人一望即知，以便對方快速了解與記憶。 常常郵件到中途討論就離題(跟 Subject 不同). 這時建議更改郵件標題並移除不相關的人 3.考量他人電腦的容量 為確保對方能讀到自己發出的訊息，撰寫郵件時應特別注意傳送對象，考量其是否有 系統的限制。有太大的附件也請記得可刪除時要刪除. 5.了解傳送出去的訊息將潛在會永久留存儘管信件有一定的郵寄對象，但經過無遠弗屆的網路，也許郵寄出去的信件將會永久被存於某處私人檔案或轉印成文件到處流通。因此，在送出電子郵件時應謹慎地評閱所撰寫的字句，以免他日落人把柄。 6.釐清建議或意見若要表達對某一事情的看法，可先簡要地描述事情緣起，再陳述自己的意見；若是想引發行動，則應針對事情可能的發展提出看法與建議。有時因訊息太過簡短或標明不夠清楚，收信對象可能會不清楚發信者陳述的到底是建議或是意見，因而造成不必要的誤解或行動。 ( 一 )三思回覆內容 勿期盼他人會立即回覆你的信件發信者通常會期盼所傳送出去的郵件，能夠讓對方趕快閱讀、處理，以及回覆。我們不要對他人回覆信件的時效性做過分期許。 2.情緒高漲時避免立即回覆訊息人們習慣於面對面的口語傳播，臉部表情與身體語言都會輔助溝通的效益。然而，使用電子郵件溝通卻缺乏這些看得到或聽得到的輔助，極易造成誤解。有很多的字句在日常口語溝通時並不會冒犯他人，例如有人以「三字經」作為見面時打招呼的口頭禪，但若將其寫入郵件傳送給不明究理的人，恐怕將引起不可預期的紛爭。當來信引發個人情緒高漲時，此時應等心情平靜後再看一遍，恢復正常理智時，解讀信件內容的方式或許全然不同。 一、電子郵件 2 . 回覆電子郵件的禮儀與規範 3.謹慎處理惡意中傷的郵件在網際空間中，惡意中傷或會引起爭端的郵件通常被稱之為“Flames”。對於Flames的處理要非常謹慎，以避免中計而造成連鎖反應的汙衊行為。應付Flames最好的方法為：忽視它！離開螢幕繼續過著自己正常而理性的生活。 4.閱讀信件時應設法釐清建議與意見如同撰寫傳送郵件時須注意釐清建議與意見一般，閱讀他人郵寄來的信件也須注意這項原則。詳細辨明來信到底只是表達看法、反應需求還是提出方案、鼓吹行動?如此，才能適當地回覆來信。 5.將同一主題的所有後續意見閱讀完畢，再回覆自己的意見在回覆某一特定信函之前，請先閱讀所有已回覆該信的內容，也許你原定的回覆內容已有十個人講過相同的意見。若真如此，只須輕描淡寫地表達即可，無須重複大家已覺厭煩的意見。 6.切勿在未經同意前，將他人信函轉送給第三者若要把他人的來函轉送給第三者之前，要先徵詢來信者的同意，否則犯了網路禮儀的大忌！ 7.考慮替代性的溝通管道回覆電子信件前，再思考一下：為何不拿起電話與對方聊聊或約個時間當面簽覆?別忘了，電子郵件的溝通缺乏太多人類熟悉的溝通輔助(如表情、肢體語言等)。見面三分情，即使是使用電話，狀況也會完全不一樣的，更何況目前太多的人都是以非自己母語的英文進行電子郵件溝通，誤解與糾紛自然在所難免。