企业电子邮件沟通规范及技巧精选.ppt

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企业电子邮件沟通规范及技巧精选

* 广州立白(番禺)有限公司 * 广州立白(番禺)有限公司 * * 企业电子邮件沟通规范及技巧 * 会场要求 积极参与! 请将手机关机或调至无声状态! 注意时间的把握! * 一、电子邮件沟通的重要性 1、电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式 2、企业用户电子邮件的用途主要体现为 日常工作交流、传递公司的产品与服务信息、获取外界信息和展示企业形象等 * 一、电子邮件沟通的重要性 3、现代企业的工作强度加大,工作量加大 领导没有那么多时间面对面听取工作汇报 而且领导也更健忘,需要邮件提醒 4、不少企业工作完全依赖电子邮件 80%的外企职场人每天上班要做的第一件事,就是打开电子邮箱收发邮件 70%的职场人,下班前的最后一件事是查看邮箱,确认没有尚未处理的紧急邮件 30%的职场人,即使下班或周末在家休息,也要强迫症式地登录公司邮箱,查有没有漏掉紧要的任务 * 二、电子邮件使用基本原则 1、基本原则:面对面抄送是为了明晰责任 如果当面说或者在电话里讲,对方左耳听右耳也许就忘了,许多事情从此“死无对证”。 电邮存在公司服务器上,白纸黑字,谁也赖不掉 2、作用 使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端 * 三、课程主要内容 (一)需要发送邮件的情况 (二)邮件格式 (三)邮件发送对象 (四)邮件内容 (五)回复邮件的基本技巧 (六)注意事项 * (一)需要发送邮件的情况 1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项 * (二)邮件格式 1、邮件一定要注明标题 通常人们会根据主题判断邮件的重要性 标题应尽量写得具描述性,或是与内容相关的主旨大意 一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便日后整理 2、如果不是经常交流的对象,记得写邮件抬头称呼对方,以示礼貌,并引起主要收件人的关注 * (二)邮件格式 3、结尾签名 对方可以清楚的知道发件人信息 Email末尾加上签名档:可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,4行左右。 签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分 正规公司在邮件签名(尤其是对外部联系的邮件)都有统一的格式设计,这样体现了公司品牌形象,尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时,这种效应更加明显 * (三)邮件发送对象的选择(1) 1、工作计划的发送对象 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象,抄送直接上级、间接上级、部门内部相关经理人 为保持部门内部计划对外的一致性,部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达,特殊情况可以根据需要处理 2、项目通报类的邮件 主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导 * 3、寻求跨部门支持的邮件(我们最常用的)部门性质决定 一般主送给寻求支持的人,抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持 4、小心使用抄送(CC)/ 密送(BCC)功能 CC是指发送给收件人的同时,也让其他一或多人收到该邮件,并且也让收件人知道这种情况 BCC的功能也差不多,区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人(当心接收方回复这封信!) 将CC人数降至最低,确认收信对象是否需要收到这封信,以免造成不必要的困扰和「垃圾」? (三)邮件发送对象的选择(2) * 补充资料一 搞清楚TO,CC,BCC,FW TO,收件人,也就是要主要阅读这邮件的人放去TO; CC,相关人(即抄送),需要了解信息,你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的,或者这件事你需要领导支持的,一定要去CC,不然你做了很多事情,领导不知道,你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系,别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子。 * BCC,加密抄送人(即密送),放你的下属。举例来说,你需要别的部门做一件事,你要写邮件给这个部门的经理,为了得到老板支持,你又必须抄送你的老板,但这件事最终执行得怎么样,你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏,想想看,下属和领导放一起多么的不恰当,这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句,下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。 交代工作给下属的时候,一定要将该做什么,什么时候要做好交

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