人事档案管理制度汇总.doc

人事档案管理制度 一、总则 公司人事档案是记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理，将企业人事档案管理工作制度化，规范化，以便维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。特制定人事档案管理制度。 二、适用范围 本制度适合公司总部及全国各区域分公司员工。 三、人事档案分类 1、入职档案 入职档案包括个人简历、求职申请表、员工入职登记表登记表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息以及劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 2、培训档案 培训档案包括员工入职培训试卷、培训心得以及参加培训登记表、培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。 3、职位档案 职位档案包括职位说明书、职务说明书、职务任命书、职务变动申请、职位职务变更记录。 4、薪酬考核档案 薪酬考核档案包括试用期考核表、员工试用期总结表，季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录、工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 5、其他档案 其他档案包括个人党、团相关资料、各类奖励、处罚记录以及员工离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等。 四、人事档案的归档 人事档案归档的顺序为：首先收集齐新员工入职时需交的各类资料。按照行政部整理档案归档的顺序，确定其归档的具体位置。在档案明细表上记录放入的档案，将新材料放入档案。 注意：新入职员工求职申请表和入职登记表暂时先不收入档案，等到下个月15日工资发放后再将这两份资料收入档案。 五、人事档案的核查核对 1、检查和核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。 2、检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。 对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 六、人事档案保密规定及保存期限 1、公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。 2、公司员工不经允许不得随意翻看公司人事档案，若因特殊需要借阅，则需部门主管及总经理审批后，并且到行政部填写人事档案查看登记表后，方能借阅。 2、公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起2年后方可销毁。