金华房地产项目实施筹备方案汇总.docVIP

金华市房地产市场交易管理所 档案数字化加工项目实施筹备方案 杭州网新颐和科技有限公司 2010/12/3 一、现状描述 1.1项目委托方 金华市本级、金东区、婺城区、经济开发区房地产交易市场管理所。 1.2项目建设内容 1.2.1需加工数量 需要数字化加工处理的现有库存房产档案数量约54.5万份（按一证一档计），以20页/份计，则总页数为1100万页，其中金华市本级约30万份档案，600万页，经济开发区约20万份档案，400万页，金东区约2万份档案，40万页，婺城区约2.5万份档案，50万页。 1.2.2档案存放地点 金华市本级与经济开发区档案都存放在市本级大楼5楼档案库房内。 金东区档案分别存放在金东区行政服务中心大楼的A幢2楼与B楼3楼中。 婺城区档案分别存放在该所档案库房内。 1.2.3场地现状 场地 面积 楼层 电梯 水电 电源插口 网络 照明 办公桌椅 市本级 500平 7 只达6层 接通 1个 未接入 有 无 金东区 50平 4 A幢无 B幢有 接通 4个 未接入 有 无 婺城区 未知 未知 未知 未知 未知 未知 未知 未知 1.3项目建设周期 合同签定后17个月内。 1.4现电子数据情况 1.4.1市本级及经济开发区情况 08年后使用的软件所产生的电子数据，不需要进行数据补录和楼盘表补建，只可能对部分信息进行修正，且08年后使用的软件有数码拍摄功能，业主方已将新增的档案都拍摄成彩色影像数据，该部分档案只需要检查，不需要扫描和录入。08年前使用当地公司开发软件，有电子数据，无楼盘表，但数据关联错误较多。 总体上说，该所档案基本都对应有电子数据，只存在少数老档案需要补录。 1.4.2金东区情况 09年左右开始使用软件，已录入部分电子数据，已补建部分楼盘表，数量不明。存在较大部分需要补录的数据。 1.4.3婺城区情况 不明。 1.5现有实物档案情况 1.5.1市本级及经济开发区情况 档案按照一证一档存放，产权档案按照私房、房改房、单位产三种类型区分后按流水号存放，抵押档案按照流水号存放。09年后，新增的档案均未上架，在库房地面排放。 已上架的档案均按照排序标准产生了卷内目录，且打上了页码章，装订成册，案卷封面内容完整。 未上架的档案均按照排序标准产生了卷内目录，未加盖页码章，未装订，无案卷封面。 1.5.2金东区情况 无统一存放标准，同一格中档案类型一致。均使用档案袋封装，袋内资料顺序未按标准排序，未加盖页码章，未装订，部分无卷内目录，无案卷封面。 1.5.3婺城区情况 不明 二、项目实施方案 2.1项目加工流程设计 第一步：档案出库 金东区档案存放位置有两个档案库房，各类档案未区分存放，需要先将产权与抵押档案区分开，先做产权档案，在有完整产权电子数据的基础上再做抵押档案，形成抵押与产权数据的关联。产权档案最好按照年度从低到高的顺序出库，这样在建立上下手关系时，上手先补录完成，下手直接关联上手即可，不会出现下手补录完成后，发现上手未补录的情况。 市本级档案室内产权档案与抵押档案已区分存放，产权档案分为私房、单位产、房改房三种类型区分存放。09年至10年新增档案未装订，未上架，都统一放置在地面。 在档案出库时，尽量按照年度顺序出库，产权档案先行出库，以一个档案格中可上架份数为单位作为一个批次，装载在整理箱中进行搬运。 在档案出库时，由业主方档案管理人员清点数量、登记台账，由服务方在档案交接单上签字，交接单一式三份，双方各执一份，另一份与档案一起放置在档案整理箱中。 第二步：档案发放 接收组人员从库房接收出档案后，将档案运至临时库房内，填写档案发放记录单。由各组组长视本组情况向接收组申请领取档案，接收组查阅其领取与归还记录，确定该组档案积压量小于额定最大值，则发放档案。申请人在档案发放记录单上签字，领取档案。 第三步：档案清分 档案发放至生产线后，开始正式加工流程。 由档案整理员拆卷，按照资料排序标准对实物资料进行排序。清除档案上的金属装订物，对于档案资料破损的进行黏贴修复，对于无法修复的，需要在工单上进行备注。 档案整理好一份后，将整理好的资料夹在封面中，并用夹子固定整份资料。 整理好一个批次后，由整理员在工单上档案整理一栏中签字，填写组别，并填写每一份的受理编号，整理日期等信息。 完成后，将整个批次档案用伸缩带固定，将流水工单放在该批次最上方。将该批次档案转交给下一环节编页人员。 注：市本级档案无清分岗位，只需扫描时直接拆卷即可。 第四步：档案编页 按照整理好的档案资料顺序，使用打码机进行页码编制，按照正面右下，反面左下的原则编制