MIS文档管理操作手册V.doc

CPECC-PMIS 二期 文档管理 操作手册 版本号 起草 审核 日期 CPECC-PMIS项目组 2011年12月 文档管理升版说明： 新增功能： 信函模板、备忘录模板、行政管理文件模板 功能修改： 技术文件通过传递单可以进行版本维护、上传附件、指定审查工程师进行审查和澄清。 文件分类定义可以指定目录下文件显示格式，在文件录入按选择的格式显示。 “工程中心”是您登录后的第一个窗口，是您在PMIS的工作平台。在这儿，您可以： 方便的知道和处理自己的相关事项，包括责任事项，启动/起草的记录，告示等。 也可以通过链接进入您有权限的模块。 1：标题栏 2：菜单栏 3：功能按钮栏 4：主要模块入口区 5：当前项目、用户显示 6：责任事项 2.2修改登陆密码 位置：【菜单栏】(【设置】(【修改密码】 2.3登录项目窗口 POWERON可实现企业与项目及项目之间的自由切换。 在“工程中心”通过【打开项目】按钮进入项目选择组窗口，如图1-1-4，选择要进入的项目，如“系统测试项目”。点击确定切换项目。 图1-1-4 提示：系统会在界面‘当前项目’处显示您访问的项目 2.4打开业务功能 在主界面（工程中心界面）的“主要模块入口区”，点击要进入的模块名称，打开该模块。如下图，点击，打开“HSE管理”模块 进入业务模块后，在窗口“业务功能”中找到要进入的功能，点击并打开。如下图，点击，打开“文档管理”功能。 2.5功能界面公共操作介绍 2.5.1 功能界面构成如下 1：菜单栏 2： 快捷功能按钮区 3：业务数据区显示 4：业务数据操作功能区 2.5.2菜单栏介绍 菜单栏为Windows 操作风格，各子菜单内容参考如下（打开具体功能时，各子菜单内容可能不同）。 “文件”子菜单 “显示”子菜单 “视角切换”子菜单 “工具”子菜单 “帮助”子菜单 2.5.3快捷功能按钮区 2.5.4业务数据操作功能区 业务数据主要分树形和非树形两种，树形数据的功能界面显示方式参考如下。 2.5.4.1业务数据操作功能区（非树形数据） 2.5.4.2业务数据操作功能区（树形数据） 2.6修改记录（非树形数据） 可通过两种方式进入记录修改界面 主界面双击要修改的记录。 或者选中要修改的记录后，点击按钮。 备注： 只允许修改“新增”、“审批不通过”状态的数据。 不能再修改“已审批”的数据。 若要修改“审批中”的数据，可通知审核人驳回审批中的数据。 第三章：文档管理模块 文档管理模块是项目文件资料集中管理的平台文控，有效的解决文件共享、、文件管理。 =【文档管理】按钮，如图2-1所示 进入文档管理模块，如图2-2所示。 图2-1 图2-2 3.3文档管理功能描述 3.3.1 文档管理 3.3.1.1文件分类定义 1）功能描述 文件分类定义由文控人员根据项目文档管理需要划分出文件分解结构，其目的是可简洁、明了的对文件归类、检索、查阅，项目执行过程中产生的技术性文件、专业性文件均可归口到相应的文件分类中，便于后期资料的移交、归档。 2）操作方法 a 进入文件分类定义 如下图，并点击右侧新增按钮，创建管理分类（注:以下新增分类请参考此方法）。 b 在填写文件分类定义分类编号，及名称，同时可利用方向按钮调整层级关系和删除按钮清除分类 c 指定目录类别和显示格式，显示格式影响文件录入界面显示的内容，选择红头文件格式时，不显示批示领导、交领导日期、是否需要回复、责任部门、督办人、是否已回复字段。 d给目录设定编码规则。 编码规则： 类型 内容 流水号长度 流水号步长 备注 参数 公司编码 项目编码 参数 年度、月份、日期 可选循环 常量 可填任意字符 流水号 长度 步长 每个编码规则只能且必须有一个流水号。 3.3.1.2文档配置 1)功能描述 文档配置实现配置来自采购，施工，质量，HSE，合同的文件，配置完成后，工程中心相应言主全模块可查看文档配置的文件， 2）操作方法 a 进入文件管理—文档管理配置——文档配置，点击增加按钮创建（注：首次项目初始化时需新建一条，后不需要再次新增），文档类定义如下图 b.在文档配置（子窗口底部）点增加按钮，配置相应文档，以采购为例，提供参考应用如下 b 配置文档后，如下图，选中点查看按钮进行查看 c 同时在采购文件管理模块——采购文件查阅 如下图所示（注：施工，质量，HSE，合同查阅方法相同） 3.3.1.3文件