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电子文件归档管理通用软件简介doc
附件一
“电子文件归档管理通用软件”简介
“电子文件归档管理通用软件”(以下简称通用软件)是在贯彻落实国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》、沪档发〔2005〕220号《上海市电子公文归档管理实施办法(暂行)》和中央办公厅、国务院办公厅《电子文件管理暂行办法》,遵循国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等标准规范的基础上,对原“电子公文归档管理通用软件”(我局于2009年研发完成)进行改进和优化,结合前一阶段电子公文归档管理通用软件应用工作经验,利用先进的技术手段开发的一套面向本市各党政机关、社会团体和企事业单位推广应用的,集电子文件(档案)、传统载体档案管理于一体的专业化档案管理软件。该软件在纸质、电子“双套制”管理的基础上实现将电子文件作为档案直接归档的新思路,能够保障电子文件(档案)的“真实性、完整性、可用性”,完成和各单位OA系统的无缝衔接,实现电子文件文档一体化管理,为实现电子文件归档工作的规范化、标准化管理,推动各单位档案信息化工作的发展奠定基础。
随着电子政务、电子商务的快速发展,电子文件逐步取代大部分纸质文件已是必然趋势,但纸质与电子文件并存的局面将长期存在。通用软件既适用于对传统的纸质档案进行管理,也适用于对电子文件进行管理,还适用于对图像、声音、多媒体文件的归档管理;既适用于各网络平台电子文件采集和数据整合利用需要,同时兼顾传统文书、科技、声像、会计等常见类型的档案管理;既符合立卷方式的档案管理模式,也符合文书档案立卷改革后推行的“不立卷”方法的档案管理模式,是一套灵活性强、可以覆盖单位档案室各种档案管理需要的综合性档案管理软件。
通用软件融入了“多种归档接口”、“多种管理模式”、“三性保证”、“一体化检索”、“多媒体展示”、“表格式著录”、“光盘数据浏览器”等特色功能,并且提供了全面的应用自定义功能,通过简单的系统配置就可以适应各单位的不同情况,因此具有很强的通用性、适应性。
通用软件针对各单位OA系统及电子文件(档案)管理的不同情况,提供开放性标准接口、多种数据采集和软件前端接口等方法,能够实现与电子政务、OA等系统的平滑连接,与市档案馆电子文件移交接收管理系统相结合,能够基本解决各单位通用类电子文件(档案)归档管理问题,基本实现由业务部门向档案部门、档案部门向档案馆电子文件(档案)的移交和接收,是广泛适应于各单位开展电子文件归档和电子档案保管、利用工作的档案管理示范性信息系统,能够为各单位档案工作提供规范的信息化管理平台。
通用软件的功能框架如下图所示:
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图例:有关责任者:
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