会议接待规范.docVIP

会议接待流程及规范标准 一、定义： 会议是将与有关人员召集起来进行协商、论证、决策的一种集体讨论形式，可以对事情的处理听取和采纳各方面的意见， 会议接待是在会议召开前、中、后期间，为保障会议顺利召开所进行的服务性工作。 二、目的： 为规范公司会议接待标准及流程，确保接待工作能够周密细致，提高会议效率，保证会议效果，规范公司的会议工作。展示良好的企业形象，扩大公司对外联系和交流，促成与潜在客户建立合作关系，特制定本规范标准。 三、使用范围: 本制度适用于公司或部门牵头组织的各类重要会议，部门内部会议不做要求，可作参考。 四、会议接待流程： 会前筹备工作→会中接待工作→会后总结工作 （一）会前筹备工作 1.确定会议主题及相关议题 (1)明确会议要研究的问题 (2)明确会议名称 (3)明确出席会议人员单位、职务及人数 2.确定会务机构分工 (1)确定会务领导人员、工作人员 (2)明确各成员工作责权范围 (3)编制会务机构书面文件，并通过领导审阅（见附件） 3.确定会议时间、地点 4.确定会议议程 (1)确定会议主持人 (2)主题内容安排 (3)各种活动日常安排 5.确定会议预算费用 (1)根据会议规模和规格做出各项会议开支的预算 (2)报请公司领导审批 (3)提前支取部门预算费用供会议前期准备工作 (4)编制会议预算费用表 6.制作会议手册 (1)会议须知 (2)会议日程 (3)来宾住宿安排 (4)来宾接车安排 (5)来宾参观考察安排 （二）会中准备工作 1.会议室布置 (1)安放背景墙、悬挂条幅（视具体情况安排） (2)摆放主讲台献花（视具体情况安排） (3)电脑、投影、空调调试（视具体情况安排） (4)会签、纸笔、茶水摆放 (5)茶歇台设置 (6)录音、录像设备、激光笔准备（视具体情况安排） 2.与会人员接站 (1)提前一天打印接站牌 (2)编制接站安排表 (3)保证车辆整洁、安全 (4)注意接站时间、地点 (5)联系、安排好车辆 3.与会人员签到 (1)会务组设立签到处（视具体情况安排） (2)会议资料、礼品分发（视具体情况安排） (3)来宾返程票预订（可提前统计预订） 4.与会人员住宿 (1)会务人员提前安排住宿酒店（注意男女、年龄不同，妥善安排楼层） (2)形成住宿安排表 5.与会人员就餐 (1)会务人员提前安排用餐地点（根据不同接待标准安排） (2)形成用餐安排表 6.与会人员参观考察 (1)提前确定考察车辆并安排司机 (2)确定陪同领导和陪同人员 （三）会后总结工作 1.与会人员送站 （1）根据来宾返程情况，制定送站安排表；（尽量提前） （2）安排送站人员和车辆；（重要领导应由公司领导亲送返） 2.会务费用结算 （1）住宿费用 （2）餐饮费用 （3）其他设施费用 （4）形成书面的结算报告书，上报公司领导及财务部门。 3.会议总结与报道 （1）进行会后总结 （2）公司网站宣传报道，提升公司内、外部形象（一周内宣传工作到位） 会议费用预算表 会议名称 会议时间、地点 会议主题 出席会议单位 出席会议人员 主办单位 会务费用 项目 金额 水果 鲜花 礼品 酒店费用 房费 餐费 其他 考察费用 门票 餐费 其他 总费用 主办单位负责人 财务部门负责人意见 单位负责人意见 山东种业集团股份有限公司 会议名称 会议手册 种业集团会务组 ××年××月××日 山东种业集团股份有限公司ＸＸ会议 会议手册 目录 1.会议须知……………………………………………1 2.会议日程……………………………………………2 3.来宾住宿安排………………………………………3 4.来宾接车安排………………………………………4 5.来宾参观考察安排…………………………………5 会议手册材料-1 会议须知 一、会议信息： 会议时间： 会议地点： 二、用餐： 用餐地点： 用餐时间：早： 中： 晚： 三、注意事项 1.开会时间，请将手机调至静音模式。 2.为了保证会议的正常进行，请与会人员按时参加会议。 3.请与会人员将各自财务妥善保管，外出时请锁好房门。使用客房电器设备要注意安全，如电器设备发生故障，请及时通知楼层服务员，以防发生意外。 4.会务组：××× 手机号 ××