2003年度进馆电子文件应注意的问题.doc

进馆电子文件应注意的问题 一、归档电子文件光盘的刻录 打开光盘内A4归档电子文件登记表。 表A5归档电子文件登记表。 3．电子文件的目录。 从A4表开始至光盘内最后一个电子文件终按顺序刻录，顺序号为000、001……，这些序号刻录没有实际意义，为固定电子文件的顺序，在任何电脑系统中打开光盘电子文件排序不乱。 4. 归档电子文件登记表（A4）填写事项。记录总数：卷内文件份数。电子文件有几份文算几份，请示与批复算2份电子文件。转发文与原件算1份。比如：烟档字[2003]26号文件关于《 转发山东省档案局关于编辑出版〈山东省珍贵档案集萃〉画册》的通知一文，在市局转发文后即附上省局的原文，这样的转发文属一份文件。但在纸质档案归档中批复与请示则算1件，电子文件请示与批复单独计算。 5．归档电子文件登记表（A5）： A5 表共有文件编号、题名，形成时间、文件稿本代码、文件类别代码，载体编号、保管期限、备注等8项。附：A5表的正确填写如下： 表A.5归档案文件电子文件登记表 文件编号 题名 形成 时间 文件 稿本 代码 文件 类别 代码 载体编号 保管 期限 备注 烟政办函（2003）**号 写完整的文件题名 2003． 08．06 F T 全宗号-2003-永久-001 永久 机构（问题） 与纸质档案相对应的件号 党务类 001 或管理类030等。 10行 备注项的填写应注明：永久-机构-件号，或者永久-件号，目的是为了要求电子文件与纸质文件件号相对应。 6．归档电子文件的标签：应有单位、载体编号、年度、存储件数、文件类别等5项。粘贴于光盘封套上，光盘用光盘笔书写全宗号-年度-期限-盘号。例：S045-2003-永久-001 归档电子文件载体标签 单位 烟台市档案局 载体编号 S017-2003-永久-001 年度 2003 存储件数 32 文件类别 T 7.对用扫描仪获取的电子文件格式。收集时转换成通用格式JPEG、TIFF|、PDF格式。 二、几点质量要求： 1．纸质、电子文件归档应统一。归档电子文件的归档范围与纸质档案归档案范围一样，纸质档案有什么，归档电子文件就有什么。排序和纸质档案盒内档案顺序应相吻合，做到纸质文件与电子文件电合一，便于利用。 2．归档电子文件的应做到：真实、齐全完整、清晰。每份文件应齐全完整，文件页数不缺、不漏。转发文、附件不能遗漏。文件红头必须与本单位的纸质档案一样。扫描的文件必须清晰、版面整洁。 3．报表格式统一。党员报表、财会报表、干部报表，大表用复印机复制A4大小后再扫描刻录。 4．会议记录的要求：小部门形成的会议记录不多，一年只有一盒或者不满一盒，这样只录入××单位1-12月份会议记录。在A5表备注项内填上相应的件号（1-×）.如若是两盒或者两盒以上，就应按照月份录入，如 ：××单位1月份会议记录，××单位2月份会议记录等。在备注内填上相应的件号。录入的每一条作为一份电子文件，在光盘内排序，给一个电子文件序列号。这样做主要是从保密的角度出发，预防文件的泄密。 5．有请示无批复的文件。事情已办理，但没有批复文件的请示文件，在请示文件的首页请分管领导签字“此事已办理”，并签上领导人的名字。这样的文件扫描制作成电子文件。 6．发文稿纸不作要求，电子文件只录入正文。 三、送交要求： 1．向市档案馆移交电子文件光盘一式2套，一套用于封存，一套用于提供利用。 2．检索工具：向档案室馆移交二套，永久装订一本，长期装订一本，排序归档文件目录封面+A4+A5。 3．双方办理交接手续。A3表填写清楚，经档案馆验收合格后，双方盖章各存一份。 1