总办室运行手册Microsof.doc

第一章 总办室部门概述 总经理办公室是协助总经理对酒店日常工作进行部署的办事机构。它的主要职责是当好总经理的参谋和助手，发挥统筹协调、承上启下、内外联系的枢纽作用。总办室不但要负责酒店内部十一个部门的沟通与协调，同时也肩负着对政府各行政职能部门的公务往来，保持良好的人脉关系,树立良好的酒店形象。 总办室工作内容 一、总办室主任 安排总经理办公会议并负责检查会议决定事项的执行情况。 按照总经理的意图，组织起草综合性的业务报告和起草、修改工作规划、报告、总结、请示、通知等函件，并审查签发前的文稿。负责函电收发和报刊征订分发工作。 领导有关人员做好文件归档、收发、打字、接待、用车管理和印章管理工作。组织做好酒店文件的编号、打印及发放。负责酒店资料的收集、积累、文件、材料的整理、编写等工作。 开展调查研究，搞好企业的信息管理，做好综合分析和统计工作，制定酒店的规章制度和决定供总经理决策参考。组织制定酒店行文管理的各项规定，努力使公文管理规范化、科学化，提高办事效率。 加强本部门的自身管理，抓好部门职工的思想业务学习、考评等，提高工作效率。 协调、平衡各部门关系，部门发生矛盾时，应及时疏导，调查分析，明确责任，必要时报告总经理处理。 负责组织酒店宣传材料的编写、摄影、录像、印刷及宣传，并与宣传、新闻界建立良好关系，取得他们的支持和帮助。安排并审核酒店区域各类宣传板报，店内刊物等的布置工作，营造酒店文化氛围，鼓舞员工士气，增强员工凝聚力。 负责检查酒店的广告牌，指示牌文句有没有差错，字是否端正、清晰、美观。牌的设计是否高雅，与酒店的格调是否相符等。如发现有不合要求（错、脏、旧）的要及时改换。 审核员工餐厅安排情况，每周食谱安排，搞好员工膳食。检查员工餐厅盘点与成本核算情况。 检查员工宿舍、浴室的使用情况，及时处理问题，保证正常运转。 安排举办员工生日会，各类庆典以及其他文体活动，活跃员工文体生活，调动员工工作积极性、 负责掌管酒店各部门备用钥匙（财务部除外） 与相关政府部门保持密切联系，执行政府相关政策与规定，维护企业利益。 完成总经理临时交办的各项工作。 二、秘书 1、根据总经理的时间，提前做好总经理一天的时间安排、日程，并实施提醒。 2、根据总经理的日程，安排其它事宜。 3、负责本部门各类公函类文件的起草工作，并协助起草酒店综合性经营管理报告，总结、计划、决议等文件。 4、酒店及各部门的管理制度的起草和修订。 5、根据办公室主任的指示安排会议时间、地点和准备事项，负责通知参会人员准时参加。 6、参加部门经理例会并做好会议记录，会后及时整理出会议纪要并存档，如有需要经审核后分发给相关部门。 7、根据要求制作，并填写各类表格。 8、根据年检时间按要求准备相关资料，按规定时间到相关部门办理年检手续。 9、每天上班前准备好总经理审阅的各种报表和工作日志。 10、负责签收各部门的各类文件，及时上报并催办急件，将审批完毕的文件及时转至相关部门，并跟进办理落实情况。 11、将需要留存的文件整理后归档，无需留存的及时销毁。 12、负责取送集团公司和政府职能部门的文件。 13、负责酒店简报的组稿，整理，排版，编辑及打印后报领导审阅，并各部门及集团公司分发。 14、负责收集酒店各类投诉及自查中出现的问题。 15、负责质量管理工作相关数据的统计和整理，存档。 16、积极完成总经理交给的各项任务。 三、文员 熟悉酒店各岗位责任，以及各重要设备、设施的分布情况。 收集、掌握、整理酒店营销、服务、管理等信息，为总经理提供有价值的各 种资料。 能熟练地掌握电脑操作，熟知公文处理程序，有一定的写作水平。 认真执行档案管理制度，分类清楚、管理有序，严格档案借阅手续。 做好收、发文登记管理工作，严格按批示传阅。 严守保密工作制度，内部文件不得泄露，没有公开的事宜，不得外传。 接待宾客有礼貌，仪表大方，礼貌用语。 做好总经理办公室的卫生清洁工作和用水等事宜。 完成总经理和办公室主任交办的其他工作任务。 四、 司机 1、认真学习并执行国家相关交通安全法规和有关条例。 2、遵守酒店员工手册的各项规章制度和车辆管理制度。 3、注意行车安全，随时密切注意道路上车、马、行人的动态，与前车保持一定的安全距离。通过十字路口、复杂地段、转弯拐角要严格执行有关规定。遇到对方车辆违章行驶，应主动避让，避免发生事故。 4、对领导在车上的讲话做到不介入、不插话、不传播，严格遵守保密制度。 5、具备奉献精神，敬业乐观，尽心尽责的做好本职工作。 6、努力钻研技术，熟悉车辆性能，按期检查、保养车辆，保证车辆随时处于良好的状态中。 7、发生故障及时修理，严禁开病车上路，保证车辆正常运行。 8、妥善保管随车证件、附件，协助办理证件的审验、变更和年检工作。 9、认真填写用车日报表，并做好用车记