出纳管理作业规范-东华大学.DOC

出納管理作業規範 一、目的 本校自八十三年七月一日正式成立，為配合校務運作，使出納業務能順利推展，建立收支帳務作業制度，加強服務功能，提高服務品質，進而提升行政效率，特制訂本作業規範。 本作業規範依（一）中央政府各機關專戶存管款項收支管理辦法（二）「事務管理手冊」出納管理部分（三）普通公務單位會計制度之一致規定—第五節出納會計事務規定制訂之。 (一) 一般原則 1.所謂出納，係指庫存現金、額定零用金、專戶存款、保管品等之收支、保管、移轉與登帳事宜。 2.根據各單位繳款通知，辦理收款業務，並開立自行收納款項統一收據或收款收據（第一聯由繳款人收執），依規定於五日內將各款項彙繳本校校務基金專戶。 3.解繳本校校務基金專戶各款項，需填具國庫專戶存款收款書或託收票據送件單，連同現金或票據解繳公庫，經公庫收訖核章後之國庫專戶存款收款書與自行收納款項統一收據或收款收據送會計室，辦理收款帳務作業。 4.出納組依會計室開具之支出傳票，開立校務基金專戶存款支票辦理支付作業。 5.會計室填載不同專戶之支出傳票經核准後，簽發校務基金專戶存款支票，，，，，(公司)時，得彙總電匯筆數，開立專戶存款支票，受款人載明「交台銀花蓮分行匯款」，連同匯入受款人之金融機構帳戶磁片乙片及匯款明細表送請台銀花蓮分行辦理匯款線上自動列印校務基金專戶存款支票及逐筆登入現金出納備查簿並每日線上自動產生現金出納日報表再連同收（付）訖之收支傳票逕送會計室俾辦理銷帳對帳程序，，，，，，，，，，，，，，，， 。 （二）注意事項 1.辦理收款應行注意事項如次： （1）收入現金、票據及有價證券等須當面點清。零用金經管人員必須隨時清點，手存現金加已支付尚未結報之單據數額加已支付在途尚未撥還數之總額，是否與零用金請撥金額相符。 （2）收入票據，應審閱發票人或銀行名稱、種類、受款人、金額、日期等是否與規定相符。 （3）外埠票據委託銀行代收，須俟銀行通知後再行列收，如有延誤，應即向銀行洽詢。 （4）經手現金或有價證券應確實點清，注意有無偽造或變造情事。 （5）廠商繳納保證金或保固金，金額在一萬元以上時，須以「國立東華大學」為抬頭並劃線禁止背書轉讓之銀行本票或郵局匯票或以定期存單、政府公債、銀行保證書繳納。金額在一萬元以下時，得以現金繳納。 2. 支付帳款應行注意事項如次： （1）出納人員經辦付款工作，支付金額如有誤付、溢付情事，應負賠償責任。 （2）簽發支票應按順號及開票日期由電腦自動列印或以不易擦拭或褪色之書寫工具書寫，並將支票之號碼、日期、帳號，註記於傳票上。 （3）支票的大小寫金額應相符，均不得塗改，應用中文大寫，數字末尾應加一「整」字，其他的要項記載如有更改時，應在更改處加蓋原留印鑑。 （4）支票受款人欄應記載受款人姓名，或依受款人開立合法憑證如統一發票或收據上書寫之受款人全銜，不得簡寫。 （5）簽發支票的印鑑，應清晰可辨，俾便兌領時核對。 （6）支票不能污損、摺皺或破損。 （7）同一支出傳票之支付金額總數，需與所簽開之個別支票金額總額相符。 （8）簽發支票時，應注意校務基金專戶之存款餘額，以免退票。 （三）其他 1.出納組保險櫃門鍵應牢固，櫃壁應堅實，隨時注意設定密碼、關閉上鎖。 2.出納組辦公室應設防盜警鈴、刷卡等安全維護設備或及他適當的防護設施。 3.出納組保險櫃內，不得代為保管私人財務。 4. 出納人員應本親切、委婉、熱誠態度提供收付款服務。 四、作業流程圖 收款處理作業流程 1.委託單位撥款作業流程 權責單位或人員 作業流程 相關表單或注意事項 研發處、各系所 出納組 會計室 校長、研發處、院 委託單位 出納組 收款處理作業流程（1） 2. 一般收款作業流程 權責單位或人員 作業流程 相關表單或注意事項 繳款人、承辦單位 出納組 繳款人 出納組 收款處理作業流程（2） 3.收支併列收款作業流程 權責單位或人員 作業流程 相關表單或注