化工企业之 QGCLTXZN21103-2010采购合同管理制度（发布稿）.docVIP

1 范围 本制度规定了泰兴中能远东硅业有限公司(以下简称“泰兴中能”)物资采购合同的要求、构成、内容和表达形式等。 本制度适用于泰兴中能经营计划部物资采购合同工作。 2 术语与定义 物资采购合同——是指经营计划部因采购需要就某一或数件物资与供应商签定具有法律效应的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议协商、调解、仲裁、诉讼等有关事宜。标的(指货物、劳务、工程项目等)。数量、质量。价款或酬金。履行期限、地点和方式。 违约责任。 法律规定或按照合同不同性质而要求必备的条款以及当事人一方要求在合同中必须规定的条款。订立合同的双方应当遵循平等互利、协商一致的原则。合同必须由企业法定代表人或其授权的委托代理人在其授权范围内签订。企业法定代表人或法定代表人指定的人员经授权即为签订合同的委托代理人,这些人员在对外签订合同时,必须对公司及授权人负责。合同代理人在签约前,应当对对方主体资格、资信情况和履行能力进行认真的审查,不可盲目草率对方是法人的,要看是否依法取得营业执照,参加签订合同的人是否是该法人的法定代表人或法定代表人所授权委托的委托代理人,前者应出示法人代表证明书等身份证明,后者除授权委托书外,应出示本人身份证明,注意审查授权委托书的内容、权限范围、有效期限。对方是其它经济组织,要看是否有工商机关依法核准登记的证明材料。 审查签约对方的注册资金、经营能力,以保证企业合同的履行率。代订合同,必须事先取得委托人(法定代表人)的委托证明,表现为授权委托书。但经办人员依法持有单位的业务介绍信,也视为享有代理权。有关经办人员未经授权不得擅自以委托人的名义与其它单位签订合同,也不得超越代理权或以委托人名义又与自己所代理的其它单位签订合同,否则应当对因此造成的损失自行负责。台帐应包括合同编号、价款、合同标的、签约日期、履行期限、履行情况、备注等。 合同管理人员在建立台帐的同时,合同评审单以及合同履行过程中的往来信函、电报、电话记录等法律凭证,应登记编号,保存备查。合同签订生效后,由经办部门或经办人员负责根据合同要求的交货期及时列入采购计划,确保合同的履行。履行过程中,经办人如果发现对方发货数量、质量、价格、交货期限、付款期限等不符合合同约定的,合同经办人员应当立即向对方提出书面异议。 在合同履行过程中,应严格执行现行政策和有关制度,发挥主观能动性、积极性。 经办人如果发现使合同难以履行的重大问题,应当及时向部门负责人汇报,由部门负责人作出相应处理意见,经总经理核准后执行。 如果因我方不能履行或不能完全履行时,合同经办人员应当及时以书面形式与对方联系协商修改或中止合同,用公函的形式发给对方，并限期答复以免影响信誉,给企业造成经济损失。以书面形式如果因方不能履行或不能完全履行时,合同经办人员应当及时以书面形式与对方联系,如果对方当事人要求变更、解除合同的,应当在确保企业合法权益不受侵犯或受到的损失得到补偿的前提下慎重研究,妥善处理。经办人应将合同的变更或解除情况通知本部门合同管理人员及时登记入帐。 合同的变更或解除,按照平等互利的原则,经双方当事人协商同意。其通知或协议应当采取书面形式,以利有据可查。 合同管理员对合同履行情况进行跟踪,督促经办人员及时履行合同,对已经变更或解除的合同,在登记台帐上注明变更、解除原因及其内容。 应收账款应以业务员自清为原则,在必要的阶段由公司清债人员协助清理。有关业务员办理移交及大的货款债权纠纷可由清债人员监督、跟踪、处理。业务人员与人员密切配合,就应收账款针对不同情况进行清理,以尽快使合同得以完全履行。因合同产生纠纷的处理,应本着“以事实为根据,以法律为准绳”的原则,一般按照“协商、调解、仲裁或起诉”的程序进行,以自行解决为基本方式,并且在维护公司合法权益的基础上,考虑双方今后的业务往来情况,给予妥善解决。 合同纠纷自行协商,调解不成,凡需要申请仲裁或诉讼的,由该合同经办人或经办部门提出书面意见经部门负责人审核后总经理汇报同意，由经办人员配合法律主管部门执行。 合同纠纷处理完毕,合同经办人员以及合同管理员对纠纷处理的全过程形成书面材料向部门负责人总经理汇报后与合同统一存档备查。Q/GCL/TXZN 21103/WJ-01-2010 6.2 合同经办、审核、会签、审批、签署、用印、归档流程 Q/GCL/TXZN 21103/LC-01-A 6.3 物资合同台账 Q/GCL/ TXZN 21103/BG-01-A 7 附录 7.1 附录A Q/GCL/TXZN 21103/WJ-01-2010 7.1 附录B Q/GCL/TXZN 21103/LC-01-A 7.1 附录C Q/GCL/TXZN 21103/BG-01-A 附加说