企业档案管理暂行规定.doc

企业档案管理暂行规定 (沪中船档字［2001］490号) ? ? 第一条 根据国家《档案法》和上级《国营企业档案管理暂行规定》，制定本 公司《企业档案管理暂行规定》。 第二条 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、生产技术、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面的档案。 第三条 企业档案工作应按照集中统一的管理原则，采取集中保管和分级保管相结合的形式。公司设立专职档案管理机构——档案馆，由分管副总经理领导。沪东重机股份有限公司、上海爱德华造船有限公司应设立专职的档案管理机构。设备、运输、基建等主管业务部门应设档案管理分室或有专、兼职档案人员管理档案。各有关部门根据需要，设立资料室或有专兼职资料人员管理文件资料。 第四条 档案馆负责本公司企业档案（除人事档案外）的集中统一管理；负责制订各类文件材料的形成、积累，整理和归档细则及有关标准；负责档案信息的开发和提供利用；负责科技文件材料的复制、发放等管理，为企业生产、技术、经营服务。档案分室负责管理分管范围内的档案材料；资料室负责管理分管范围内的文件资料；档案分室管理人员行政上受隶属的主管部门领导，业务上受公司档案馆指导和监督。 第五条 根据上级部门有关企业档案分类编号的规定，本公司企业档案分类及编号为： A、党群档案 B、行政管理档案 C、经营管理档案 D、生产技术管理档案 E、产品档案 F、科研档案 G、基本建设档案 H、设备档案 J、会计档案 第六条 党、政、工、团以及生产经营等各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定专人负责收集、积累、整理后归档。产品、科研、基建、设备文件材料由项目（课题）负责人或指定专人负责收集、积累、整理后归档。会计档案由财务部指定专人负责收集、积累、整理、装订后归档。 第七条 企业档案文件材料归档的基本要求： 1、必须保持成套性和完整性。 2、必须准确地反映企业各项活动的真实内容。 3、必须符合文件格式和书写标准，凭证性文件材料必须原件归档。 4、归档底图必须符合公司有关的标准规定。 第八条 企业档案文件材料的归档范围按各类档案的管理规定和公司的有关标准执行。 第九条 档案馆年初制定下发公司“企业档案年度归档计划”，各有关单位必须按归档计划自觉做好归档工作。具体归档时间为： 1、产品图样和技术文件材料在产品完工后三个月内归档，产品合同和质量检验文件在产品完工后由营销和质检部门保存一年，期满后归档。 2、科研文件材料（含技术引进）在课题鉴定后一个月内归档。 3、基建文件材料在工程竣工验收后一个月内归档。 4、新购设备仪器文件材料在设备仪器拨交验收后归档。 5、各项管理工作中形成的文件材料在次年上半年归档。 6、财会文件材料由财会部门保存一年，期满后按年度移交归档。 7、荣誉证书（实物）奖状在次年一季度归档。 第十条 归档人员应编制档案移交清单或归档目录，交接双方签字后各执一份。归档人员须填写“归档登记表”，经项目（课题）负责人或业务部门主管签字后存放档案部门备查。 第十一条 公司有关业务部门应通知档案部门参加产品试制定型，科研成果鉴定，基建工程 竣工验收，新购或引进的重、大、精设备开箱和引进项目（技术）文件材料的验收。文件材料不完整、不准确、不系统，不予验收。 第十二条 产品和工程创优，科研成果奖励，若无档案部门出具归档证明不得申报成果。 第十三条 公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加会议，带回应归档的文件材料不归档，不予报销资料费。 第十四条 档案部门接收档案必须按要求认真验收，存放档案必须有专用的库房，装具符合上级要求。 第十五条 档案部门保管的底图，除修改、复制二底图外，一般不得外借。 第十六条 公司企业档案的鉴定工作应在分管副总经理的领导下，由业务部门负责人、熟悉有关专业的专业技术人员和档案人员组成鉴定小组进行。档案鉴定应采取直接鉴定的方法。经鉴定属销毁的档案要造具清册，由分管档案工作的公司领导审批，报送上级档案部门备案；由保密部门和档案部门共同监销。 第十七条 档案部门应按照上级的有关规定认真做好各类记录、统计、汇总上报工作。 第十八条 档案部门应全力做好各类档案的借阅、利用和信息开发工作，为公司的生产经营等各项活动提供优质服务。 第十九条 企业档案现代化管理应列入企业现代化管理规划。档案部门应积极应用缩微技术、计算机辅助档案管理，并研究开发档案管理课题，提高档案现代化管理水平。 附： 一、党群、行政、经营、生产技术档案管理办法。 二、产品档案管理办法。 三、基本建设档案管理办法。 四、设备档案管理办法。 五、科研档案管理办法。 六、会计档案管理办法按沪中船财字［2001］340号文执行。 ?