物资采购控制制度.docVIP

- PAGE 7 - 采购控制 ——制度化、表格化 一、物资采购政策 二、物资采购控制制度 ⑴ 物资采购流程 ⑵ 采购作业控制制度 ⑶ 委托加工管理办法 ⑷ 采购合同管理办法 ⑸ 物资出库流程 ⑹ 退料流程 ⑺ 供应商管理办法 ⑻ 仓储管理制度 ⑼ 资金支付管理办法及流程 物资采购政策 本公司物料采购政策如下所述： 1．本公司对物料的供应采用集中采购制度。 2．本公司物料采购计划应根据物料需求计划来拟订。 3．本公司对储备物料采用预购备用方式采购，对非储备物料采用现用现购方式采购。 4．本公司采购人员应采取客观公正的态度并保持价值观念来从事业务。 5．本公司采购方式分为询价、比价、议价或投标等。 6．每一购案的供应商或制造商，除因采购金额微小或因事实上不可能外，应以指定两家或两家以上询价为原则。 7．本公司采购在必要时以订立长期或短期采购合约方式办理。是否订约，及订约期间的长短，应结合本公司最有利的因素来加以考虑。 8．本公司对物料采购应加强发挥计划与预算的功能，以增进效率，减低成本。 9．本公司对物料采购应实施市场调查工作，建立有关资料，作为选择供应商或制造商的依据。 10．本公司对物料采购工作的进行，应实施独立的追踪制度，以增进工作效能能。 11．本公司对物料采购应保持完整的记录，以供充分参考运用。 12．本公司为实施扩充计划的需要而设置扩建委员会时，对采购业务职责的规定，应依总经理室核定的为准。 物资采购控制制度 1 控制目标 1.1加强公司采购业务的内部控制，规范采购业务行为，防范采购业务活动中的差错和舞弊。确保采购业务集中归集物流部运作，并纳入公司的全面经营预算和计划控制范围，避免重复采购和盲目采购。 1.2确保采购计划、采购订单、合同订立、价格评审、物资入库、购货发票、登记应付账款和支付货款等采购业务在预先设定的规范的分级授权审核体系下进行，以实现采购业务发生的合理性、计划性、有效性。 1.3与财务接口，确保存货仓储业务的发生在预先设定的规范的标准化操作流程指引下进行，以实现存货资产高效率周转，减少资金占压和资产沉滞。 2 相关控制职责 2.1总经理、分管副总 2.1.1按业务控制要点和权限划分范围参与供应循环控制，主要职权包括采购需求计划、定购计划和资金计划的审批、重要合同会签、参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。 2.2物流部 2.2.1直接参与制定公司在既定期间内的整体采购政策和预算安排，规划具体采购业务的管理模式。 2.2.2实施归口物资的采购购存进度及结构规划、采购、基础帐务管理、物料流转帐表和报告、物流信息管理、物流成本控制。 2.2.3建立采购业务岗位责任制，明确规定岗位的职责与权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 2.2.4制定采购计划和加强进货成本控制 2.2.5制定和调整采购业务的操作标准以及特殊采购行为的管理模式，实施材料市场行情调研和主要供应商调研，制定进货成本控制目标和控制方法，组织对采购业务执行过程、执行结果和供应商交易、供应商合作的考评，落实与供应商的交易合作策略，提交供应商淘汰和新供应商引进的建议。 2.2.6负责采集、汇总、建档、维护、更新、加工和提供所有采购业务相关的基础数据资料及文档，包括供应商资料、材料市场行情、合同订单档案、材料市场价格信息库、采购业务历史数据等，按权限级别控制档案资料的调用。 2.2.7 制定资金支付计划，并提交公司资金预算会核决，严格按照核决决议实施。 2.2.8定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，提交相应报表，为 2.3 财务部 2.3.1定期获得和汇总相关票据和明细帐表，负责票据审核、对帐、核算。参与公司资金预算会议，提供公司的资金运作情况，并执行公司资金预算控制计划。 2.3.2负责结算采购款项、登记存货及应付款项。 2.4 品质部 2.4.1负责材料物资到货、退库等环节的质量检验和验收工作。 2.5 企管部 2.5.1协助建立采购、仓储各岗位责任制，确保办理采购与仓储业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。 2.5.2对负责计划、核价、定购、招标、检验、收存、付款等采购业务的员工开展岗位培训，确保在岗人员具备独立上岗办理业务的能力。 3 相关控制文件与表格 3.1物资采购保管相互监督 3.1.1采购人员必须按采购计划采购物资，无计划、超计划采购的物资，保管员不予办理入库手续，财务部不予办理付款手续。 3.1.2物资采购价格必须经过业务人员申报，分级权限核价、领导批准的法定程序。 3.1.3所有的采购物资必须办理入库手续，物资入库前必须经过品质部检验合格。 3.1.4各类物资必须遵循采购人员、保管人员、使用人员三分开的原则，杜绝采购、保管、使用于一身