工程项目合同管理作业指引.docVIP

第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 9 页 上海上实(集团)有限公司 天津市中天兴业房地产开发有限公司 工程项目采购合同管理作业指引 文件编号 工程项目采购合同管理作业指引 目的 通过对工程项目采购合同的订立、履行、变更、解除及保管等程序的规定，维护公司利益，减少法律风险。 适用范围 项目公司工程项目采购合同的全过程管理。 术语和定义 3.1工程项目采购合同 指工程项目实施过程中，签订的咨询服务、工程施工、设备材料等方面的合同，包括但不限于有关设计、施工监理、招标代理、造价咨询、策划、营销代理、前期物业管理委托；建筑、安装施工；电梯、空调、石材、门窗、洁具等方面的合同。 3.2 标准合同 指由集团合约采购部牵头组织编制的采购示范合同，经批准后在集团范围内统一使用的合同文本。 4、 职责 4.1 成本合约部 为工程项目授权采购及分散采购合同的主办部门，负责主办工程项目授 权、分散采购合同； 负责建立工程项目采购合同台帐； 4.1.3 负责将工程项目采购合同电子文本及合同台帐报送集团合约采购部； 4.1.4 负责相关合同的履约检查。 4.2 工程部 4.2.1 负责合同中有关工程、设备、材料等技术标准提供、审核； 4.2.2 负责合同中有关工程项目管理条款的审核； 4.2.3 负责相关合同的履约检查。 4.3 财务部 负责合同中与财务管理及款项支付相关条款的审核。 4.4综合协调部 4.4.1协助公司的法律顾问，对公司各部门合同进行审核，提供法律意见； 4.4.2合同签订时的用印手续； 4.4.3负责合同编号； 4.4.4合同原件及相关资料的归档工作； 4.5 公司负责人 负责授权采购、分散采购范围内合同的审批。 4.6 集团相关业务部门 4.6.1对相关合同 4.6.2 4.7 集团合约采购部 4.7 4.7.2 4.7.3 4.7.4负责授权采购合同的审 5、 作业内容 5.1 合同的草拟 5.1.1 标准合同文本的选用 5.1.1.1已制订并经集团批准施行的工程项目采购标准合同文本，原则上必须选用。 5.1.1.2采用合同标准文本的，经签约双方协商，针对具体情况可以对标准条款进行适当修改，也可增加补充条款。 5.1.1.3因特殊原因无法采用 5.1.2 非标准合同文本草拟 5.1.2.1各类非标准类合同由主办部门负责草拟。 5.1.2.2政府有关部门有强制性规定的，可采用所要求的合同文本；尚未制定或不宜采用标准合同文本的业务，应参照以往的合同或最相类似的标准合同文本另行拟订合同。 5.2 合同的审核、审批 5.2.1集中采购合同 由集团主办的集中采购合同，公司有关部门应在合同草拟阶段提出专业意见，审核阶段提出审核意见。集中采购合同须经集团相关部门审核、集团领导审批。 5.2.2授权采购合同 5.2.1.1与供方商谈一致后，主办部门经办人员按照公司合同管理制度的要求，将草拟好的合同经相关部门审核后报公司分管领导和公司负责人审核、审批。 5.2.1.2合同文本在最终确定或签订前须以电子文本形式报集团合约采购部审定。 5.2.3 分散采购合同文本由主办部门拟好后,且按照公司合同管理制度的要求，经相关部门审核会签后报公司分管领导和公司负责人审核、审批。合同签定后，须以电子文本形式报集团合约采购部备案。 5.3 合同备案 合同签约完成后，将已签合同的电子文本和合同（协议）台帐报集团合约采购部备案，其中签字盖章页须扫描，合同电子文本须转换成PDF文档。 5.4 合同交底 集中采购中内容比较复杂的合同或我司根据需要交底的合同，由集团合约采购部以书面或现场交底的方式进行合同交底，并相应编制《合同书面交底单》和《合同现场交底单》。 5.5 合同履行及检查 5.5.1 合同订立之后，主办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督；其他 5.5.2合同履行过程中，视具体情况，由成本合约部牵头组织工程部、财务 5.5.3在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时向 5.6 合同签署、编号、变更、解除、归档、保管、使用、销毁等按集团和公司《合同管理办法》及相关规定执行。 6、 支持性文件 6.1《上海上实（集团）有限公司工程项目采购合同管理程序》 6.2《上海上实（集团）有限公司工程项目采购合同交底作业指引》 6.3《上海上实（集团）有限公司工程项目采购合同履约情况检查作业指引》 7、 相关流程及表单 7.1 项目工程采购合同管理流程 7.2《合同（协议）台帐登记表》 7.3《合同书面交底单》 7.4《合同现场交底单》 7.5《整改通知单》 7.6《合同审批表》 公司 年 月合同（协议）台帐登