档案信息服务用户.ppt

第二章 档案信息服务用户 第一节??????档案信息服务用户概述 第二节 用户档案信息需求及其影响因素 第三节 用户档案信息需求的研究方法 第四节 用户的信息心理 第一节??????档案信息服务用户概述 用户是指在科研、技术、生产、管理等各种活动中一切利用档案信息及档案信息服务的社会主体（包括个人和组织），即凡具有利用信息资源与信息服务的一切社会成员，无一例外地存在着利用信息与服务问题，因此所指的用户包括了具有思维能力的一切社会成员。 由于档案信息用户是档案信息服务对象，档案信息服务者只有能够正确区分不同的用户并对其信息需求做到心中有数的基础上，用户的需求才会得以满足，档案信息及其服务的价值才会实现。档案信息利用者的具体特征，直接对其信息需求有影响。 第二节 用户档案信息需求及其影响因素 二、用户档案信息需求的影响因素 （一）内部影响因素 1、用户的职业与工作任务。 2、用户的职责和作用。 3、用户所受的教育及知识水平。 4、用户个人志趣与特点。 5、用户个人的信息素质。 （二）外部影响因素 1、档案服务机构影响因素 2、社会因素： 政治制度和国家方针政策因素。 国家法律和社会道德因素。 社会人口因素。 教育因素。 经济因素。 社会职业状况因素。 第三节 用户档案信息需求的研究方法 1、规范分析方法 2．战略集合转换方法 3、关键因素分析方法 4、过程分析法 5、目标-手段分析法 6、决策分析法 7、社会技术分析法 8、输入-处理-输出分析法 1、规范分析方法 规范分析方法是以用户各类职业工作目标为基础，从用户实际工作和环境分析出发经过目标-功能系统的分析研究，明确用户所需的档案信息范围、类型、提供方式等规范模式，然后按规范标准确定档案信息用户的实际信息需求。 2．战略集合转换方法 战略集合转换是一种从组织目标出发描述组织层次信息需求的方法，W．R．克因(W．R．King)在研究管理信息系统的过程中最先应用了这种方法。比如一个组织当前着重于提高产品的生产效益，那么就需要从现实产品经营出发，分析有碍于提高效益的各种因素，然后围绕这些因素确定用户需要利用哪些档案信息。 3、关键因素分析方法 关键因素分析法的应用旨在确定用户对关键档案信息的需求。例如，管理者的信息需求往往从经营管理的关键因素中推导出来，因此可以设计这样一种方法，即从分析管理的关键因素出发，推导出管理者的信息需求。对此，档案信息服务人员就可以首先要求用户本人确定履行管理职责的要素，然后对诸要素进行归纳和分析，明确对关键的档案信息的需求。 4、过程分析法 过程分析属于一种综合方法，它的基本思想是，处理各种事务是形成用户信息保证或服务需要的基础，因此就可以通过对用户业务过程的系统考察和分析，将反映在过程中的常规信息需求加以提取和确认，适时地提供有关的档案信息。 5、目标-手段分析法 这是一种从用户业务工作目标分析开始，研究用户实现工作目标的具体路线、方法和手段，按工作环节自上而下地推导出档案信息需求的方法。这种分析方法由于比较灵活，因而可以用于确定用户个体、组织或独立部门的档案信息需求。 6、决策分析法 信息需求的决策分析法分为三步：首先，找出并规定决策；其次，确定决策算法或决策过程(使用决策流程图、决策表或决策树)；最后，-确定决策过程中所需要的档案信息。在结构化决策中，决策树分析法对阐明用户的信息需求是十分有效的；对于非结构化决策，则要辅以对决策机制的深层分析。 7、社会技术分析法 社会技术分析法包括社会分析和技术分析两个部分。社会分析确定与社会、组织或人员交互系统有关的档案信息需求，通过系统特征和交互规程的分析来确定需求结构。技术分析是对用户的行为和具体的交往方式的分析，要点是通过信息差异性比较，明确用户特殊的档案信息需求。 8、输入-处理-输出分析法 输入-处理-输出分析是一种系统方法，其依据是系统可以定义为由输入、输出和接受输入、输出的转换过程所组成。这种方法从对目标系统的自上而下的分析开始，通过对目标子系统的分析，将其划为更小的子系统，直到信息活动被定义为一个子系统的独立活动为止。在简化系统的基础上，利用输入-处理-输出分析关系，分层次确定档案信息的需求。 第四节 用户的信息心理 （一）用户档案信息心理研究 用户的档案信息心理是指用户档案信息的需求、获取、吸收和利用等方面的心理。 图2-1-1 用户的档案信息心理过