和平区物业企业档案整理指南(doc 21.doc

和平区物业企业档案整理指南 和平区档案局编制 2007年7 月 物业企业档案整理指南 档案整理的标准文件 1、文书档案按照《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001） 2、基建、设备档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000） 3、会计档案管理办法（财会字［1998］32号） 4、照片档案管理规范（GB/T11821-2002） 5、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995） 6、企业职工档案管理工作规定（劳力字［1992］33号） 有关标准，进行规范化的整理，制作检索工具。 整理原则 遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 分类方案的编制 根据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。 就我们这些企业可参照《天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》制定分类方案。大类为11个，在每一个大类下按照文件材料归档范围及保管期限表者之若干个二级类目；部分二级类目下设置三级类目。（见附表一） 文书档案的整理方法与要求（即党群、行政、经营、物业管理四类档案的整理） 采用单份文件整理方法进行整理。 件的确定原则 （1）企业文件材料原则上每份自然件为一件。 （2）正文（正本）与定稿为一件。 （3）正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。 （4）正文娱文件处理单为一件。 （5）转发文与被转发文为一件。 （6）报表、名册、图册等每本（册）为一件。 2、文件材料归档年度的确定 （1）计划、总结、合同（协议）、统计等材料归入文件内容针对的年度。 （2）请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。 （3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。 （4）会议文件归入会议的开幕年度。 3、文件材料保管期限的划分 企业文件材料保管期限按照永久、长期（15-50年）、短期（15年以下）花粉。具体到每份文件的保管期限请参照《天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》。 4、文件材料的排序 在分类方案的第二级类目下，先按年度分开，在年度下按照不同 保管期限进行排列。也就是二级类目的每一项一年内的文件分别依永久、长期、短期从1排序顺序。 文件材料排列需要注意的几方面问题 （1）同一级类目下，相同年度、相同保管期限的文件材料按照时间结合时间和重要程度排列。 （2）不同级别类目、不同年度、不同保管期限的文件材料不得排列存放在一起。 （3）文件处理单在前，文件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后。 （4）处理材料结论性材料在前，依据性材料在后。 （5）会议文件、统计报表、刊物等材料分别集中排列。 5、文件材料的装订 文件材料按件装订，永久和长期保管的要去除金属物，对于装订成册的刊物、书籍、表册等，不在拆订重装。对短期保存的归档文件不必拆除原有书钉。 （1）文件页数多的采取三孔一线的装订方法。 （2）文件页数少的采取塑料曲别针的装订方式，不得使用胶水或浆糊粘贴。 6、文件材料的编号 归档的文件材料要逐件编号，在文件首页上方的空白处加盖归档章并填写相关内容。 归档章项目包括：机构（问题）、年度、保管期限、室编件号、室编盒号、馆编件号、馆编盒号、全宗号。 归档章格式 全宗号 机构问题 室编件号 馆编件号 01.01 1 年度 保管期限 室编盒号 馆编盒号 2006 C 1 7、归档章各项的填写要求 （1）机构（问题）：填写按分类方案划分的该份文件的类别号。由一、二级类目序号组成，中间用“· ”隔开，例如：01·01表示为党务综合性工作或党组织其它有关会议文件材料。 （2）年度：文件型呈粘度。以四位阿拉数字标注。 （3）保管期限：永久用“Y”、长期用“C”、短期用“D”。 （4）室编件号：按文件的排列次序从“1”编写流水号。 （5）室编盒号：在一级类目下按年度从“1”编写流水号（由企业档案室编制）。如党群管理安排一个流水号，其顺序为，在同一年度内，按照永久、长期、短期的顺序进行排列。 （6）全宗号、馆编件号、馆编盒号可为空。 8、文件材料编目 编目是指编制归档文件目录。也是盒内目录。其项目包括：室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。见附件一 （1）归档文件目录的编制要求 归档的文件材料应依据分类方案和室编件号编制归档文件目录，即按照分类排列的结果，逐类、逐件编制目录。 编目以件为单位进行，在目录中一件只编一条条目，如来文与复文作为一件时，在归档文件目录中只对复文进行编目。 （2）归档文件目录各项填写要求 件号：依归档章件号填写。用阿拉伯数字表注。 责任者：制发文件的组织或个人。即文件的发文机关或署名者，责任制者需填写全称或规范化简称，不可填写“本公司”