第8章档案管理.ppt

第八章 档案管理 第一节 档案概述 一、档案的含义 1、档案是由国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图象、声音及其他各种方式和载体的文件材料,是单位中最原始、最可靠的信息。 2、档案的内涵： 档案是国家机构、社会组织和个人工作中形成的各种文件材料转化而来的，而不是专门编写和制造出来的。 档案的形式是多种多样的。 不是所有的文件都成为档案。 3、文件转化为档案的条件： 文件必须办理完毕而成为历史记录时才能转化为档案，正在起草、印刷、办理过程中的文件材料不是档案； 对日后工作仍然有查考价值的文件材料才需要转化为档案； 按一定规律集中保存起来的文件材料才可能最终成为档案。 4、档案的种类 （1）文书档案、科学技术档案和专门档案 文书档案是反映党务、行政管理等活动的书面文字档案。 科学技术档案是反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。工业生产技术档案、农业科学技术档案、基本建设档案、设备仪器档案和科学技术研究档案等是科学技术档案的重要属类。 专门档案是在某项专门业务活动中形成的档案材料，例如，人事档案、会计档案、财务档案都是重要的专门档案。 （2）公务档案与私人档案 （3）历史档案与现行档案 二、档案的特点 1、社会性。即档案是在社会实践活动中直接形成的原始记录。 2、历史性。即档案是过去已经形成的信息，是过去的记录，而不是正在形成或尚未形成的文件。 3、原始记录性——档案的本质属性，是原始材料的转化物，是真迹，而不是事后另行编写和随意收集的间接材料。 4、确定性。档案内容的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。 四、档案作用 1、档案是工作查考的依据。 2、档案可为经济建设提供丰富的经验。 3、档案是科学研究的基础和条件。 4、档案是宣传教育的生动素材。 五、档案管理的基本原则 1、集中统一：是我国档案工作的组织原则和管理体制 。 2、维护档案的完整与安全：数量上要保证档案的齐全，质量上要维护档案材料之间的有机联系和历史真迹；从物质上力求档案不遭受损害，保证档案的安全，严防盗窃、丢失、泄密。 3、便于利用：是根本目的和基本出发点。 三个基本原则是辩证统一的。实行档案的集中统一管理，维护档案的完整与安全，都是为了便于各项工作的利用。要做到便于利用，必须实行集中统一管理，必须保证档案的完整与安全。所以，前两者是手段，后者是目的。没有集中统一管理和档案的完整、安全，就没有便于利用的组织保证和物质基础；离开了便于各项工作的利用，前两者就失去了意义。 第二节 档案管理实务 一、归档制度 （一）归档文件的范围 （1）重要的会议材料。包括会议的通知、报告、决议、总结、纪要、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、录音录像带、照片等。 （2）上级单位发来的与本单位主管业务有关的决议、决定、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 （3）代上级单位拟制并被采用的重要文件的定稿。 （4）单位对外的正式发文。包括命令、决定、决议、指示、条例、规定、通报、通知等文件。 （5）本单位的请示与上级单位的批复、下级单位的请示与本单位的批复。 （6）本单位反映主要职能活动的报告、总结。 （7）本单位与有关单位协商工作的来往文书。 （8）本单位的各种工作计划、统计报表。 （9）本单位党委、团委、工会的工作计划、报告、请示、批复、会议记录、重要的统计材料及简报。 （10）信访工作材料。 （11）本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 （12）本单位干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 （13）本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料。 （14）本单位及下属单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印信的文件材料。 （15）本单位的历史沿革、大事记及反映本单位重要活动的剪报、照片、录音带、录像带等。 （16）本单位财产、物资、档案等的交接凭证。 （17）本单位编辑的出版物。 （18）本单位外事活动中形成的材料。 （19）同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务，但需要贯彻执行的条例、规定、通知等文件。 （20）下级单位报送的各种报告及统计报表。 （二）归档期限 各单位职能部门一般应在下一年度的6月底向档案部门移交档案，交接双方对移交的各项内容加以确定后，履行签字手续。 （三）归档手续 单位文书部门或业务部门将立好的案卷向档案部门移交时，交接双方要履行签字手续，以作凭证。 二、归档文件的收集 1、将散乱在各部门、个人手中的档案集中到档案室。 （1）收集“零散”文件：收集分散在内部机构、领导人或业务人员手中的重要文件、报告、契约等历史记录； （2）收集“帐外”文件，如单位人员外出参加会议后带回来的各类文件、重要资料等； （3）重视对科技档案