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公文写作基础知识 目录： 公文的基本知识 什么是公文？ 公文的特点 公文的文种 公文的行文关系 公文的格式 公文事务语体的要求 公司常用文件形式介绍 常用公文的写作 通知 通报 请示 报告 函 注意事项 一、公文的基本知识 什么是公文？ 公文的概念 是公务文书的简称。 又称“文书”、“文件”。按2000年8月24日国务院发布，自2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》的规定：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式（格式）的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。” 公司公文 指公司在生产、经营、管理工作中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达国家机关、上级单位的方针政策、部署要求，请示、报告重要事项、指挥生产、布置工作、答复问题、沟通情况、商洽业务的重要工具。 公文的特点 公文的特点 鲜明的政治性 法定的权威性 严格的规范性 较强的实效性 公文的文种 公文的行文关系 按行文关系的分类： 上行文：下级机关 上级机关 下行文：上级机关 下级机关 平行文：同级机关以及不相隶属机关 泛行文：公文可以同时上行、下行或者平行，还向社会公布。行政公文中的公告、通告即属于此类 公文的格式 公文的格式 公文格式是指公文的结构、整体格局及外部组织形式。 包括公文的通用尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分及字体字号等。 公文格式属于形式范畴，是为表现公文内容服务的，也是公文严肃性、权威性的重要标志。 公文的结构 结构：文头、主体、文尾 要素：发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等 文头部分 公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。 主体部分 公文的主体，是公文最主要的部分，其格式包括标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文年月日等内容。 文尾部分（版记 ） 文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。 正文区域不得夹图片、表格 公文有统一的字体、字号以及行距 标题：二号小标宋体 正文：三号，仿宋体（每页22行，每行28字） 公文的结构层次序数有规范，原则上不超过四层。 第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）” 如果层次多,建议一级标题用黑体,二级用楷体,三级用宋体。 带序号行、自然段退两个汉字行文，回行顶格，带序号行尾无标点。 字体字号 公文事务语体要求 公文事务语体的特点： 以记叙说明的明确、规范、简洁为特征 以平实庄重为基本格调 上行、下行、平行的文件均有既定的程式和成套的特点用语 不同文种的固定模式和特定用语说明：（常用举例） 请示----“现将有关事项请示如下......以上妥否，请批示。” 报告----“现将有关情况报告如下......特此报告。” 批复----“现批复如下....../特此批复。” 通知----“现将有关要求/事项通知如下......”等。 标题 　　　*发文机关+主题+文种：《中共中央关于面向21世纪加强和改进党校工作的决定》 　　　*主题+文种：《关于认真贯彻执行中央和地方税务机构征收征管分工有关规定的请示》 　　　*发文机关+文种：《中华人民共和国公报》 　　　*文种：《通知》、《通告》 主送机关：全称、规范化简称、统称 正文 　　*开头： 　　　　　根据式－“根据”、“按照”、“遵照”，增强权威性 　　　　　目的式—“为了贯彻”、“为落实”，直接交待行文目的，清楚简洁 　　　　　原因式—把行文原因表述清楚 主体：主题单一、内容准确、语言简洁朴实、论证符合逻辑 　　*按事物发展的时间顺序排列－会议纪要、通报、大事记 　　*按事件构成要素的逻辑次序排列（时间、地点、任务、过程、原因、结果）－通报、报告、通知 　　*按提出问题－分析问题－解决问题的事理层次为序排列 结尾：简练、直接 　　*对主题再作简要概括或强调 　　*强调行文目的或陈诉行文要求 发文机关（印章） 　　*一般情况 　　*联合发文的情况 发文日期 二、公司常用文件形式介绍 公司常用文件形式（四） 四、分公司会议纪要 适用于以分公司名义，记载、传达分公司各类重要会议情况和议定事项等。签发人为会议主持人。发文字号为“焦移纪要〔XXXX〕XX号”。 分公司2010年第4次生产经营分析会议情况通报 把握重点：公司管理层参加并主持会议。 三