高效会议技巧与实务.pptVIP

Sunny 工作室 第一章：策划会议 Jennifer Lee 高效会议是指既有效率又有效果的会议。 一、评估会议成本 直接费用 时间成本 效率成本 小看板 对会议成本的计算，还有一种简单的方法，比较适合对于小型会议的粗略评估。这种方法被称为伍德法： 将所有会议成员的年薪总额，并加上薪水总额的25%—40%作为其他费用。按照一年260个工作日，每天工作8小时，全年124,800分钟，将费用换算到每分钟。再将会议可能进行的时间精确到每分钟，最后将两者相乘，得到会议的总费用。 二、确定会议成功标准 有明确的目标 最终达成决定 有效率 杰克.威尔奇(GE前总裁)提出,可以站着讲,就不要坐着谈 可以立即沟通,就不要进入会议室 沟通必须留下纪录 三、核定举行会议的必要性 需要进行信息交换 需要整合不同意见 涉及多方面的工作安排 准备不足 前途渺茫 没有更优的替代方式 四、选择会议的替代方法 自己解决 单独交谈 通知或告示 问卷调查 电话或信函 口头传达 实例 1 多重选择 王经理刚上任，发现部门员工,工作时缺乏积极性，他很希望了解其中原因，于是召开了一次会议，但在会议上，他发现员工们并不承认自己缺乏积极性，并且有些顾虑回避原因。 替代会议的方法 于是王经理决定改变方法，他先找到了比较敢说的小刘私下面谈，了解到问题可能出自两名员工身上，这两名员工是副总经理的亲戚， 副总经理的权势造成了这两人在部门内虽然无所作为，但却总是多得很多利益。 王经理又通过不记名调查问卷的形式向大家了解了进一步的情况，找到了问题的根源所在。于是直接向董事会反映，董事会将以权谋私的副总经理降职，并将他的两位亲戚开除。 之后，王经理又发了一个通知，要求大家调整心态，提高工作积极性。虽然再没有召开一次会议，但部门风气却迅速地成功好转了，部门的效益也随之不断上升。 你是一位刚上任的行政总监，你发现同仁有浪费公司资源现象，请问您会选择那种方式，来改善这种情况？ 五、明确会议的目标和诉求 明确召开会议的主要原因 根据原因确定会议的目标 再度审核会议的原因和目的 报告型（例会、宣布、结果） 讨论型（原因、解决方案） 小看板 会议目标的具体形式有若干种，例如： 与会者对一个观点和项目等两方面的共识 与会者对一个和多个问题解决方案的选定； 讨论、达成一项决议。 实例 2 会议能有效解决问题吗 市场销售部门的黄经理注意到刚刚过去的一个月中，广告的投放量、广告质量和销售量都明显下降了，但营销费用却并没有减少。于是召集几个业务骨干开会讨论，希望能从中找到根本原因。 然而会议开始后，一名员工提出销售量的减少是由于销售渠道有问题，但另一名员工却反驳说现在的销售渠道没有问题，而是产品本身有问题。于是与会者分为两派，在会议上激烈地争论起来。黄经理自己觉得似乎是产品有问题，但是会议已经失去了控制，最后会议开得毫无结果。 实例 2-1 请问：这次会议为什么会失败? 黄经理在开会之前并没有明确会议的原因和目标，虽然大的原因是由于销售量的减少，但与其联系的目的是找到广告情况、营销费用与销售量升降之间可能的关系。 销售渠道或产品问题不应成为会议的目的，更不应成为会议的主题。由于黄经理对会议原因和目的的不明确造成了会议最后的失控及流产。 六、选择召开会议的形式 两方会议 非正式会议 集思广益会议 紧急委员会 常设委员会 正式会议 展示会议 公开会议 七、使各种形式的会议达到最好效果 两方会议：仔细收集对方尽可能多的有用的信息，做好会前的充分准备。 非正式会议：明确议题，争取足够的时间来研究议题 集思广益会议：最大限度地让周密设计议程，符合法定条款的规定。 展示会议：把握展示者现场表现，进所有的与会者积极参与会者积极参与讨论。 紧急委员会：设计好议程，对固定与会者角色进行妥善分工。 正式会议：营造严肃的会场气氛。 公开会议：周密设计并安排议程，合适的宣传。 八、把握各组织间的会议 己方组织内部保持统一意见 尽量多收集与会组织和代表的相关信息 会议中己方成员相互密切配合 实例 3 1993年的东京七国首脑会议上，美国给地主国准备有关代表信息的指南，但这份信息指南有些地方却错了。 意大利总统实际上没有实权，也没有参加会议，但却被说成是代表领队，而意大利总理才真正掌握实权，而且作为代表领队出席了会议，却没有被美国列入给代表指南。 意大利的另外两个主要代表，财政部长和外交部长，也同样没有被美国列名，更令人莫名其妙地是意大利中央银行行长根本没有参加会议，而他的详细材料却被列出。 由于美国给地主国代表指南的错误，导致会上的各国代表出现了一些失误，令同为与会国的意大利代表非常不满，也成为了当时国际舆论界的最大笑柄。 九、利用网络来举办会议 营造一个良好的网络会议电子系统 确定召开会议的必要性