办公自动化讲义2011修订.doc

办公软件应用提高 适用各个专业 作者：吴丽杰 王小立 江昕 安徽电气工程职业技术学院前言 随着计算机和互联网的迅速发展，改变了人们的生活、学习和工作方式、推动着世界各国经济的发展和进步。目前，计算机、通讯、办公自动化工具进一步走向融合，计算机已经称为办公自动化最基本的工具。办公自动化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机结合在一起，应用于传统的数据处理技术难以处理的数据量庞大的、包括非数值信息且结构不明确的办公事务上，有效地提高了办公质量和办公效率。 在这样的背景下，熟练使用办公软件进行工作和管理已成为办工人员必备的基本技能。本书从软件应用的角度出发，以Office2007和Visio 2007办公软件为平台，介绍了办公中常用的文字处理、数据处理、演示文稿、技术绘图等功能。 本书的内容主要包括四个模块：Word 2007、Excel 2007、PowerPoint 2007和Visio 2007，包含了办公中常用的知识，内容全面。为使学生深入掌握软件的使用，本书精心设计了与实际应用紧密结合的课堂练习，力求通过具有针对性和实用性的课堂练习、使学生快速掌握软件的应用技巧。 本书第二章由王小立老师编写；第四章由江昕老师编写；第一章、第三章由吴丽杰编写。最后由吴丽杰统稿。 本树在编写过程中，得到了安徽电气工程职业技术学院各位院领导，自动化与信息工程系杨圣春主任以及信息技术教研室全体老师的大力支持。在此表示诚挚的谢意。 由于作者水平有限，错误和不足之处在所难免，敬请各位读者批评指正。 联系地址：安徽电气工程职业技术学院自动化与信息工程系 E-mail：wwlljj.my@163.com 编者 2010.8月目录 目录 I 第一章Word 2007 1 第一部分常规应用——制作“同学会邀请函” 1 1、Word 2007的操作界面 1 2、文本的编辑 2 操作练习1-1 2 3、格式的设置 2 一、字符格式的设置 3 二、段落格式的设置 3 三、页面格式的设置 4 四、打印设置 4 操作练习1-2 5 4、表格的制作 5 一、创建规则表格 5 二、创建不规则的表格 6 操作练习1-3 6 5、使用图形对象 7 一、插入形状 7 二、插入图片 7 三、插入Smartart图形 7 四、插入艺术字 8 五、插入文本框 9 六、插入符号 9 操作练习1-4 9 6、邮件合并 10 操作练习1-5 11 7、综合练习 12 第二部分高级应用—长文档处理技术 13 ——编辑“办公自动化讲义” 13 1、制作纲目结构 13 第一种情况：先创建纲目结构，再完成内容。 13 第二种情况：设置内容已完成文档的纲目结构 14 操作练习2-1 15 2、制作目录 16 一、 创建目录 16 二、 修改目录 17 三、 更新目录 18 操作练习2-2 18 3、页眉和页脚的设置 18 一、分节符的使用 18 二、设置页眉页脚 18 操作练习2-3 19 4、题注、脚注和尾注、书签的设置 20 一、题注的设置 20 二、脚注和尾注的设置 21 三、书签 21 操作练习2-4 22 5、多文档合并 22 操作练习2-5 22 6、批注 22 一、新建批注 22 二、删除批注 22 三、删除特定审阅者的批注 23 四、添加或更改批注中使用的姓名 23 7、修订 23 一、编辑时进行修订 23 二、关闭修订 24 三、更改标记显示方式 24 四、比较文档 24 五、合并修订文档 25 8、审阅文章中批注和修订 25 一、按顺序审阅每一项修订和批注 25 二、一次接受所有更改 25 三、一次拒绝所有更改 26 四、按编辑类型或特定审阅者审阅更改 26 操作练习2-6 26 9、综合练习 26 第二章 Excel2007 27 1、Excel2007的操作界面 27 2、 新建工作簿 28 3、数据的基本编辑 29 3.1 对象选取： 29 3.2 数据的输入 30 3.3 单元格数据的修改： 31 3.4 数据的填充： 31 操作练习2-1 32 3.5 插入和删除 33 3.6 单元格的移动和复制 34 3.7 工作表的移动和复制 35 3.8 数据的导入与导出 35 操作练习2-2 36 4、公式与函数 37 4.1 公式的输入 37 4.2 公式中引用其它单元格： 37 4.3 函数 38 4.4 公式审核工具： 41 操作练习2-3 42 5、格式设置 43 5.1 样式功能区 43 5.2调整行高和列宽： 44 5.3隐藏行、列、工作表 44 5.4 锁定单元格和保护工作表 44 操作练习2-4 46 6、数据分析 47 6.1数据区域与表 47 6.2 排序 47 6.3 数据筛选 47 6.4数据库函数 48 6.5 分类汇总 49 6