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紫晶文档一体化管理系统AMS 使用手册 1 系统安装说明3 2 系统使用说明5 2.1系统 2.1.1 系统使用流程5 2.1.2 系统参数设置5 2.1.3 库参数设置6 2.1.4 用户管理8 2.1.5 收发文年度设置8 2.1.6 分类大纲管理9 2.1.7 分类表管理10 2.1.8 主题词库设置10 2.1.9 数据管理11 2.1.10 其他门类档案管理12 2.2 数据库/全文维护 2.2.1 强制解锁12 2.2.2 数据库系统处理12 2.2.3 机读目录数据转出12 2.2.4 日志库检索13 2.2.5 日志库加密导出13 2.2.6 浏览加密日志文件14 2.2.7 全文目录管理14 2.2.8全文文件管理15 2.2.9 全文扫描管理16 2.2.10全文文件加密压缩16 2.2.11全文文件解密还原17 2.3 公文管理/归档 2.3.1 收文管理17 2.3.2 发文管理18 2.3.3 公文处理表格和收发文簿打印18 2.3.4 自动归档20 2.3.5 人工归档/卷(盒)内文件调整22 2.3.6 封面编辑和打印24 2.3.7 归档文件目录编辑、打印/文件级数据录入24 2.3.8 备考表、脊背的编辑打印25 2.3.9案卷目录、全引目录打印26 2.3.10 档号批量替换26 2.3.11 件号处理27 2.3.12 案卷(盒)批量处理27 2.3.13 分卷及合卷27 编目检索/利用 案卷级检索28 文件级检索29 收文检索30 发文检索30 借阅参数设置30 借阅管理31 归还31 催还32 鉴定/移交 鉴定登记32 移交登记33 报表 报表种类34 基本情况年报34 数据交换/网上发布 数据交换35 Internet 网上数据发布36 系统辅助功能模块 主题词自动标引37 分类号自动标引38 全文浏览38 字体设置38 快速/高级检索39 打印预览和页数设置40 多级排序41  1 系统安装说明 将计算机的显示分辨率设为至少800x600。 在光驱中插入《紫晶文档一体化管理系统AMS》产品光盘，系统会自动进入如图1所示的安装界面。 图1 选择安装目录文件夹。 可以单击“磁盘开销”按钮，查看当前各磁盘的剩余空间数，以便选择安装目录，见图2。 图2 单击“下一步”，出现确认安装界面，见下图。 图3 确认安装后，系统将在用户指定目录中安装紫晶文档一体化管理系统。 安装完毕后，用户桌面上将出现“紫晶文档一体化管理系统”的图标，单击该图标就可以进入系统。 初始的缺省用户编号为root，其初始缺省口令 AMS系统注册 运行AMS安装光盘（或由合法代理人提供的软盘）中注册系统子目录中的执行程序AmsReg.exe，进行正版用户的注册；所有未经过合法注册的软件将得不到正常的使用权限。注册界面见图4。 图4 2 系统使用说明 系统 系统使用流程 本系统提供文档一体化管理和对已归档档案的电子化管理功能，其工作流程分别为： 若进行文档一体化管理，需要在日常公文处理中使用AMS录入文件数据。文件流转完成后，由系统对文件进行自动或人工归档，形成档案。其工作流程为： 公文管理(文件归档(档案整理(编目检索/档案管理 若要将已归档的档案输入AMS系统进行电子化管理，则按以下步骤进行案卷级/文件级的录入： 在人工归档处输入一个新的案卷(盒)档号，对系统提示进行确认，然后保存。 点击该界面下面的按钮或进入档案整理模块中相应的封面、归档文件目录、备考表、脊背等子模块进行该卷(盒)的数据录入和编辑。 在相应模块中完成其他工作(如归档文件目录打印等) 系统参数设置 选择主菜单栏第一项系统中的系统参数设置，进入如图5所示的画面。 档号格式 档号格式选择后应保持稳定,不能随意改变;否则会引起系统数据混乱。 用户也可以根据实际情况，用分隔符-将档号中的每一项设置成用户所需要的内容。 口令长度 本系统口令的最大长度为10个字节，0表示不做限制。 全文文件存储方式 全文文件的加密压缩存储可以保证全文文件的安全,但是一旦采用加密压缩，会牺牲全文的浏览速度。 如果采用加密压缩存储方式,全文文件名遵循以下规则:如果原来的全文文件名为abc.jpg,则在数据库中记录该全文文件名仍然为abc.jpg; 但是实际的物理存储文件名,由系统自动经加密压缩过程而处理为abc_jpg.sma 卷内(归档)文件目录录入方式 该功能确定在档案条目录入时，是采取页数方式还是页号方式。 采用页数方式录入时，系统会自动计算相应的页号。 采用页号方式录入时，当整卷录入完毕后，必须执行模块界面右上角的计算页数功能，计算相应页数。 图5 库参数设置 密级设置 用户自己可定义密级表为该系统用户密级