第6章 写作1.pptVIP

第六章 写作 中国国民党中央委员会马英九先生：　　值此先生当选中国国民党主席之际，谨致祝贺。由衷期望贵我两党与两岸同胞一道，继续为推动两岸关系和平稳定发展、共创中华民族美好未来而努力。 本章主要内容 写作与写作要则 写作方法与写作能力提高 第一节 写作与写作要则 写作是一种重要的沟通方式 章程、职务说明书、计划、商务交往信函、内部刊物、财务报告、市场调研报告等等 小结、体会、自我批评、合理化建议、贺信、贺电、慰问函 写作是一种特殊的沟通方式 写作给予了充分的思考时间 可以实现多向信息传递 无需其他的一些辅助条件 可以较好地记录当初的沟通情况并能容易地保存下来，是真相对较小，易于发展成为正式的文件，甚至具有法律效力 不需要很强大的硬件设施，但需要能驾驭手中的笔。一旦成文，纠错的代价往往较大 第一节 写作与写作要则 写作是一个不断发展的概念 写作的三个必要条件 写作表现为文字形式 写作具有一定的创新性，是在做一件别人没有做过的新的事情，而不是简单的记录和摘抄 写作是一种有意识的沟通活动 写作要则 正确 清晰 完整 简洁 第二节 写作方法与写作能力提高 写作过程 准备过程（收集资料，组织观点，提炼材料） 成稿阶段 修改阶段 材料的收集——技巧 明确写作目的 坚持“多多益善”的原则 从身边的资料开始找起 尽量利用高科技手段 注意积累 组织观点：将获得的观点信息组织成图表 带有数字标识、用大写字母拼写的传统线性提纲； 环状观点图（主要论点位于中间，次要论点呈环状分列在周围）； 单项展开的观点图（次要论点分布在主要论点的一侧）； 金字塔形观点图（次要论点位于主要论点的下方）； 信息组织蓝图 甘特图、卡片、即时贴，以及其他能够为你服务的办法 信息组织蓝图 直接看到观点的不同层次，以及它们之间的关系 容易进行修改 有利于产生新想法 信息组织蓝图示例 其他标准商务写作观点图 构建观点图时，应当确保 每一个上一级观点都是概况总结 所有同级分支是同类的 同级分支的数量应当有限制 此外，注意 怎样强调观点：直接还是间接 如何组织策略性信息 提炼材料的技巧 设想读者只是浏览 概况你的观点 “灌输”你的观点 使用“电梯间”技巧 采用“繁忙老板”技巧 起草文章 不要在乎写作顺序 不要边写边改 使用打印件 安排时间间隔 修改文稿 从策略上进行修改 沟通者策略 沟通对象策略 信息策略 渠道选择策略 文化背景策略 从宏观上进行修改 按照“高浏览价值”的要求设计文章 采用明显的结构化标志显示连接 有效地分段分节 从微观上进行修改 避免过分啰嗦和冗长的词句 使用适当的文体 注意格式 就正确性进行修改 检查措词、语法或标点符号方面的问题 编辑：倒金字塔 特殊情况下的写作 克服思路的堵塞 采用电子邮件 集体协作创作 克服思路堵塞的技巧 改变写作任务 先写其他部分 先写出你的标题 重温一下观点图 做一做非文本部分的工作 改变自己的活动 休息一下 与你的读者“交谈” 谈谈你的观点 读一读或谈论一下其他东西 改变自己的固有观念 放松“规则”对自己的束缚 对工作进行细分 在每页的顶部都打上“草稿”字样 降低对自己的期望 预料到写作的复杂性 电子邮件的写作 在下列情况下不要使用电子邮件 特别生气或极端反对的时候 需要传达敏感的、与业绩有关的，或负面信息的时候 需要与沟通对象有互动，需要看见沟通对象或听到沟通对象的声音时 需要机密性或隐私性时 电子邮件的写作 认真编写主题行内容 一定要有主题，便于领导和其他同事按主题检索 主题要具体 如果需要读者的行动的话，使用动词 认真编辑第一屏幕所包含的内容 提纲挈领，如果需要事无巨细的汇报，请放在附件里面 需要有适当的背景资料，不要以为领导什么都知道，但忌多 不要太多自己的分析，领导不比你笨，至少不要表现出来 不要只提出问题不提出解决方案，方法要委婉 整个内容的阅读时间尽量不要超过十分钟。太复杂的需要面对面汇报 电子邮件的写作 关于TO，CC，BCC，FW TO：收件人，即主要阅读这邮件的人。 CC：抄送给需要了解信息的相关人等。喜欢事必躬亲的直接主管，需要给予支持的领导，或者需要用于敲山震虎的领导 BCC：加密抄送人，一般为你的下属。 如，你需要别的部门做一件事情，to部门经理；为了得到老板支持，cc老板；事情执行的如何，需下属跟进，bcc下属。再口头嘱咐下属一声。 FW：转发。将简单的事情直接转发给你的下属去处理。加个批示：XXX，pls follow. 有些超出你权限的事情需转发给领导，请领导批示；有些需领导知晓的信息也转发一下。给领导转发时最忌讳仅仅写个FYI（for your information，仅供参考）。 电子邮件的写作 关于优先级——慎重使用，以免引起反感 关于群发 只给必要的人发送。记住：邮件数量多的人收到不相关的