新OA简易操作说明---个人办公篇.DOC

协同办公系统简易操作手册 -----“个人办公”篇 一、系统登录 系统地址： （或从学校主页右上方“数字广大”进入） 登录帐号：在原五位工号前加1，初始密码为身份证号后六位。如果您的身份证号最后一位是字母，请尝试用大写的字母登录（具体情况以人事档案中大小写为准）。按钮可切换进入OA系统。 二、用户界面 图1 系统的首页样式目前是上图所示（随着系统完善会做响应的调整），普通用户目前能见到的模块是：公文管理、公告管理、个人办公、资源服务、下载专区（通知公告和资源服务中的信息会逐步推出）。这篇说明主要介绍个人办公的相关模块，现阶段开放的模块如图2所示： 图2 三、个人办公模块使用说明 1、电子邮件 电子邮件模块主要用来进行校内用户之间信息、文件的传送（即内部邮箱），同时也提供校外邮箱的管理功能（即外部邮箱），邮箱的使用、管理跟我们普通的电子邮箱理念一致。每一用户都有确定的空间容量，收信和发信都将占用空间，若用户不定时对自己的信箱进行清理，将会影响用户的收发信功能。 内部邮箱 1）接收信件 默认情况下，用户进入该模块显示收件箱的页面，界面如图3，选种某份信件，用户可以对邮件进行查看、回复、转发以及删除操作，并在信息的后面标识是否已查看标记。默认情况西，接收和发送都是对OA系统而言（即内部邮箱功能），文件的传送是发生在OA系统中的。 图3 2）发送信件 在图3的页面中点击“写信”可以进入写信界面如图4， 图4 在“发件人”表单中，系统自动将发件人的实名自动填写，在“内部收件人”表单中，点击“选择”进入界面5，用户要对自己的发送对象进行选择、查找，默认情况是显示部门人员信息，用户可以对人员姓名进行搜索。 图5 用户也可以对自定义的群组发送信件，通过选中图5中选项，如图6，可对公共组或用户自己定义的组对象发送邮件。选中的对象应加入到右边的框中，确定后即可。 提示：目前用户自定义功能正在完善中。 外部邮件 （这部分功能尚待完善，关注相关的通知信息） 点击“邮箱设置”，如图所示，那么由站内邮件转换到站外邮箱， 点击“添加邮箱”按钮，会打开邮件服务器设置页面， 输入邮箱帐号，以及密码后，保存。在页面中会自动出现服务器信息。 选中记录后，点击“测试”按钮，就可以对此邮箱帐号是否可以连接成功。 选中记录后，点击“修改”按钮，打开修改页面： 可以对服务器等信息进行修改。 设置好网络邮件帐号后，OA就相当于一邮件管理软件（如outlook，foxmail等）的主要功能了，可以进行邮件发送操作。 双击邮箱的地址信息，打开页面： 其他操作与站内邮件类似，具体参考站内邮件。 2、待办事宜 该模块主要是对跟自己工作相关的事务进行管理，参与了某些事务流程的用户在该模块可以进行事务处理，比如公文审批，文件交流（详细见后面模块说明）等。 3、已办工作 该模块能够对跟自己工作流程相关的信息进行查看，并跟踪工作流程的处理状态，在该模块用户可以自行将信息回收（即删除）以清理页面。 4、即时消息 该模块是提示用户跟自己相关的业务进行及时处理的功能。如：收发文、通知公告、邮件、校务公开等，但凡跟用户相关的任何信息都在此处提示。并在屏幕右下脚弹出提示窗。 5、个人名片 此模块是对个人信息进行维护。维护好的信息会在公共服务栏目下的公共通讯录中显示以提供给学校其他用户查看。 6、网络存储 点击“个人办公”-“网络存储”进入网络存储模块，在该模块相当于一移动硬盘，用户可以自行管理自己的文件，甚至将自己的文件或文件夹共享给指定的人员。 中间显示空间信息 包括容量进度条、总空间、已经使用和剩余使用量 注：出现“您的网络硬盘空间尚未分配，请联系管理员！”将看不到上面的界面。需要管理员在后台的系统维护中磁盘管理中给用户分配空间。 点击“新建文件夹”按钮，弹出新建文件夹框 输入文件夹名称选择文件夹目录单击确定保存。 在文件列表双击文件夹目录进入选择的文件夹。 点击“上传”按钮，弹出上传文本框 点击“添加附件”按钮，弹出文件选择框，选择上传的文件。在操作栏里点击“删除”按钮可以取消选择的文件，上传位置中选择文件存放目录，点击开始上传上传文件。 点击“下载”按钮或双击文件下载选中的文件 点击“删除”按钮删除文件，要删除文件夹，必须先删除文件夹下面文件或子文件夹 选择单个文件(共享单个文件)或者文件夹(共享整个文件夹)点击“共享”按钮打开共享对话框 点击“查询”按钮选择共享用户。点击保存按钮确定共享。在列表主页当前所在位置：栏目下拉列表选择共享目录，显示共享给当前用户的文件和文件夹在共享列表页面点击下载或者双击下载共享的文件。 7、文件传阅 该模块主要提供校内信息交流功能，在此模块中主要提供一对多的信息传阅，并可以跟踪每个人的查看情况，以及信息回复。普