电子文件文档一体化管理中问题.docVIP

电子文件文档一体化管理中的问题 　　随着电子政务和电子商务的出现和发展，现在我国已进入纸质文件和电子文件共存，纸质档案和电子档案共存的时代。为了确保电子文件的真实性、完整性、有效性，档案工作人员必须对其进行前端控制、全程管理，这必将导致文件管理和档案管理的模式发生深刻的变革，使得档案工作者呼唤多年的“文档一体化管理”势在必行。但要付诸实现，目前仍存在若干制约因素，还需要做许多工作。 　　 　　一、管理模式应改变 　　 　　在单一的纸质文件时代，传统的档案管理模式是，由各单位业务部门将纸质档案文件立卷、定期向本单位档案室归档，在档案室保管若干年后再向档案馆移交，由档案馆负责永久保管并向社会提供利用。而现在我国已进入纸质文件和电子文件共存的时代，传统的档案管理模式已不适用于电子档案的管理。为了保障电子档案的真实性、完整性、有效性，必须对电子文件实行前端控制、全程管理，即采用文档一体化管理模式。 　　 　　所谓电子文件的“全程管理”，就是档案部门把电子文件从运行、保管、维护再到利用的全过程加以控制，从“源头”提前介入文件的管理工作。“前端控制”是现代文件管理理念的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程，它要求把一切能够提前进行的、使文件能够作为档案进行管理的控制措施，一律提前到文件生命周期的最前端进行。不论是档案鉴定，还是包括信息整理在内的编目、著录、标引等档案管理行为都完全融人文件办理运行程序之中同时进行。这就是我们要追求的文档――体化管理，它使“文件”与“档案”，“文件管理”与“档案管理”阶段再也不能明确区分开来。 　　要实现文档一体化管理，可在档案馆建立“数字文件中心”和“数字文件目录中心”，也即建立“数字档案文献数据库”和“数字档案目标数据库”。各单位形成的电子文件在经过整理、鉴定、编目、著录标引之后，在本单位档案室归档保存的基础上，同时通过公共信息网(互联网)向档案馆的“数字文件中心”移交一份，即所谓的“适时归档”档案馆对存入“数字文件中心”的电子文件(档案)实行统一管理、维护和利用。电子文件若需要保密，档案馆应按照各单位档案室标注的密级严格保密，对“机密”级以上的电子文件应采取特殊的管理措施。各单位档案室对已归档的电子文件如有调整补充，应及时与档案馆联系；档案馆若对电子文件进行鉴定，应听取档案形成单位的意见，并将鉴定结果通知档案形成单位，确保馆、室永久和长期保管档案的一致性。 　　实施文档一体化管理后，各单位既可以到本单位档案室查阅电子文件，也可以直接通过网络访问“数字文件中心”来查阅本单位形成的电子文件，还可以按照权限查阅非本单位形成的各类文件。对存人“数字文件中心”并可以公开的电子文件，还可以通过网站向社会公布，为社会提供利用服务。 　　 　　二、标准、规范应统一 　　 　　由于管理体制不统一，造成文件工作和档案工作的业务标准、规范的不通用、不统一、不协调，成为实现文档一体化管理的障碍，主要表现在： 　　其一，标准、规范制定不同步。如1999年档案行政主管部门新发布的《档案著录标引规则》，其中就将国家标准《国家机关公文格式》(GB9704-1988)作为引用标准。而后者由于长期未修订内容滞后，1999年底文件主管部门已发布了新的《国家行政机关公文格式》，并于2000年1月1日施行。 　　其二，标准、规范不通用、不统一。如国务院办公厅和国家档案局各自为文件工作和档案工作制定的《主题标引规则》和《主题词表》，二者之间相互不衔接、不统一。这就使得文件工作的许多手工劳动成果，如文件的登记、著录、主题标引、分类标引不能为档案部门直接运用；同样，档案部门比较成熟的若干行业标准、规范等也难以为文件工作部门所利用，造成工作的重复进行和人力的极大浪费。 　　由此可见，制定通用的、统一的文件工作和档案工作的业务标准、规范这一问题，需亟待解决。 　　 　　三、管理系统应整合 　　 　　由于受我国文件和档案分开管理传统模式的束缚，迄今为止，办公自动化系统(OA)与计算机档案自动管理系统是相互独立的两个管理系统。目前，不少名为“文件和档案一体化管理系统”，其实也只是将文件管理和档案管理并列而并非合在一起，仅仅是将办公自动化系统产生的数据自动导人档案管理系统而已，这决非是真正意义上的文档一体化管理系统。电子政务、电子商务在网络环境下的文档一体化，使得传统意义上的“文件”和“档案”的界限难以截然分清。归档文件的真实性、完整性、有效性要在文件生成阶段就要加以控制，鉴定、编目、著录、标引等工作也要在文件生成和处理阶段进行。因此，研发能够覆盖电子文件全部活动，将部分“档案管理工作”前置到“公文处理工作”中的文档一体化计算机管理系统，是实现电子文件的文档一体