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人事档案质量问题及应对办法-人力资源 人事档案质量问题及应对办法 刘华 烟台市牟平区渔港监督站 刘京 烟台市牟平区中医医院 摘要：人事档案质量存在较多的问题，与填写人员及审查人员的责任心及相关制度不健全有关。加强责任心、健全完善人事档案搜集归档制度、管理考核制度、监督管理机制是提高档案质量的关键。 关键词 ：人事档案 质量问题 应对办法 一、人事档案质量存在的问题 1.内容失真 一是前后内容不符：如参加工作时间、入党（团）时间、出生日期等前后不符，特别是参加工作、入党（团）的月份不准，有的前后不连续，出现空月，有的重叠，一份档案出现不同的时间。二是名字用字不准，出现多个别字，如“慧”、“惠”不分、“君”、“军”不分等，导致一份档案出现多个不同的名字。三是不写曾用名，也没有说明，导致不能归档或归档错误。四是不真实反映个人情况，如年度考核表中，本来年度考核等次为“合格”，自行填写为“优秀”，本来未取得荣誉，自己随意填写为获得荣誉，本来长年休病假，却写上“身体健康”等。 2.归档材料不全 第一，个人履历表、年度考核表、学历、职称、工资等材料缺乏或不完整，如一些荣誉，登记表中有，但没有证件。履历表、年度考核表缺失，有的少一年，有的少几年，或表中内容不全，应填未填，如简历、学习经历、获得的荣誉等，均省略不填。第二，材料收集不及时，人员调离时应归档材料未及时归档；再次是临时借阅、单位撤并调整、人员调动时，传递、交接不规范导致遗失。学历证书、资格证书、继续教育合格证书、考试考核成绩、试卷、入院考试成绩、试卷等缺失。个人受单位或上级机关处理的通报、意见等缺失。 3.管理滞后 人事档案数量逐年增加，但管理还基本处于传统、原始的手工操作阶段，加上管理人员身兼数职、缺乏责任或调整频繁等原因，自然导致管理质量低下，无法实现人事档案管理的信息化。 4.填写不认真 一是字迹潦草，不好辨认。二是涂改、描抹等痕迹较重。三是页面损毁、掉页、缺失等。 二、原因分析 缺陷的原因与归档人员及档案管理人员的责任心有直接关系。建立健全档案搜集、整理、归档制度及有效的监督考核制度是保证档案质量，预防档案缺陷的重要保证。 三、应对办法 1.建立完善人事档案搜集及归档制度 要坚持有章可循、有规可依、按章办事，做到明确归档范围和要求，主动收集材料，全面反映情况，确保严谨科学；遵循“取之有据，舍之有理”原则，及时鉴别、更新、补充归档材料，确保准确完整；健全完善借阅制度，确保及时收回；规范档案使用，延长使用寿命，确保档案安全。 第一，搜集的内容应主要包括： 履历、简历表、各类登记表如学生登记表、学习成绩表、毕业生登记表等。 学历证明、学位证明等。 年度考试表、鉴定材料、定期考核材料等。 评审专业技术职称和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料如：专业技术职务人员情况简表、业务工作总结、评审专业技术职务任职资格申报表、套改和晋升专业技术职务审批表等。 党团组织形成的有关材料，如入党、入团志愿书等。 表彰活动形成的有关材料，如先进工作者、通报表彰等。 纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料，如处分决定、上级批复、法院判决书等。 干部任免、调动等工作中形成的有关材料。 劳动工资等工作中形成的有关材料，如转正定级审批表、工资变动审批表等。 第二，科室和职工没有交送人事档案材料的意识，相对比较容易遗落在个人手中的材料有：在职学历教育的相关材料；更改姓名形成的材料；加入民主党派的有关材料；部分奖励材料；党代会、人代会、政协会、工青妇等群众团体代表会等形成的登记表、简历、政绩材料等。档案管理人员发现科室或个人送交归档材料不符合要求时，应及时通知补送或补办手续。 第三，完善计算机信息化管理系统，通过计算机管理，掌握形成职工人事档案材料的信息，建立联系制度，全面收集新形成的职工人事档案材料。 第四，采用表格化的年度人事档案材料定期收集制度，对漏交忘交等收集工作中的实际问题起到了一定的督促改正作用。 2.建立完善档案管理考核制度，强化责任心 第一，加强档案管理人员业务能力与责任意识。档案管理人员应树立高度的工作责任心，充分认识干部档案工作的重要性，严格制度从自己做起，及时、准确、安全、全面地进行转递工作，杜绝误转、自带等现象的发生。对归档材料从源头抓起，严格把关，对于不符合规定的归档材料坚决退回，不予接收