档 案 管 理 办 法818.doc

档 案 管 理 制 度 第一章 总 则 第一条 为加强档案管理，确保档案的完整和安全，逐步实现档案管理规范化、现代化，更好地服务于集团的各项经营活动，结合本公司实际,特制定本规定。 第二条 档案是集团公司及下属子公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的全部文件、材料的总和，包括文件、合同、证照、报表、账册、录音、录像、光盘、图片、实物、图纸、技术资料等所有档案。（范围） 第三条 集团行政中心是集中、统一管理档案的机构，负责收集、整理、保管集团公司所有的档案以及各子公司相关档案，并利用档案为公司的经营管理服务。 第四条 各子公司档案统一由各子公司行政管理部门存档管理，每年第一季度完成上年度档案归档工作，并向集团行政中心报送档案目录（含电子版）；集团各部门档案按归档时间要求定期向集团档案室移交。 第二章 立卷归档 第五条 集团各部门在工作中形成的各类文件、材料必须统一归档，定期向档案室移交，任何人不得据为己有。 第六条 各部门应指定专人负责本部门文件、材料的收集、整理与归档，应积极主动地将本部门档案收集齐全，随时掌握各类信息，经常督促经办人员及时移交手中的档案。并及时向档案室移交。（移交日期） 第七条 档案的收集与归档时间要求： 一、财务档案由财务中心制定《会计档案管理办法》自行归档管理。 二、人事档案中的在职员工档案由集团人力资源中心自行归档管理。 三、工程类档案在单项工程竣工验收并结算后一个月内，将工程竣工验收资料包括有关图纸、验收资料、招投标资料、承建合同、主材质检报告等收集整理齐全，移交档案室归档。 四、合同类档案应设立合同登记台帐，各部门在合同签订完毕后留存一份原件在档案室存档。 五、外出参观学习、考查和参加各种会议的员工回公司后三天内将有关会议文件、声像资料、课件等资料交商学院，由商学院甄别是否归档。 六、领导来访、开盘、开业、营销策划等大型活动，应在活动结束后三天内由品牌战略中心将有关文字资料、声像照片等资料收集并移交档案室。 七、各种对外报表、公司设立、变更、年检的上报材料及荣获的奖牌、荣誉证书等在办理完毕后三天内、各种证照原件应在办理完毕当日内，由经办人及时交档案室归档。 八、各部门的发文档案，将签发文稿、印本及附件、文件送达表等在发文后及时归档；各部门接收外单位文件应建立来文登记记录，文件处理完毕后，连同文件处理单（附领导批办意见）一齐交档案室归档。 九、总裁办例会、月工作例会形成的会议纪要及录音记录、督察考核记录应统一交档案室归档。 十、新购设备、仪器等固定资产和低值易耗品在拆箱时，应有资产管理员参加，对随机配备的图样和说明书以及调试安装过程中的技术性资料，由资产管理员登记验收后方可领用，并在设备正常运转三个月内由经办部门或领用人负责将相关资料移交归档。 十一、其他档案资料由集团各部门、各子公司分类整理后在每年第一季度内送交集团行政中心档案室或各公司行政管理部门存档，完成上一年度档案归档工作。 第八条 各子公司应向集团公司档案室移交的档案及要求： 一、荣誉证书、奖状等复印件； 二、营业执照、组织机构代码证、法定代表人证书，在襄阳市区内的提供原件，在襄阳市区外的提供复印件（每年年检或变更后均应提供）； 三、公司章程、股东会纪要、验资报告（含每次变更资料）； 四、各地关于项目的优惠政策、政府会议纪要、市级以上领导对公司及项目建设与管理方面的政策批示、项目可行性研究报告、项目立项批复、开工批复复印件； 五、各地有关项目的工程规划许可证、施工许可证、土地出让合同、土地证、房屋预售许可证复印件； 六、各地关于项目的宣传画册原件、新闻媒体宣传资料原件、宣传光盘； 七、各地举办项目的奠基、开业、新闻发布会等大型活动的照片、光盘、领导发言稿及筹备策划的相关文字资料； 八、省级以上领导视察参观公司及项目的照片； 九、以上范围内的档案由各子公司档案管理人员负责按归档时间要求收集，在收集到档案后一个月内向集团档案室移交。 第九条 文件材料归档的要求和手续： 一、档案管理人员应严格按照档案的收集及归档时间要求移交归档文件，并按《档案分类类目与保管期限表》（附件1）正确划分保管期限，加盖归档章。 二、各类文件、材料归档一式一份，比较重要的和调用频繁的文件应适当增加归档份数。 三、归档文件严禁采用字迹耐久性差的铅笔、圆珠笔书写，应用黑色或蓝黑色钢笔书写。 四、各部门归档的文件材料要用原件。 五、各部门负责人应负责督促本部门文件移交归档，并对材料的完整性进行审核签字，杜绝归档范围内的文件材料在部门或部门负责人手里截留。 六、归档文件必须在办理完毕后及时移交，需频繁使用延期移交的，不得超过次年第一季度末。 七、各部门在移交档案时应填写移交清单，由部门负责人对移交资料予以确认签字，档案室接收人员按照清单逐项