档案资料管理办法(出版).docVIP

№： SBD30-溪广15标(线)-04.07 溪洛渡右岸电站送电广东±500kV同塔双回 直流输电工程（15标) 档案资料管理办法 批准： 审核： 编写： 广西送变电建设公司 溪洛渡送广东同塔双回直流线路工程15标施工项目部 2011年11月  目 录 一、目的： 1 二、管理职责： 1 三、文件资料的编制要求： 1 四、工程文件的立卷要求： 2 五、档案管理工作要求： 4 六、音像资料的管理： 4 附件——归档资料的收集范围： 6 目的： 为规范溪洛渡送广东同塔双回直流线路工程15标段项目竣工档案资料的整理、编制和移交，保证竣工档案资料的齐全、完整、准确，制定本档案资料管理办法。 管理职责： 1、项目部经理（副经理）领导本工程的竣工档案资料管理工作。 2、工程项目部成立由项目总工（或项目技术负责人）为组长的技术档案资料工作组，成员应包括项目部专职资料员、安监员、施工队技术员。项目开工时，组长负责召集技术档案资料工作组召开档案资料会议，组织落实本档案资料管理办法，。 3、项目专职资料员职责：负责工程项目技术档案资料的接收、复制、分发、收集、积累、整理、归档、移交等工作，并对工程施工过程中各个环节文件材料的形成和管理进行监督、检查，确保资料收集与工程同步。 4、施工队技术员职责：负责本队工程项目施工技术记录的填写、整理，确保资料收集与工程同步，并及时向项目部提供齐全、完整、准确的工程竣工移交资料。 文件资料的编制要求： 1、归档文件要使用微机打印，字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备；文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸书写和签批，热感传真纸应复印后归档；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件使用不可擦除型光盘。 2、归档文件材料应以原件归档，一般不使用复印件，确实只有复印件的，请有关单位加以说明。 3、归档文件材料幅面要求采用A4 纸(297×210mm)尺寸，幅面小于A4纸的原件（如产品合格证、试验报告单等）应张贴在A4纸上，每纸A4纸只能张贴一张；图纸等幅面大于A4纸的原件，按GB/T10609.3 技术制图、复制图的折叠方法进行折叠，一般要求向内折叠后幅面为A4尺寸，标题栏外露。 4、文件装订前需剔除重份文件，去除铁钉、塑料、确纸板等。 5、施工记录中签字、盖章要齐全，填写清楚，空白项应划“\”。 6、工程全部设计文件应齐全、系统、完整。图纸一般应以蓝图归档。竣工图纸要加盖标准竣工章（档案室提供）。竣工图章中的填写栏目应填写齐全，签字人应亲笔签字，且必须用碳素墨水书写，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔、铝笔等书写材料书写或盖章。 7、工程名称应填写工程全称，编制人由技术人员签名，技术负责人由施工单位主任工程师签名，审核人由公司专业副总工程师签名，日期应填写编制竣工图纸时间。 8、竣工图纸内如有更改处，应加盖“此处更改见修改通知单号”修改章并与设计修改通知单相符合。 9、施工照片和录像资料要反映施工的全过程，每张施工相片应注明工程项目名称及施工日期，不要脱节。 10、文件资料的编号、填写按南方电网公司《基建项目档案管理规定》Q/CSG213058-2011中相关规定执行。 11、原件与复印件的问题：凡本单位的发文均要求原件归档。收文：凡对方主送与抄送本单位的收方，均应红头文件归档，不可以复印件归档。如若是转发文，直接隶属关系的文件应红头文件归档，后附间关系的转发文件可复印件归档，但一定要复印件清楚、文件齐全。 12、文字材料按时间、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件；不能分开，并按批复在前、请示在后，主件在前、附件在后的顺序排列；图纸按专业、图号顺序排列；既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。有译文的外文资料，译文在前，原文在后。 13、征地文件材料：要求所签拆迁协议确定的面积与所征地面积相等，分期分批交待清楚，按文件形成的规律排列；一般依据性的批复在前，征地红图、征地申报表、拆迁协议书、拆迁安置表等文件在后。 14、协议、合同及工程验收证书、交接书等履行双方签字手续的文件的要求：从法律效用上考虑，凡为签订协议、合同的履行方和办理证书的签字方，其合同、协议与证书均应持一份正本归档，不应副本或复印件归档。 15、设计修改通知单、工程联系单及材料代用单必须按照南方电网公司《基建工程设计管理规定》的基建工程设计变更管理的流程执行，由各相关方审批后方有效，并要齐全、完整。与竣工图上的注释内容相符。设计修改通知单内容简明，字迹、图样清晰，原件归档。 16、隐蔽工程记录与中间验收签证：要求文件材料齐全、完整，