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第一章 现代办公环境中的文件家族 文件家族历史悠久，在各个国家、历朝历代的发展演变中，始终具有无可替代的特殊功用。随着社会的发展，特别是进入信息时代、进入现代网络办公环境之后，文件家族的新成员、文件管理的手段与方法等都在不断丰富、发展、与时俱进。 第一节 文件的特点与功能 一、文件的概念 文件是指社会组织或个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。 （一）狭义型的文件定义 又称专指型的定义，通常有两种限定角度。 其一，专指公务文件，将文件的形成者限定为“政府部门”或“公共机构”，将私人文件排除在外;强调文件具有法律约束力，强调文件的“证据效力”或 “行政效力”。其二，专指现行文件，将文件限定在整个文件生命周期中的第一阶段，即发挥现行效用的阶段，将其后续的档案阶段摒除在外。 （二）广义型的文件定义 又称为泛指型的定义，文件的形成者不再局限于特定的范畴，而是涵盖了所有的公私机构、组织和个人;文件的外延覆盖了文件的整个生命周期，既包括现行文件也包括已转化为档案的历史文件;文件的类型和载体几乎无所不包，表述更为抽象、概括 。 （三）文件概念的外文表达 英语常用Record、Document表示文件概念（广义或狭义），强调“公文