星级酒店会议谈判及其接待程序.ppt

会议谈判及其接待工作程序 准备 酒店的相关产品知识的熟悉和掌握 淡旺季的划分 酒店的会议指导价格 同行竞争对手的会议价格 接到客户的会议询价信息时： 时间（是否有大型展会） 规模（酒店的承接力度） 房型要求 会议摆放形式 用餐要求 公司名字及行业 了解客人的预算 报价过程中的技巧 会议时间：淡旺季 询价公司的性质：直客（有协议、没有协议）、代理商 多了解会议的相关信息：会议的性质（产品推介、公司内部培训、邀请经销商或客户等），根据性质选择符合条件的会议室。 尽量了解选择哪些同行酒店作为备选 是否有其他公司询过类似会议 对于客户提出的要求不要直接拒绝客户，要用积极的态度帮客人解决问题。 第一次报价：试探-“我们全年的会议价格是……” 第二次报价：针对性-让客人认为我们有吸引力，并不一定要在房价上纠缠，介绍我们的性价比（服务、性价比，环境），若确实预算不够，尽量在会议室的租金和餐饮上给客户让利，保证房价。要及时！ 第三次报价：特价申请 关注客户的特殊需求 是否有领导（级别、喜好，是否特殊接待如鲜花，水果等） 参会人员的地域特性（南北方饮食） 行业的特殊要求 利用多种渠道进行会议跟踪 本地公司争取上门拜访，递酒店的资料，邀请其参观 外地公司：若有安排前期酒店考察，争取来酒店参观体验（宴请、试住），若没有可用邮件发送酒店相关资料及书面报价，并利用携程网上的评价吸引客户，使其从多方面了解酒店 资料记录 会议谈判失败后，不应气馁，应: 1、了解失败的原因 2、询问该公司是否有其他会议符合我店标准 3、了解该公司此类会议的频率，争取下次合作 4、资料记录，定期跟办 会议接待前的洽谈工作 会议接待前的准备工作 会议接待前的准备工作 会议接待前的准备工作 会议接待前的准备工作 * * 与组织者联系，详细了解组织者的需求及会议代表的基本情况，了解会议的内容、人数、房间数量、时间、用餐情况、会场安排布置、旅游的安排、会议主要领导、会议签单人、付款方式等； 详细介绍酒店及酒店设施介绍：包括 安顺旅游信息和酒店位置、餐饮、娱乐设施、安全设施及价格等告知组织者，提供分析及使用建议，以便组织者选择酒店； 制定会议接待协议并发送会议组织者； 预留会议房间和用餐场所、会议室； 如果签订会议接待协议，应于会议开始的前三天将会议接待事宜通过酒店OA发送各相关部门； 会议安排房间50间以上应提前一天组织相关部门开会议接待协调会，以便能更好的做好在店期间的服务； 与会议组保持联系和沟通提前一天了解会议代表的信息，了解会议期间领导的详细信息（姓名、职位、喜好、忌讳、的具体情况）； 与会议组织者再次确认房间数量及类型（标间、单间、套房及工作人员用房）； 客人用房 – 各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近电梯）； 工作人员 – 用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近VIP贵宾的房间，以便为贵宾提供快速、周到的服务）； 房间布置 – 客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作，同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前 1 小时，按照要求为房间配送水果 、鲜花、茶具( 需每天更换 ) ； 房间号码 - 提前得到所有房间号码，并根据提供的分房名单进行分房； 大堂- 按照要求布置欢迎水牌、LED欢迎告示、设置报到台（为抵达酒店的所有客人办理入住手续，并领取房间钥匙，以便使客人抵达酒店后，能快速领取钥匙进入房间）； 会议手册-提前3天与会议组织者确认是否制作，如需应与会议组织者确认，通过采购部联系供应商制作； 如果会议期间的领导涉及酒店股东关系或直接领导关系，应提前一天知会酒店行政部负责人，以便安排具体的酒店领导迎见； 一、会议各类信息确认和检查工作 与会务组保持联系和沟通提前一天了解会议代表的信息，了解会议期间领导的详细信息（姓名、职位、喜好、忌讳、的具体情况）； 与会议组织者再次确认房间数量及类型（标间、单间、套房及工作人员用房）； 客人用房 – 各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近电梯）； 工作人员 – 用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近VIP贵宾的房间，以便为贵宾提供快速、周到的服务）； 房间布置 – 客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作，同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前 1 小时，按照要求为房间配送水果 、鲜花、茶具( 需每天更换 ) ； 房间号码 - 提前得到所有房间号码，并根据提供的分房名单进行分房； 大堂- 按照要求布置欢迎水牌、LED欢迎告示、设置报到台（为抵达酒店的所有客人办理入住手续，并领取房间钥匙，以便使客人抵达酒店后，能快速领取钥匙进入房间）； 会议手册-提前3天与会议组织者确认是否制作，如需应与会议组织者确认，通过采购部联系供应商制作； 如果