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一种基于lotus Notes的OA系统在高校办公中的应用 　　摘要：阐述了高校建设数字化校园中办公自动化系统的重要意义，分析了高校办公自动化软件的应用现状， 提出了一种基于Lotus Notes 的OA办公系统应用和实施方案并对其使用作出了应用及效益分析。 　　关键词：数字化校园 办公自动化 OA系统 　　中图分类号：TP317.1 文献标识码：A 文章编号：1007-9416(2011)12-0147-02 　　 　　1、引言 　　近年来，随着教育的迅速发展，高校规模不断扩大，管理制度逐渐规范， 办公效率日益提高，传统的办公及决策方法已不能有效适应现代办公环境的需要。然而，伴随着数字化校园建设的步伐的加快，实现教育和校务管理过程的优化、协同，提高工作效率和效益，许多高校在管理信息化建设上已卓有成效。建立起一种开放的、跨越时间、地点协同工作、高效的办公模式将进一步引发高校管理运行体制的变革。 如何利用计算机及网???技术实现信息资源全方位共享和交流，打破地域限制，使日常办公更安全可靠、更加便捷，更加科学化、高效化和规范化，将基于Lotus Notes的办公自动化系统应用于高校办公环境中成为本文探讨的主要目标。 　　2、OA软件应用现状分析 　　现今高校的办公自动化级别可大概归属于以下三种： 　　校园网已经建成，却没有相关的应用软件参与协同办公，仍停留在使用单机字处理和表格处理的应用软件来提高个人办公效率。网络办公基本处在闲置状态，没有产生实际的效益。 　　建成校园网，行政办公人员通过Email和IM软件交流信息，实现了有限的协同工作，网络办公效益不明显。 　　校园网已具规模，目前正着力应用或已经在使用针对业务定制的办公自动化系统，实现科学的管理和决策，增强学院的核心竞争力，能较好地支持协同工作与信息共享，与外界联系的信息渠道畅通，网络已经为学院的日常办公取得积极的效益。 　　3、OA系统应用包含的主要内容 　　3.1 OA系统应用的保障 　　(1)使用者的重视，全体人员的支持。在OA系统的应用之初，一些部门的工作人员不愿意用计算机来处理工作，习惯于用纸张的形式，感觉牢靠一点。若部门主管能率先垂范，便能引导和鞭策共同使用这类软件。另外，在公文流转过程，一旦使用者不能及时查阅就会导致流程中断．长此以往，OA的应用就会止步于此。成立＂推进OA系统工作领导小组＂，由院领导担任小组组长，学院办公室牵头，现代教育技术中心提供技术支持，两部门分工协同、合作实施，对OA系统的全面应用起到推波助澜的作用。 　　(2)建立健全的制度，合理安排OA实施的进程。在OA系统正式使用之前，要做一系列的前期准备工作。首先要建立一套切实可行的制度，明确使用OA的人员范围；召开实施前的动员大会，组织人员培训；将OA系统试运行一段时间，再正式使用OA软件；建立适当的奖惩条例，来规范OA系统的使用者。 　　(3)适合的系统。基于工作流的Lotus Domino/Notes是一个集通讯、协同计算和Internet／Intranet技术于一身的综合平台，具有优秀的工作流控制功能、数据库复制技术和完善可靠的安全机制，尤其适合于处理各种非结构化与半结构化文档数据、建立工作流应用以及建立各类基于Web的应用，支持Word、Excel文件的在线修改。基于这些优势，Lotus Notes成为高校OA系统应用实施平台的首选。[1] 　　3.2 OA系统应用组织结构[2] 　　一级部门：学院。 　　二级部门：二级学院、处室、校办企业等。 　　一级职务：院领导、系统管理员。一级职务常用级别名称：院（正职：院长、书记。副职：副院长、工会主席、纪律书记等。其它：系统管理员）。 　　二级职务：中层干部、信息员等。二级职务常用级别名称：处科（正职：处长、主任、二级学院院长、二级学院书记等。副职：副处长、副主任、二级学院副院长、二级学院副书记等。其他：科长、科员、信息员等。） 　　3.3 OA办公系统主要功能模块 　　OA办公系统通过网络实现公文的收发、起草、传阅、批办、签批、催办、会签下发、归档、查询、统计等基本功能，实现公文处理的网络化、自动化和无纸化。主要分为以下功能模块： 　　(1)今日工作：显示最新需要处理或还未处理完的文件、会议通知、日程安排等事务；或用于单位内部传送、群发文件资料。 　　(2)发文管理：用于起草、修改、办理正式上报或下发的公文。 　　(3)签报管理：用于起草本单位的各类请示、报告等文件，由本单位的相关领导审批签字，审批事务在本单位或下级单位执行。 　　(4)会议管理：主要包括设定会场、会议类型、预订会议室、制定会议安排、发送会议通知、编写会议纪要等功能。 　　(5)日程安排：对内部人员的活动安排进行拟定、