会议沟通组织与技巧.pptVIP

Meeting Skill 内容 第一节、群体沟通的内涵与特征 第二节、如何召开新闻发布会 第三节、会议的组织与设计 第一节、群体沟通的内涵与特征 1、群体 群体是指由两人或两人以上的个体组成的、具有一定关系与共同目标的、彼此同属于一群的集体 2、群体沟通 没有沟通，群体就不存在 3、群体沟通的特征 优点 集中智慧 “社会效应” 有效消除偏差 缺点 耗时效率低 群体压力 专家、领导压力 说而不做 第二节 如何召开新闻发布会 一、定义 是指一定的组织或个人把有关新闻单位的记者邀请到一起，宣布有关消息或介绍情况，让记者就此提问，由专人回答问题的一种特殊会议。 二、特点 宣传性 正式性 耗费较高 三、新闻发布会要注意的三个问题 确保新闻发布会的必要性 要找好新闻的由头 活动要严密、规范、富有新意 程序、安排、避免与社会其他活动的时间冲突、安排地点和地址、注意新闻的准确性、新颖性、独到性 把握时机，提高组织形象 四、新闻发布会的组织 （一）新闻发布会的筹备 1、确定主题 2、选择地点和时间 3、选择合适的主持人和新闻发言人 4、准备发言稿与背景材料 5、准备辅助材料 6、选择记者范围 7、组织参观和宴请准备 8、现场布置 9、制定预算 10、现场接待工作安排 （二）新闻发布会程序 1、签到 2、发放资料 3、介绍会议内容 4、主持人讲话 5、回到记者提问 6、参观和其他安排 （三）新闻发布会效果检验 1、整理记录材料，总结备档 2、搜集报道，归类分析，是否达到目标 3、对照签到簿，是否均发稿件 4、收集记者、代表反应 5、出现不良报道，及时反应 第四节、会议的组织与设计 一、会议的分类 按照目的 告知信息会议 决策会议 分配任务会议 协调会议 按照规模 大型会议 中型会议 小型会议 按范围来分 外部会议 内部会议 会议体验 你是一位宇航员，与另外几位宇航员驾驶一太空船飞向月球，原计划去与已经降落月球、作为基地的太空母船会合。然而，因机械故障，你们的太空船只能迫降在距离太空母船200英里之外的月球表面。降落时许多设备受到损坏，而为了生存你们必须充分利用未受损坏的装备自行到达太空母船。 下面列出了15样未受损坏的物资和装备，请依据其重要性分别标出1-15，以供你们出发时酌其重要性决定取舍（比如，你们的体力只能带13件，就只好放弃另外两件）。 小组由6~8位成员组成，每位成员运用陈述型沟通或说服型沟通，以求尽可能得出大家统一的意见；15样物品的排序要尽量取得每位成员的认可。 Attentions: ----不要仅为了避免冲突而改变你的意见； ----不要仅为了“少数服从多数”而改变决定。 ---- 不要斤斤计较个人分数的多少，小组的成绩更为重要 需沟通的原因 对月球的情况不熟 对宇航技术不熟 有一些设备本身是不需要带到月球上，是降落地球后所需要的 需要取得一致意见 思考与讨论： 为什么自己的正确意见不能被别人接受？ 为什么某一条“不正确意见”却能被小组多数人通过？ 重要的是企业团队的决策，个人的错误没有关系 为什么每个成员与标准答案都比较相近，而小组一致的答案距离标准答案相去甚远？ 为什么每个成员与标准答案都比较远，而小组一致的答案距离标准答案却比较近？ 体会： 决策 -自我沟通 -与他人沟通 -团体沟通 -冲突的解决 -沟通的效率 你可能会经常遇到 §会议开始的时间到了，会议室仍然被其他人员占用，没有会场地 §会议开始的时间到了，投影仪无法正确连接 §与会人员需要在白板上表达自己的思想时，却发现白板笔无法书写； §与会人员迟到，会议推迟 §发言人表达含糊不清，不能将思想清楚地表达出来　　 § 会议失去控制，跑题严重　 § 在开会过程中人进人出，会议混乱 § 没有人整理会议纪要，达成的意见没有记录　　 § 会议开完了，发现没有开会的必要，可开可不开的　　 § 会议的时间太长，在会议过程中废话太多 会议主席或领导讲话太多 二、如何组织和参加会议 （一）明确会议目的 （二）确定与会者构成 （三）明确与会者角色职责 （四）会议的组织准备工作 （五）会议议程 （六）会议记录 （一）明确会议目的 ◆ 信息共享 ◆ 动员激励 ◆ 信息传播 ◆ 问题解决和决策制定 （二）确定与会者构成 同质性和相异性的平衡 竞争性和合作性的平衡 任务导向和过程导向的平衡 （三）明确与会者角色职责 1、会议主席 2、与会者 3、领导者 1. 会议主席角色 （2）会议引导 ·识别主题/问题； ·交换和开发建议； ·评价不同方案； （3）促进讨论 讨论，提问 （4）处理不同意见 ·对争论双方或各方的观点加以澄清； ·分析造成分歧的因素； ·研究争论双方