MP02 记载控制管理程序AS.doc

华能大连电厂企业标准 Q/HNDL-MP02-2010 记录控制管理程序 （AS） 2010-01-29发布 2010-01-29实施 华能大连电厂 发 布 目 次 前 言 3 1 范围 4 2 规范性引用文件 4 3 术语和定义 4 4 职责 4 5 流程与风险分析 4 6 管理内容与要求 5 7 检查与考核 5 8 相关/支持性文件 5 9 报告和记录 6 10 附录 6 附录A（规范性附录）记录管理流程图 6 附录B 记录清单 7  前 言 为了标识、保存与处置华能大连电厂一体化管理体系的记录，确保记录具备对体系相关活动及华能大连电厂生产全过程的可追溯性，证明一体化管理活动符合规定的要求以及体系的有效运行，使记录真实、准确、完整、有效、并得到妥善保存，特制定本程序。 本程序由策划部组织起草。 本程序由策划部归口管理。 本程序起草人：谈小魏 修编人：谷迎年 初 审：解继刚 审 核：高德顺 批 准：静铁岩 本程序由策划部负责解释管理。 本程序所代替程序的上次版本发布情况为： ——Q/HNDL-MP02-2007《记录控制管理程序》（C/1）。 华能大连电厂 记录控制管理程序 范围 本程序适用于华能大连电厂范围内与一体化管理体系活动及生产设备、运行、检修有关的全部记录的控制，包括人员的培训记录和体系的审核与评审结果记录。 规范性引用文件 ISO9001:2000 质量管理体系 要求 ISO14001：2004环境管理体系 要求及使用指南 GB/T28001：2001《职业健康安全管理体系 规范》 华能大连电厂《质量、环境、职业健康安全管理手册》 术语和定义 3.1 记录 record 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 3.2 文件 document 信息及其承载媒体。 3.3 规范 specification 阐明要求的文件。 职责 4.1 策划部是一体化管理体系记录的归口管理部门，负责监督、检查一体化管理体系记录的执行、控制情况。 4.2 策划部专工负责各部门新建、更改、扩建及小型基建工程项目完工后工程资料整理和审核，并送档案室归档管理。 4.3 检修部、燃料部班组以专业为单位,在机组检修后一个月内，整理检修记录及有关检修资料，送档案室归档。 4.4 各部门负责收集、整理、保管、处理本部门的记录。 4.5 行政部档案室负责记录的档案管理。 流程与风险分析 5.1管理流程图 管理流程图：见附录A。 5.2风险控制点 本标准中的风险控制点：非当事人签字、储存适宜、保管不善、处置不当。 5.3风险分析 5.3.1由于记录不是当事人亲自签名，可能发生虚假记录，导致工作失控。 5.3.2记录储存的环境不适宜，可能导致记录变质、损坏。 5.3.3记录保管不善，可能使记录丢失。 5.3.4记录最终销毁没按要求处理，可能导致人员使用过期资料。 管理内容与要求 6.1 记录的填写 6.1.1 记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰、不得随意涂改；各相关栏目负责人签名不允许空白。 6.1.2 如因笔误或计算错误要修改数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。 6.1.3 记录的填写可以选择由计算机录入，填写人的签名可以用计算机录入，但（审核人、批准人）的签名不能用计算机录入，必须手写；以纸张保存、传递的记录，有关签名必须手写，计算机打印的签名视为无效签名。 6.1.4 记录必须在经过相关责任人签署审核、批准意见后，该记录方能生效。 6.2 记录的编号 6.2.1 记录的编号分为体系编号和使用编号。 6.2.2 体系编号位于表格左上方，在体系中具有唯一性。 6.2.3 使用编号位于表格右上方，此编号是预留给各使用单位便于检索而填写的流水号。 6.2.4 体系编号按《管理体系文件编码规定》的有关规定确定。 6.2.5 各程序文件、作业文件中均应规定该项活动产生的记录的体系编号。 6.3 记录的贮存、保管 6.3.1 各部门负责本部门相关记录的收集、整理、保管。 6.3.2 各部门应编制《记录清单》（见附件A），并将体系运行及日常工作的所有记录进行汇总分类，依据日期顺序整理好，所有记录保持清洁，字迹清晰。 6.3.3 记录的贮存、保管应满足适宜的环境条件，以防止记录的损坏、变质和丢失。以硬拷贝形式（光盘、磁盘、磁带等）贮存、保管的记录还应满足防外磁场的要求。 6.3.4 采用电子媒体形式的记录，必须采用硬拷贝形式进行贮存、保管，硬拷贝封面应进行标识。 6.3.5 各程序文件和作业文件中必须明确规定记录的保存期限和保存