检测报告寄送操作指引.docx

检测报告寄送操作指引1、 目的指导项目组规范流程，提高效率，最终实现以客户需求为核心的工作导向，创造内部和谐统一的工作氛围。2 、范围本流程适用于青岛政府大客户组。3 、工作职责项目专员1、负责不合格报告的即发即寄2、负责合格报告的汇总整理寄送客服1、负责报告的装订4、流程说明4.1 不合格报告的寄送4.1.1 明确寄送要求 根据任务通知要求，明确对于不合格报告的寄送时限要求、数量要求及寄给哪些地方，现根据历年任务总结各任务源的不合格报告要求，总结如下表供参考，具体要求严格遵守当次任务文件要求，另，寄送不合格报告的同时，附不合格项目卡、送达书。任务源不合格报告寄送要求省食药生产处省局n份+抽样单第一联原件+24h报送（高风险问题样品）地市n份+抽样单第二联原件+第二联复印件公章+通知书（任务书中附件）省食药餐饮处省局n份+抽样单复印件1份+24h报送（高风险问题样品）地市n份+抽样单复印件1份省食药综合处省局n份+抽样单复印件1份+24h报送（高风险问题样品）地市n份+抽样单复印件1份任务源不合格报告寄送要求省食药流通处省局n份+抽样单复印件1份（涉及省外两份）（加盖公章）+24h报送（高风险问题样品）地市n份+抽样单复印件（省内两份）+通知书（任务书附件）林业厅监督抽检：省局2份（一份报告正本+抽样单原件+送达书原件+通知书复印件+原始记录，扫描并复印留底。扫描文件发送给业务，复印文件还给报告组留底）。原件一套+另一份正本报告寄至省局。地市3份正本报告+抽样单复印件公章+通知书两份（当地执法人员、被抽检方）通知书留底一份。风险监测：省局：1份（一份报告正本+抽样单原件 +通知书复印件+原始记录，扫描并复印留底。扫描文件发送给业务，复印文件还给报告组留底）。原件一套寄至省局地市： 3份正本报告+抽样单复印件公章+通知书两份（当地执法人员、被抽检方）+送达书。通知书留底一份。渔业局监督抽检省：不合格报告2份+抽样单1份地市：不合格报告3份+抽样单1份 烟台水产中心：不合格报告1份风险监测：省：不合格报告1份地市：不合格报告1份；烟台水产中心：不合格报告1份农业厅分别寄送至省农科院、省农业厅、相应地市，并附抽样单畜牧局省局、相应地市正本报告+抽样单+送达书【注】1、抽样单复印件均需加盖公章；2、涉及需24h报送的高风险样品，请参照《2015年食品安全抽检监测限时报送原则（试行）》进行报送，报送格式请参照表格《【华测检测 - 24h限时结果报送】》，需要加盖公章；3、与各地市局领导沟通时，可询问寄送要求，有些地市有特殊要求，在不与任务文件冲突的前提下，按照客户需求寄送。4.1.2 不合格报告的领取根据出单日期，关注报告组发出的电子版报告，当日14点前发送的不合格报告，当日17点前打印正式报告完成，14点之后发送的，次日17点前完成打印（注意提醒报告组将报告日期改成次日日期），按照时限找客服组找刘春华领取报告，并在客服《领取报告登记表》上签字。4.1.3 寄送资料的整理根据本次寄送的不合格报告份数、寄送单位填写送达书打印并加盖公章，根据不合格样品涉及的项目打印不合格项目卡；另，根据不同任务源需要的资料根据要求填写、打印；将不合格项目卡附在对应的不合格报告上（用曲别针别住），抽样单附在报告后面，尽量保证纸质文件的整齐并方便客户查看；用CTI订制的文件盒，将所需的所有资料装进去，并在文件盒上列明资料明细及数量。4.1.4 通知客户并寄送电话通知省局、地市局检测出不合格样品，并会寄出不合格报告，与客户核对地址、联系方式及联系邮箱，在顺丰寄件客户端下单并打印快递单（打印2份，1份留存），在快递寄送内容中必须填写具体寄送的不合格报告单号，但不可体现报告的结论。每日将报告等寄送详情发送电子邮件给项目组相关人员，全年寄送情况应有完整的记录可查（寄送台帐《寄送2017》），快递寄送后将不合格样品信息及快递信息邮件或短信发送给省局、地市局（邮件可参考下图内容）。4.2合格报告的寄送4.2.1 明确寄送要求根据任务通知要求，明确合格报告的寄送时限要求、数量要求及寄给哪些地市，寄送时付送达书；4.2.2 核对合格报告数量按地市统计合格报告数量及报告编号，根据报告编号将报告按地市分开，核对数量。4.2.3通知客户并寄送电话通知地市局将寄出合格报告，在顺丰寄件客户端下单并打印快递单，在快递寄送内容中必须填写报告。每日将报告等寄送详情发送电子件给项目组相关人员，全年寄送情况应有完整的记录可查（寄送台帐《寄送2017》）。5、相关表单附件（待完善）《【华测检测 - 24h限时结果报送】》《结果送达书》《不合格项目卡》《寄送2017》《结果通知书》