教程_第4章 办公自动化与OFFICE.pptVIP

第4章?办公自动化与OfficeXP Microsoft Office是美国微软公司开发的一组办公自动化集成软件。它由单个的软件经过集成，到1997年推出了中文Office97自动化套装软件。又经过不断升级，到2002年时的Office2002版，也称Office XP版。它汇萃了带有Internet功能的众多智能型应用程序。包括文字处理软件Word、电子表格处理软件Excel，数据库管理应用程序Access、幻灯片及演示文稿应用程序PowerPoint、网页制作工具FrontPage和处理日常事物的应用程序Outlook。不同版本还增加了一些其他的功能。 通过本章的学习，应该了解： 什么是办公自动化及其环境 Office套件的组成和各自的功能 Office套件中各软件的共性及共性的操作 本章内容： 4．1???办公与办公自动化 4. 2 Microsoft Office的功能与组成 4. 3 Office的使用 4．1???办公与办公自动化 办公自动化简称OA，是把计算机应用技术、通信技术和各种先进办公设备有机地结合起来，并不断提高办公效率和办公质量，使办公系统具有高效率的综合处理各种信息能力的一门科学。 办公自动化是迅速发展的综合多种学科和技术的新学科。它涉及的技术非常广泛。计算机的软、硬件技术是办公自动化的主要支柱，信息的采集、存储和处理都要依赖于计算机技术。办公自动化是对文字、数据、图形、图象和语音等多种信息进行综合处理的过程。 实现办公自动化一般需要如下硬件设备： 计算机:它是办公自动化系统的核心设备 网络与通信设备:可实现资源的共享 各种专用设备:打印机，显示器，光笔，绘图仪，传真机，电话机，电传机，扫描仪，文字识别器和语音识别器等。 办公自动化的软件主要有：基本软件、通用软件和专用软件等几类。 办公自动化的基本业务有： 文字处理 表格处理 图形图象处理 语音处理 电子邮件 电子会议 总之,办公自动化的发展趋势必将走向数字化、智能化、无纸化和综合化。 4. 2 Microsoft Office的功能与组成 最大的特点是通过对象链接和嵌入技术，使在一个应用程序内可以浏览和查询其它Office文件并可以调用函数及数据，实现数据共享。 4.2.2 OfficeXP软件包的主要组成 Office汇集了多个软件：Microsoft Word，Microsoft Excel，Microsoft PowerPoint，Microsoft Access等，它们既相互独立又相互联系，涵盖了办公自动化的各个方面，是功能齐全的软件包。其中： （1）Microsoft Word：是基于Windows的字表处理软件。可以实现各种各样的文本、表格的编辑和排版，Word还允许用户建立带有图形的文档，文档可长达500页。 （2）Microsoft Excel：一种功能强大而易于使用的电子表格软件。Excel可以用于生成完美的报告、图形、图表和数据库，并与其它软件包共享信息资源。 启动与退出操作一致 窗口界面及通用元素一致 菜单项及工具按钮一致 帮助功能一致 ? 4.3? Office的使用 软件的启动方法有多种： 1.通过“新建Office文档”或“打开Office文档”菜单启动Office 激活“开始”菜单按钮，系统将弹出带有“打开Office文档”和“新建Office文档”的菜单。 2.直接启动Office软件 在Windows界面上,激活“开始”菜单按钮。 (1)选择“程序”子菜单 (2)在Microsoft Office的级联菜单中直接选择要想使用的软件名称,如Microsoft Word,即可启动相应的Office软件模块。 3.如果在桌面上建立了常用软件的快捷图标，可双击该图标启动。 4.3.1 Office的启动与退出 1.在软件中直接单击“关闭”按钮 2.单击“文件”菜单底部的“退出”命令 3.单击标题栏左上角的图标，在其中选择“关闭” 4.按快捷键“ALT+F4”进行关闭 1.普通菜单 除了Outlook有6个菜单栏、FrontPage有10个菜单栏以外，其余的软件均有9个菜单栏。常用的命令放在“常用”和“格式”工具栏上，其余的操作命令均可在各菜单栏中找到。 为折叠钮，不常用的命令折叠在该处，如需查找命令可用鼠标指向该处，可伸展开来。 命令行带有 图标的表明后面还有下级子菜单； 2.快捷菜单 在窗口的不同区域右击鼠标，可弹出相应对象的快捷菜单。 按Shift+F10键，也可弹出快捷菜单。 3. 个性化菜单 使用个性化菜单，单击“工具”→“自定义”命令，出现“自定义”对话框。打开“选项”选项卡，在该选项卡中可以设置菜