广东某监理公司监理档案管理制度.docVIP

广东某监理公司监理档案管理制度 日 期 修改位置 修改后状态 修改方式 审批文号 11．目的： 确保本公司档案的完整性、准确性、系统性，确保项目监理工作的可追溯性，便于公司对档案的综合利用；加强监理文档管理，确保监理文档不外传、不流失，制订本办法。 2．范围： 本办法适用于本公司所有项目。 3. 档案分类： 采用档案建档类别进行分类，共六大类： ——公司内部管理文件和资料； ——项目监理管理文件和资料； ——政府相关管理文件； ——经营合同管理文件和资料； ——人员管理文件和资料； ——设备管理文件和资料。 4. 职责： 4.1 综合办负责公司内部管理文件和资料，政府相关管理文件，人员管理文件和资料档案的管理工作。 4.2 项目监理管理文件和资料档案由总工办负责，并对项目监理部档案资料收集整理和建档，归档进行技术和业务方面的指导和检查。 4.3 监理部负责经营合同管理文件和资料，设备管理文件和资料档案管理工作。 4.5 各部门（项目部）负责人负责本部门（项目部）档案资料收集、整理和建档、归档工作。 5. 工作程序及制度： 5.1 档案管理的对象范围内容 5.1.1 公司归档的文件资料按其载体性质分为： 1）纸质载体：以纸张为基础的载体形式，包括在经营管理过程中产生的具有存档意义的以书面形式表达的各种文字、报表、报告、图形等。 2）光盘载体：以光盘为基础，利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。 3）磁性载体：以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。 5.1.2 归档的文件和资料范围 1）监理部应归档的文件资料：项目招投标文件、监理合同（包括补充合同、协议书）、监理招标、投标文件、中标通知书及合同评审记录、公司内部管理文件和资料，有关外委单位的记录等。 2）综合办应归档的文件资料：上级来文，公司内部管理文件和资料，政府相关管理文件，人员管理文件和资料。 3）总工办应归档的文件资料：质量体系运行的文件和质量记录，项目监理过程中形成的文件、记录，财务、会计帐册，其它应归档的文件。 5.2 档案管理 5.2.1 档案管理由公司各部负责，贯彻执行本制度统一管理档案。 5.2.2 部门（项目部）负责人负责检查和协助有关人员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。 5.2.3 项目总监按合同规定和相关要求负责本项目监理部的档案资料收集、组卷和移交建设单位工作，并办理移交手续。 5.2.4 各项目建立部接受公司档案管理归口部门的业务指导和检查，在工作中接受主管领导和档案管理负责人的业务指导和检查。 5.2.5 档案管理员对接收的档案进行分类，编号，登记，统计和日常必要的整理。 5.3 项目部档案文件与记录要求 5.3.1 所有施工质量原始记录、监理独立检验记录、监理指令及其它文件等都是竣工资料的重要组成部分，必须认真填写，真实准确。 5.3.2 监理人员应详细填写监理记录、旁站记录，不得突击补写，不得估、凑数据。 5.3.3 监理工程师要及时签证、收集整理好各自经手的工作记录、检验记录等原始资料，报送监理组分类归档，杜绝“错、乱、缺、假”现象。 5.3.4 各监理部行文、用印由总监负责，文档管理必须由专人负责，发文和转发文件要亲手交给收件人，并作好签收记录。 5.3.5 收文应作好登记，应及时送交负责人批阅处理，并及时归档。 5.4 组合与编目 公司所有文件资料应在科学分类的基础上组合成卷，组合和编目必须系统、条理，符合《建设工程文件归档整理规范》及当地政府部门关于企业档案管理的规定要求。保密档案必须单独另列清单，清单上注明存档处。 5.5 文件归档 5.5.1各部门、各监理组发生的文件、记录应按期（月、季、半年）归类、装订、标识。 5.5.2各部门文件、记录每年移交综合办归档，归档前要进行分类，归档需进行登记，填写卷内目录。 5.5.3各监理组在项目竣工验收后,应整理监理部分所有文件及记录,形成案卷,由总工办审核后,交相关单位及部门存档。 5.6 电子文件的归档 5.6.1 电子文件归档管理工作纳入单位文件与资料的控制程序，纳入工作人员岗位职责。 5.6.2 业务部门（电子文件形成部门）负责电子文件收