FQS-2001 C 文件及记录控制程序.docVIP

1 目的 建立公司文件和资料控制程序，使文件和资料作业得到有效的控制，确保有关部门能迅速、正确地使用文件和资料。 2 范围 本公司的质量管理体系（如ISO9000）文件，这些文件包括但不局限于以下各项： 2.1 质量手册。 2.2 运作程序与系统性作业指导。 2.2 技术资料：凡本公司产品有关的研发设计、制造、检验、测试及和生产技术等有关之技术资料。 2.3 外来文件：如客户所提供的工程文件、国家标准、行业标准等。 2.4 计算机数据：本公司管理体系中计算机软件、网络内信息、数据。 2.5 空白表格：本公司体系运作所需的表格，如表格样本。 2.6 记录：填写了内容的表格及某些过期的文件。 3 职责 文件类型 编写 审批 分发/回收与正本保存 修改 副本签收 作废 质量手册/程序文件 管理者代表 总经理 文控室 管理者代表 各部门 文控室 系统性作业指导/技术资料 各部门负责人 管理者代表/总经理 各部门负责人 各部门 外来文件 / 接受部门负责人 发文部门 相关部门 发文部门 空白表格 各部门 相关文件审批人 主要使用部门 注：对外来文件的审批是指公司对文件适用性审批，而非对文件内容的审批。 4 程序内容 4.1 定义： 名称 定 义 受控 1、用于指导生产或系统运作。2、受版次更新控制。3、盖受控章和控制分发对象。 非受控 1、仅供参考性质。2、不受版次更新控制。 接受部门 收到外部机构转来或外部新购文件资料的文件主要使用部门。 发文部门 外来文件发出部门。 收文部门 公司内部文件接收部门。 4.2 质量手册/程序文件/作业指导控制： 序号 项目 内 容 1 编制 根据管理体系需要编写新文件内容及应分发的范围。 经 3 职责 中相关人员签批后生效。 2 分发 按公司运作需要而复印相应文件数量。 正本每页在右下角位置盖红色受控章。 副本每页在右下角位置盖红色“受控发行”章及分发部门章。 分发后，文件由接收人或指定接收人签名作实，文控记录于《文件收发记录表》。 系统性文件不可用副本影印，需要时应向文控室申请要求分发。 字迹模糊可能对文件使用者产生误导或签署不全之文件不予以分发/接收。 如若文件因内容或其他原因只能作暂时试用，可发行试用版，试用版有效期不可超过30天。文件盖“试用版”章，并注明有效期。 3 修订 公司任何人员均可提出文件修订申请但需由部门主管填报《文件更改申请单》并经 3 职责 中审批人员对需修订的内容进行评审及同意后由原文件编制部门或经审批有资格的其他人员及审批人执行修改及审批。 修改其中某页中文字可直接换页，并在其修改字段结尾注明修改者与日期，修改内容超过20个字以上需换版发行。文件修改部分之文字以下划线表示。 所有文件版次以英文字母(除 I，S，O，X 外)大写表示，首次发行为A版，换版发行按字母顺序B版，C版…若版次已升至Z版，则从A1…A9, B1…B9以此类推。试用版文件版次以正式版版号后加“X”，如“AX”。 由文控室制定《文件清册》，记录文件情况及最新修订情况。 4 回收 与 作废 步骤 3 中，b/c项某页或整版修订时，修改部分按分发表回收。 收文部门交回文件副本旧版时文控室给予以蓝色“作废”印章标记，作废文件的正本回收隔离保存，并加盖蓝色“作废保留”章，副本由文控室统一销毁。 正本修改换页部分由文控室盖“作废保留”章，分开存放。 5 保存 与 借阅 文件存放环境应保持干爽，防止潮湿、损坏、虫蛀等，有损坏应交回副本向文控室重新申请，经部门经理批准后发放。 各部门按文件类别，分类放置，并按放置的顺序进行编目，并加以标识。 内部有传阅或传递要求时，按要求传阅或传递后按类别归档。 文件正本存放的地点必须固定且应避免闲杂人员随意进入，须用附锁的柜子，由专人保管。 文件在保管和使用过程中必须保持清晰，不可随意涂划。 文件遗失：副本遗失，部门主管主动调查，，， 容 1 编制 由公司体系文件编制或修订时产生，表格编号方式见 4.9 之规定。 由体系运作中视需要产生，由主要使用部门编制审批。 2 表格 及 形成记录控制 质量记录包括但不局限于：文件发放及修改记录、产品质量检验员记录、内审记录、管理评审记录，不合格纠正预防措施、人员培训及考核记录、生产技术记录、检测仪器校准合格记录等有关质量体系管理活动所涉及的其它记录 记录应空白表格规定之格式填写。 应清楚填写记录的每一项内容，不适用部份填“不适用”或用斜线划去，当书面记录出现错误需进行手改时可用笔划除原记录，但不能将完全删除原记录或使其看不清，将正确值注明于旁边并由更改人签名及签署修改日期/不能使用涂改液，贴纸或类似物质进行涂改，确保记录完整，清晰，反映实际情况。 各部门在接收或管理记录时，应检查记录