高效办公600招02EXCEL数据设置.docVIP

高效办公600招-02EXCEL数据设置 (2 )弹出【记录单】对话框,在该对话框中输入数据,单击 【新建】按钮即可将数据插入到单元格中,如图 2-1 所示。 图2-1 【Sheet1】对话框 注意: 不管是行输入还是列输入, 系统默认是将第一行和第一列作 为记录名称和字段名称, 所以输入的数据都是从第二行和第二列开 始的。 76.使用剪贴板进行输入 在工作中常使用 【复制】 和 【 粘贴】 命令来为单元格中添加信 息,但有时菜单中的【粘贴】命令项是灰色的不可使用状态。 如果 【粘贴】 命令不可以用, 可以利用 【剪贴板】 功能来实现, 具体操作如下。 (1 )单击【编辑】| 【Office 剪贴板】命令,弹出【剪贴板】 窗口,可以在这里查看剪贴板中的内容,如图 2-2 所示。 (2 )将光标定位到要添加的单元格中,单击剪贴板中复制好 39 非常掌上宝 Exce 高效办公 600 招 的内容,数据就会自动添加到单元格中了。 77.在表格中输入上下标 在 Word 中设 置上下标是件很简单的事情, 而在 Excel 中许多 用户不知道在单元格内如何输入带上下标的字符,具体操作如下。 (1 )按文本方式输入数字、字母,按下 Enter 键。 (2 )在编辑栏中选定要设为 上下标的字符 ,单击【格式 】| 【单元格】命令。 (3 )弹出【单元格格式】对话框,在【字体】选项卡中选择 【上标】选项。单击【确定】按钮完成操作,如图 2-3 所示。图2-2 查看剪贴板图2-3 设置字体 78.输入以 0 开头的数据 在使用工作表过程中,常会遇到输入一个以 0 开头的数据, Excel 系统会自 动把 0 消除。 通过命令可以实现以 0 开头 的数据, 具体操作如下。 在输入数据前先输入一个单引号, 这样跟在后面的以 0 开头的 数字中的 0 就不会被系统自动消除了。 79.在单元格中强行换行 若数据很长, 需要在单元格中换行, 但系统默认不能直接换行。 如果想在工作表中进行换行操作,具体操作如下。 将光标移到需要换行的位置上,按下 Alt+Enter 键即可实现换 行操作。 40 第 2 章Excel 数据设置 80.实现复杂数据的排序 在使用工作表过程中,有时会遇到对一些复杂的数据进行排 序,此时可以利用【分列】功能进行设置,具体操作如下。 (1 )选择需要进行排序的列,单击【数据】| 【分列】命 令。 弹出 【文本分 列向导】 对话 框。 在这里选 择 【分隔符号 】 选项, 如 图 2-4 所示。 图2-4 文本分列向导第一步 (2 )单击【下一步】按钮,弹出向导下一个界面,在【分隔 符】 选项框中选 择一种符号做为分隔符, 在这里选择 【其它】 选项, 在后面的文本框中输入想要的分隔符,如图 2-5 所示。 图2-5 文本分列向导第二步 (3 )单击【下一步】按钮,弹出向导完成界面,在【数据】 预览框中可以看到分列后的安排, 单击 【 完成】 按钮, 如图 2-6 所 示。分完列后就可以对它们进行分别的排序了。41 非常掌上宝 Exce 高效办公 600 招 图2-6 文本分列向导第三步 81.快捷键输入时间 在使用工作表时, 有时需要输入日期和时间, 如果想要快速地 输入日期和时间,可以通过快捷键帮忙,具体操作如下。 选中需要输入 日期和时间的 单元格,按下 Ctrl+ ;组合键 可输 入当前日期。如果按下 Ctrl+Shift+ ;组合键即可输入当前时间。 如果希望随当前系统的日期、 时间自动更新, 可以利用函数来 实现。 在单 元 格中输 入“today” 可 以 得 到 当前系 统日 期 ,输入 “now” 可以得到当前系统时间和日期。 82.自动设置小数点 在工作中使用工作表时,经常要录入很多带有小数的数据表。 可以通过对数据格式的重新定义完成,具体操作如下。 (1 ) 选定需要 输入数据的单元格, 单击 【工具】| 【选项 】 命 令,弹出【选项】对话框,选择【编辑】选项卡。 (2 )选中【自动设置小数点】复选框,在【位数】框中,输 入小数位数,单击【确定】按钮完成操作,如图 2-7 所示。 图2-7 自动设置小数点 42 第 2 章Excel 数据设置 83.在常规格式下输入分数 用户在编 辑工 作表时, 有时 需要在单 元格 中输入如 2/5 、6/7 形式的分数。 但这时系统都会自动将其转换为日期格式, 可以将单 元格格式设置为 【分数】 形 式再进行输入, 其实, 在 【 常规】 模式 下也可以实现分数的输入,具体操作如下。 在输入分数前,先输入 0 +空 格键。再在后面输入分数即可。 注意: 利用此方法输入的分数的分母不