档案管理流程图-财务软件.DOC

财务会计档案管理制度 一、目的 根据财政部、国家档案局关于印发《会计档案管理办法》的通知的规定，为了加强公司财务会计档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，保证会计档案妥善有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，完善财务档案管理工作，特制定本制度。 二、适用范围： 本制度用于财务部档案的管理。预算、计划、制度等文件材料，执行文书档案管理规定，不适用本制度。 三、管理职责 财务部负责档案的整理、编号、归档、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。 四、会计档案范围 包含会计凭证、会计账簿、会计报告以及其他会计核算资料等四个部分。 1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证； 2、会计账簿类：总帐，明细帐，日记帐，固定资产卡片，辅助帐簿，其他会计帐簿； 3、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告； 4、其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，以及有关的电子数据和相应软件资料。 五、会计档案的管理 1、会计档案的整理立卷：会计年度终了后，对会计资料进行整理立卷。会计档案的整理一般采用“三统一”的办法，即：分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。 1)、分类标准统一。一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他； 2）、档案形成统一。案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一； 3)、管理要求统一。建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计凭证装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。 2、会计凭证的装订 会计凭证每月装订一次，按年分月妥善保管归档。会计凭证装订前应准备的工作： 1)、分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全； 2）、按凭证汇总日期归集确定装订成册的本数； 3)、摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以翻阅保持数字完整； 4）、整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。检查附件有否漏缺，如：领料单、入库单是否随附齐全； 5）、记账凭证上有关人员的印章是否齐全； 6)、会计凭证装订时的要求： a、装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅； b、凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证； C、装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。 7)、会计凭证装订后的注意事项: a、每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章； b、在封面上编好卷号，按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。 3、会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，账簿应按时整理立卷。账簿装订的基本要求： 1)、首先按账簿启用表的使用页数核对各账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续； 2)、然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订，活页账簿装订要求： a、保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，加上封面、封底，装订成册； b、多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账等不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 3)、在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章； 4)、账簿装订后的其他要求: a、会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象； b、封面应齐全、平整、并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账； c、会计账簿按保管期限分别编制卷号，如总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。 4、会计档案的移交归档 1)、每年形成的会计档案，由财务部按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。在会计年度终了后，可暂由本会计部门保管一年。期满之后，由会计部门编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管； 2）、移交档案部门保管的会计档案原则上应该保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。 5、会计档案的保管 1)、会计档案的保管期限分永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年、共5类(详见附表一)，保管期限从会计年度终了后的第一天算起； 2）、会计档案室的要求:应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材；室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬；保持通风透光，并有适