《秘书培训》课件.ppt

秘书培训 一名出色的秘书 具有良好的专业技能 提高公司的工作效率 减轻领导的工作负荷 享受更多的工作乐趣 秘书的日常工作职责 接待来访客人 文档资料管理 起草或协助起草各类文件 帮助领导安排工作行程，并及时记录和提醒 各种会务安排及会议记录 处理往来信函和传真 领导和部门同事出差安排 督导各项业务的执行和各项决定的执行 秘书的素质 保守机密 良好的文字处理能力 时间管理 个人形象 主动性和可靠性 准确 随机应变 认同不同个性 冷静处事 秘书的重要性 现今社会, 一名出色的秘书不再仅限于做领导的助手, 而是已经承担着一个部门沟通、协调的任务，成为整个机构中不可缺少的角色。 保守机密 Secret Secretary ( 保守机密的人） 不向任何人透露所见所闻的公司机密信息：如财务报表、人事变动、内部策略、销售数据等, 包括自己的家人和朋友。 良好的文字处理能力 熟练使用电脑 掌握办公文字应用软件： Word、Excel、Powerpoint 中、英文文字使用能力 熟悉各种办公文案格式 时间管理 你一直都觉得很忙吗？ 你能在被要求的时间内准时完成工作吗？ 你怎样去处理紧急与重要的事情？ 个人形象 员工所制造的印象就是公司的广告 外人会从雇员的表现对机构下判断 每个人只有一次机会给人第一印象 个人形象内容：容貌、声音、衣着、动作、表情 主动性和可靠性 主动完善与工作相关的各种技能：如电脑、速记、写作等 主动承担更多的工作责任 不断寻求更有效的工作方法 面对困难和问题，能独立思考并找到相应的解决方案 把自己的时间、想法和精力贡献给团队 准确无误 我们工作的准确性会影响： — 工作的进程 — 领导对我们工作能力的评估 — 领导和同事的信任 — 工作效率 随机应变 寻找不同的方法去适应成长中的变化 不断改进个人的工作习惯以适应工作需要 对不期而至的改变要有充分的思想准备 认同不同个性 学会与各种个性的人打交道 尊重他人的观点及工作态度 与人和睦相处 不要对别人要求苛刻 容忍别人的不足 处事原则 始终保持平和的心态 勇于面对困难和挫折 从不以喜、恶示人 乐于助人 一件事情有始有终 跟综事件的进程和结果 你想成为怎样的秘书？ A、“打印这个文件”、“复印那个文件”、 “把这些文件存档”； B、“这个文件要打印吗？”“需要我去复印吗？”“需要我去复印吗？” C、“我准备去打印这个文件”、“我要改变这种存档方式” D、 她已完全知道怎样安排自己的工作，领导已 不用去过问她的工作细节 E、 她已成为领导的得力助手，能帮助领导管理好一切“后勤”支持工作 秘书工作服饰规范 服装质地要更讲究 款式端庄大方、稳重高雅，不要太时髦 更多地选择职业裙装 服装色彩不能太艳 上下班服装有别 袜子的搭配要注意颜色 避免平底和超高跟鞋 秘书工作形象 必要的化妆 化妆的高明与否会直接影响外界对你的评价 学会微笑 秘书举止规范 站立 行走 就座 回头 下蹲 见面 握手 介绍 交谈 处理往来信函 注意事项： - 将每天收到的传真、信件和内部文件按重要和紧急性分类呈送给领导 - 所有往来信函除机密信件外，应大致了解内容，并提醒领导及时回复 待客礼仪规范 仪容整洁，并先整理好接待环境和接待用品 重要客人应提前在门外迎接 介绍和名片的使用 引导客人就座 茶、水 接待客人时，不要经常看手表 当客人起身告辞时，再起身相送 送客送到电梯口或大门口，代按电梯， 电梯关闭或客户上车后再离开 会议安排 会议前的准备： - 会议日程表 - 场地的勘查和准备 - 准备会议所需一切设备与物品： 文具、白板、白纸、笔、投影系统、音响系统。多备一些会议日程表，如是月/季的会议，应备有上次会议记录 -来宾签到处的安排 会议安排 会议日程表： - 会议的日期、地点、目的和内容，必要的地方还要有文字说明 - 会议涉及的讲座和发言内容需在日程表中列明 - 有时需将与会人的名单列于日程表中 - 会议日程表应于开会前两周通知让与会者有充分的时间准备 - 如是公开报名性质的会议，除将日程表发送外，应同时附有报名表或回执 会议安排 会议中： - 提前到达开会现场，仔细检查是否按计划准备好 - 检查现场投影、麦克风效果 - 照顾签到处客人入座，并确保提供客人饮用水 - 带好开会所需的文件，当需要时及时提供 - 做好会议记录 - 协调开会时可能发生的紧急事件 会议安排 会议结束后： - 检查现场，确保公司的财产和物品都带回公司 - 准备会议记录，并将由领导签字认可的会议记录发送给