【优品制度】大型上市集团文件-印章管理及使用规范.docxVIP

【优品制度】大型上市集团文件-印章管理及使用规范总则公司相关证照及文件是公司重要文件，印章【Stamp】是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司相关文件及印章【Stamp】管理及使用的合法性、可靠性及严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本制度。第一篇、印章【Stamp】管理制度一、公司印章【Stamp】的刻制1、公司印章【Stamp】的刻制均须报公司总经理审批。2、未经公司总经理批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章【Stamp】。二、公司印章【Stamp】的启用1、新印章【Stamp】要做好戳记，并统一在行政部留样保存，以便备查。2、新印章【Stamp】启用前应由行政部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。三、公司印章【Stamp】的使用范围公司的印章【Stamp】主要包括公司章、专项业务章（合同章、财务章等）。公司所有印章【Stamp】必须按规定范围使用，不得超出范围使用。1、公司行政章的使用范围主要为：1.1公司对外签发的文件。1.2公司与相关单位联合签发的文件。1.3由公司出具的信函、证明及有关材料。1.4公司对外提供的财务报告。1.5公司章程、协议。1.6员工调动。1.7员工的任免聘用。1.8协议（合同）资金担保承诺书。2、公司合同专用章的使用范围主要为：2.1对外投资、合资、合作协议。2.2各类经济、销售合同等。3、财务专用章:主要用于货币结算等相关业务。4、公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。四、公司印章【Stamp】的管理职责1、公司总经理：负责合同章、公章的使用审批工作。2、分管总监：负责分管部门授权范围内的印章【Stamp】使用监督工作。3、印章【Stamp】管理员（行政部负责人）3.1负责印章【Stamp】的保管。 3.2负责登记文件、印章【Stamp】借用、使用情况。 3.3负责印章【Stamp】使用的审核工作。 3.4负责制定所保管印章【Stamp】的使用程序。 五、印章【Stamp】的管理要求1、公司公章、合同专用章由行政部负责人负责管理。2、专项业务章（财务章等）由各部门负责人负责管理。3、印章【Stamp】管理员必须切实负责，不得将印章【Stamp】随意放置或转交他人。如因事离开岗位，需将印章【Stamp】移交总经办，并办理移交手续，填写印章【Stamp】移交登记表。4、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章【Stamp】由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。六、印章【Stamp】的使用原则1、印章【Stamp】的使用必须严格遵循印章【Stamp】使用审批程序（见后附件1 及“文件借用/盖章申请OA流程”），按照印章【Stamp】的使用范围，经审批后方可用章。2、印章【Stamp】的使用由印章【Stamp】管理员设立使用登记明细，严格审批和登记制度。3、财务专用章由财务部门按岗位职责权限使用。4、严禁员工私自将公司印章【Stamp】带出公司使用。若因工作需要，确需将印章【Stamp】带出使用，需填写携带印章【Stamp】借用申请表后，由总经理签批后方可带出，印章【Stamp】外出期间，借用人只可将印章【Stamp】用于申请事由，并对印章【Stamp】的使用后果承担一切责任。5、印章【Stamp】管理员不得在任何申请人所持空白格式化文件上加盖印章【Stamp】。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。七、印章【Stamp】的保管要求1、印章【Stamp】保管须有记录（见附件2“印章【Stamp】使用登记表”）。2、印章【Stamp】保管必须安全可靠，须加锁保存，印章【Stamp】不可私自委托他人代管。3、印章【Stamp】管理员如因工作变动，应及时上缴印章【Stamp】，并与新印章【Stamp】管理员办理接交印章【Stamp】手续，以免贻误工作。4、非印章【Stamp】保管人使用印章【Stamp】盖章与印章【Stamp】保管人承担相应的责任。5、印章【Stamp】应及时维护、确保其清晰、端正。6、印章【Stamp】保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向总经理报告，并备案，配合查处。八、公司印章【Stamp】的停用，有下列情况，印章【Stamp】须停用1、公司名称变动。2、印章【Stamp】使用损坏。3、印章【Stamp】遗失或被窃，声明作废。4、印章【Stamp】停用时须经总经理批准，及时将停用印章【Stamp】送行政部封存或销毁，建立印章【Stamp】上交、存档、销毁的登记档案。第二篇、文件借用及印章【Stamp】使用规范一、各部门在向行政部提出文件借用或盖章申请前，应填写《文件借用/盖章申请表》（附件1），并逐级获得相应审批人的批准。二、经办人向行