会计电算化实用教程 第7章 总账管理系统.ppt

第七章 总账管理系统 抚顺职业技术学院 卜伟 教学目标 ☆掌握记账凭证的录入、修改、审核、记账、期末业务的处理、结账和出纳管理中银行对账功能、支票登记功能 ☆掌握辅助核算的处理 ☆了解总账管理系统的功能及与其他系统的关系 ☆了解会计信息系统的相关知识 ☆掌握总账模块的操作流程 内容概览 第一节 总账管理系统概述 第二节 总账管理系统的初始设置 第三节 总账管理系统的日常业务处理 第四节 总账管理系统的月末处理 第一节 总账管理系统概述 总账管理系统是财务及企业管理软件的核心系统，适合于各行各业进行财务核算及管理工作。总账管理系统既可独立运行，也可同其他系统协同运行。 一、总账管理系统功能简介 会计核算的基本方法包括设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本计算、财产清查和编制财务会计报告。这些方法互相联系、紧密结合、形成一个完整的会计方法体系。为适应计算机管理的需要，将设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿等统称为账务处理，完成账务处理工作的子系统称为总账系统。总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系，输入和处理各种记账凭证，完成记账、对帐工作，输出各种总分类账、日记账、明细账和有关辅助账。 总账管理系统的主要功能有初始设置、凭证处理、出纳管理、账表管理、辅助核算管理和期末处理等。 (一)初始设置 初始设置的主要工作包括设置会计科目、设置外币及汇率、期初余额的录入、凭证类别及结算方式的定义，以及各类辅助核算项目的定义等。 (三)出纳管理 出纳管理提供支票登记簿功能，用来登记支票的领用情况；可完成银行日记账、现金日记账的登记工作，随时输出最新资金日报表；定期将企业日记账与银行出具的对账单进行核对，并编制银行存款余额调节表。 (四)账表管理 账表管理提供总账、余额表、明细账、日记账等标准账表的随时查询、打印。 (五)辅助核算管理 辅助核算管理具有如下功能： 1．个人往来核算。个人往来核算提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账目等功能。 2．单位往来核算。单位往来核算提供供应商和客户往来款的总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。 3．部门核算。部门核算提供各级部门总账和明细账的查询，并对部门收入与费用进行部门收支分析等功能。 4．项目核算。项目核算以项目为中心，为使用者提供各项目的成本、费用、收入等汇总与明细情况，以及项目计划执行报告等；也可用于核算科研课题、专项工程、产成品成本、旅游团队、合同、订单等；还可以提供项目总账、明细账及项目统计表的查询。 (六)月末处理 月末处理自动完成月末转账、进行试算平衡、对账、结账以及生成月末各种报告等业务。 二、总账管理系统与其他系统的关系 总账系统是会计信息系统的一个基本的子系统，它概括地反映企业供产销等全部经济业务的综合信息，它在整个会计信息系统中处于中枢地位，其他各个子系统的数据都必须传输到总账系统中，同时还要把某些数据传送给其他系统供其利用。许多企事业单位的会计电算化工作往往都是从总账系统开始的。 总账管理系统接收工资管理、固定资产管理、应收款管理、应付款管理、资金管理、网上银行、报账中心、成本管理、项目管理、存货核算等系统生成的凭证。 总账管理系统向UFO报表系统、管理驾驶舱、财务分析系统提供财务数据，从而生成财务报表及其他财务分析表，如图7—1所示。 说明：初始设置包括会计科目设置、有关辅助核算档案的设置(部门、客户、供应商、项目等)、凭证类别设置、外币及汇率设置、结算方式设置以及输入期初余额。初始设置只需在建账时一次性输入，以后的业务流程不用再进行初始设置。 对于实际业务简单，数据量较少的小型企业，只使用总账系统，按照制单、审核、记账、查账、结账的业务处理流程进行即可。 如果企业核算业务较复杂，建议使用总账系统提供的各种辅助核算功能进行管理，例如项目核算、部门核算、个人往来核算、客户与供应商往来核算。 如果企业的往来业务较频繁，则会有较多的往来客户、供应商，同时又希望系统提供发票处理等业务，可使用应收应付系统管理客户、供应商的往来业务。 如果企业的购销存业务较频繁，又有较多的往来客户、供应商、同时又希望系统提供订单、发票、库存和往来等情况，可使用购销存业务系统及应收应付系统管理企业的购销存业务。 第二节总账管理系统的初始设置 一、建立定义系统参数 进入“企业门户”登陆界面，选用一套新的账套进行登录，在“企业门户”的“控 制台”页中选择“财务会计”，双击“总账”图标，如图7—2所示 选择“设置”菜单下的“选项”，系统弹出“选项”设置对话框，如图7--3所示。 (一)凭证参数设置 凭证参数设置是设置与凭证相关的控制项，主要内容包括： 1．