OPENKM品管部門使用手冊.pptVIP

1.OpenKM介绍 1.1應用功能介紹  1.2開發功能介紹2.用戶界面 2.1登录地址 2.2浏览器要求 2.3登陆界面 2.4退出用户3．新建目录 3.1系统界面 3.2查看目录或文件权限 3.3添加目录步骤 3.4设置目录权限 1. OpenKM介绍 OpenKM是一个文档管理系统，用于组织和共享文档。可以通过名称，内容，关键字等来搜索文档。基于Jboss+J2EE+Ajax web（GWT）+Jackrabbit（lucene）等开发。 1.1功能介绍 1 支持多语言功能(默認是英語與西班牙語﹐我下載了簡體中文安裝包) 2 网站多样式 3 上传，下载(可以實現批量上傳下載文件夾及文件) 4 版本控制(方便查看歷史版本) 5 回收站（删除文件后具有恢复功能） 6 文档分类管理(方便查找和使用) 7 用户权限管理(可以區分用戶權限,分讀(下載)﹐寫(上傳),刪除,安全(對文件夾權限有設置權)) 8 搜索引擎（可提供查找功能） 9 每个用户一个session 1.2开发用的功能 1 工作流（workflow） 2 Email通知机制 3 用LDAP存储用户的信息 4 web spider 一种搜索引擎 5 用户空间控制 6 收藏夹 7 文件修改后通知机制 8 我的文档（存个人的文档） 2.4退出用户操作步骤：点击菜单栏中的【文件】——【退出】按钮即可，如下图： 3.2查看目录或文件权限在新建目录前，需要确定是否可写权限，如下图所示： 3.3添加目录步骤示例：添加新建文件夹Step1 选择要添加目录的上一次目录Step2 点击工具栏上的【新建文件夹】按钮Step3 重命名添加的目录名称如下图所示，在根目录下按右键选择【新建文件夹】按钮在新文件夹处填写名称，之后按回车键来修改新文件夹名称。 3.4 设置目录权限 新建好目录以后，为了防止他人未经许可而对该目录进行修改或者查看操作，可以对目录进行权限设置，具体方法如下：Step1 点击需要改变权限的目录Step2 点击详细权限中的【更新】按钮如下图所示 文件夹属性----点击【文件夹权限】栏，再点击【更新】按钮，可以对此文件夹权限进行设置 可以自定义不同用户对此文件夹的访问权限 4.3 文件加锁解锁为了防止自身误操作或者其他拥有可写权限的用户对文件作更改，可以使用加锁功能，在设置加锁以后，自身和其他用户均不可对文件进行一切改变操作（如加关键字，删除，更新等）。如果要恢复文件的可写状态，点击【解锁】按钮即可。如下图：左侧按钮为加锁，右侧为解锁。加锁后的文件前会有锁的图案标志。 4.4 删除文件方法一：选择要删除的文件，点击工具栏【删除】按钮，确认即可。加锁文件不能被删除。本删除的文件可在回收站中找到并恢复，如下图： 4.5检索文件Step1：点击系统右上角【文件检索】按钮，进入检索页面，如下图： 4.6下载文件如下图所示，在想要下载的文件旁按鼠标右键选择【下载】按钮，之后便可以将文件下载到本地磁盘中。 5 其他常用功能5.1 文件版本更新a．更新文件版本 经常会遇到这种情况，如果有文件或者文档需要更新，如果重新上传再删掉旧文件那么会发生其他用户不知道该文件发生改变的情况，那么就可以使用到OpenKM中的签入签出功能，是文件的版本号得到更新，同事也可以通知给其他用户。步骤如下： Step1 选择需要更新的文件 Step2 点击【签出】按钮 Step3 点击【签入】按钮，在弹出的对话框中选择新文件，点击【发送】（同时可选择通知到用户该文件已经更新）。如下图： b．查看文件历史版本 在文件更新后，如果要查看更新前的文件，如目前文件版本为1.2，要查看1.0时的文件，方法如下： Step1.点击需要查看历史版本的文件，如下图： Step2.点击下方的【历史】标签，如上图，可以看到如图所示内容。文件的历史更新版本，更新时间，更新作者，大小等信息。如果要查看或者下载文件，点击【查看】按钮即可，如果将历史版本覆盖当前版本则点击【恢复】按钮。（注：恢复操作需要当前账户具有对该文件的可写权限，否则【恢复】按钮将为灰色不可用状态） 5.2订阅文件可以通过此功能，将需要关注的文件添加至订阅中，这样当文件被更新时，可以得到以及通知。Step1.选择要订阅的文件Step2.点击工具栏上【订阅】按钮，要取消订阅则点击右侧的【取消订阅】按钮。操作如下图： OPENKM文档管理系统使用手册 2013年12月18日