Office XP在企业环境应用.docVIP

Office XP在企业环境的应用 郭安定 微软资深顾问() 时间过得真快，一转眼已经是Office XP推出的时候了。我们将在这次经验分享研讨会向大家介绍Office XP的新功能以及在企业群组环境的应用，为了让介绍不至过于枯燥，我将列举几种不同角色，谈谈Office XP为工作增进的效能，不过得事先声明，故事里的公司和人名都是虚构的，若有雷同，不要找我。 业务单位的好帮手 -- Excel 2002 话说小慧是OIIO.Net的业务人员，每天工作就是推行计划和拜访客户，由于认真负责，因此很快就晋升为业务部的小主管。当主管自然就要带人噜，所以不论工作分派还是进度追踪，大小事情都亲自管理。 由于最近经济的不景气，老板盯绩效盯得特别紧，就有了日报告和周报告的想法，问题是大家拜访客户回公司都很累了，还要回想一天做过的事情，实在很难开口要求，但如果放任属下乱写，又很难向老板交差了，怎么办呢？她想到了Excel共享工作簿。 她可以先在工作簿绘制表格，然后共享给不同业务员，当大家回公司后只要在表格填填数据，就可以汇集成为一张总表，这样不仅有了包含每个人工作进度的呈报数据，而且文件合并后，同事还可以知道彼此工作的状况(参图一)。 图一：Excel 2002的共享工作簿。 这个想法初期推行还不错，但时间一久就出现了状况，先是有人不小心删除了栏列资料，再来又是同事改到了别人的资料，这可真是麻烦。所幸Excel 2002提供了 “允许使用者编辑范围” 的功能(参图二及图三)，让小慧可以针对单元格设定保护，密码不但可以依据登录账号自动验证，即使把工作簿带回家，也可以另外设定独立密码，这样就解决了问题。 图二：Excel 2002允许不同使用者编辑特定单元格。 图三：工作表的保护比过去更细密。 业务主管除了报告工作进度外，偶尔也要做制定业务计划。这时分析数据和参考数据都必须具备正确性，否则就不具备说服力了，因此小慧决定开始尝试情报搜集计划。 过去参考其它部门数据可能通过当面询问或书面数据。但小慧聪明地运用粘贴链接技巧，只要同时开启两份文件，把其中一份文件数据粘贴链接到另外一份，这样开启档案时就会自动链接更新，省却了人工的询问，接着只要把链接的档案放到网络共享位置，就可以解决数据同步的问题。 但糟糕的是如果别人整理硬盘的数据，很可能在小慧出差一段时间后，路径都已经不同了，少数中断还不要紧，数量一多，连当初从哪里连到哪里都忘记了，才是真正的麻烦呢。而Excel 2002的链接管理正是为了解决这样的问题而设计，不仅可以可视化管理中断链接，也可以设定启动提示(参图四)，解决了小慧面临第一个难题。 图四：链接管理可以快速找到中断发生的所在。 不过粘贴链接虽然可以保持企业内部网络的最新数据，但如果内容是来自厂商报价或银行汇率又怎么办呢，总不能请他们也把硬盘共享出来吧?!所以小慧脸上顿时又出现了几条斜线，直到她看到了一项功能，生命才又重新展现了光芒。这个东西正是Excel 2002提供的新建Web查询。 于是小慧通过搜寻引擎找到银行的汇率报价网页，她发现安装完Office XP以后，浏览器竟然多了一个 “导出至Microsoft Excel的指令”，这真是太神奇了，现在只要点选鼠标右键就可以轻松导入信息(参图五)，配合自动撷取数据的设定周期，每隔一段时间就可看到最新数据像股票般跳动着，还真是第一手情报呢。 图五：Excel 2002的Web查询可撷取网页部分信息。 所谓『情报情报，知情就要报』报告给谁呢？当然不外乎老板、同事跟客户噜，对于公开性数据，小慧想到另存成网页的功能，只要把这些网页放到公司网站，那么即使其它人没有安装Office也可以分享到第一手信息，问题是存成网页时档案都是离散的，如果数量一多很容易产生混淆，这该怎么办呢？ 别担心，现在只要在另存档案时选择Web档案Excel 2002就会将所有档案变成单一网页，而且还可以搭配Office组件，让使用者浏览数据时进行排序筛选，甚至直接在网页进行公式运算呢(参图六)。现在不论公司内外的数据都已经可以整合，也可以输出了，唯一的麻烦是每次都要手动储存，小慧心想如果每次存盘时都能自动进行该多好…… 图六：Office XP组件大幅提升了执行效能。 别急！Excel 2002正好就提供了这项功能，称之为网页自动重新发布，让小慧每次存盘时都会自动进行网页发布。配合定期撷取外部数据的功能，小慧现在只要打开工作簿，它就会从大盘商获得清单和报价，然后配合库存和成本产生实时动态的报价单，这真是太完美了(参图七)。 过去忙到没有时间，现在上班偶尔还可以用MSN联络联络感情呢，因为Excel可以在后台作业，帮她把所有事情通通搞定。 图七：Excel 2002的网页自动重新发布。 转眼来到月底，终于到了要做业务报告的时候了，正当